De automatiserade löneavdragen för personalens privatsamtal

– Under tio års tid har jag haft mantrat ”kontoret på fickan”, och nu var det dags att satsa på mobilitet fullt ut. Min målbild var att alla på universitetet skulle ha en mobil inom tre år och att alla bordstelefoner skulle vara borta. Vi har förvisso Skype, men jag tror att fokus framöver kommer ligga på det som händer i mobiltelefonen och mindre i datorn, säger Arne Vedefors.

Tog hjälp av it-arkitekt

Grundidén bakom pottsystemet var att försöka automatisera hela processen. Arne tog hjälp av kollegan och it-arkitekten Per Hörnblad.

– Han började med att titta på ett automatiserat digitalt flöde, och kom fram till att den svåraste delen att automatisera var användarnas godkännande av löneavdraget. Det måste hanteras på ett legalt sätt – det måste vara ett juridiskt bindande kontrakt, och det gäller bara i ett år, säger han.

Tanken är att så länge en medarbetare håller sig inom potterna så händer det ingenting. Då räcker det med att man fakturerar potterna till respektive enhet internt. Men om man exempelvis ringer mycket utomlands så dras överskjutande kostnader direkt i lönesystemet.

Säkerhetssystem stoppar tokiga avdrag

Varje månad följs även kostnader och intäkter upp och levereras per automatik som en rapport till ekonomiansvarig. Om de dragna samtalen eller surf har gjorts i tjänsten så för den anställde begära ersättning i efterhand. Man har även ett säkerhetssystem som ser till att inga tokiga belopp kan dras. När månadskostnaden överstiger 350 kronor kontaktas personen för att verifiera att beloppet är korrekt. Enligt Arne handlar det om 10-15 personer per månad som hanteras manuellt, och det är en enorm skillnad mot tidigare.

– Orsaken till att vi ville automatisera är att det blir ganska stora kostnader för att manuellt administrera det här. Det rör sig om minst 100 000 kronor per år för universitetet bara för att hantera alla löneavdrag. Nästa kostnad som vi har dragit in på är att vi slipper betala för allt utanför potten. Man ringer mindre, och det ger en besparing på cirka 70 000 kronor per år. Umeå universitet tjänar mycket på det här: I pengar, i arbetstid och kvalitet – för nu behandlar vi alla lika. En viktig aspekt är att förmånsbeskattning hanteras korrekt, säger han.

Utvärderade appen under sommaren

Under årets semestermånader fick en utvald grupp testa den app som har utvecklats av Ciceronen Analytics – och resultatet föll väl ut. Appen låter de anställda kolla sin förbrukning varje dag – hur stor potten är och hur mycket man har kvar. Personalen kan också se de samtal som man vill begära ersättning för. Umeå hade ett helt egenutvecklat system, men nästa steg är att tillsammans med Ciceronen Analytics skapa en lösning där universitetet hyr motsvarande tjänst. I detta ingår tillgång till appar.

Arne berättar att Tele2 har varit väldigt hjälpsamma och intresserade. De har kopplat samman sin information med universitets, och gemensamt har man sett till att datasystemen kunnat kommunicera på ett säkert och korrekt sätt. Men vad har då teleoperatörerna för intresse av att ett system som Umeås implementeras?

– En fördel är att vi får en mycket högre kvalitet på våra abonnemang, med rätt information för användaren och rätt kostnader. Det kan ge en effektiv och lönsam televerksamhet, vilket var nästan omöjligt innan. Nu kan vi se vilka intäkter och kostnader vi har i flödet. Hur mycket vi betalar in till operatören, och hur mycket vi får in i löneavdrag. Ur operatörens synvinkel kan lösningen i förlängningen stötta och hjälpa deras kund på ett mycket bättre sätt än tidigare, säger Arne Vedefors..

I abonnemang 1 ingår:

500 samtalsminuter. 300 SMS. 100 MMS. 2 GB 3G/4G mobildata. Samtal till 077 – 40 kronor. Samtal, SMS och MMS till utlandet/inom EU/utanför EU, 40 kronor. Datatrafik inom EU/utanför EU, 40 kronor. Kostnad för institution eller enhet = 83 kr per månad och abonnemang.

I abonnemang 2 ingår:

1000 samtalsminuter. 300 SMS. 100 MMS. 5 GB 3G/4G mobildata. Samtal till 077-, 40 kronor. Samtal, SMS och MMS till utlandet/inom EU/utanför EU, 40 kronor. Datatrafik inom EU/utanför EU, 40 kronor. Kostnad för institution eller enhet = 128 kr per månad och abonnemang.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se