Inga produkter i varukorgen.
Så hittar it-chefen balansen i budgeten: ”Var en kostnadsjägare och en förändringsledare”
IT Det finns få saker som är så svårt att navigera som en tight budget, speciellt för it-avdelningarna runtom i landet. Techtidningen har därför pratat med Erik Gyllfors som är rådgivare inom sourcing på Radar Group. Han ger sina tips för hur man kan hantera frågan på bästa sätt.
Erik Gyllfors / Foto: Pressbild / Adobe Stock
Ett osäkert geopolitiskt och ekonomiskt läge som det vi befinner oss i för tillfället kan göra att många företag väljer att skjuta upp sina investeringar för att i stället fokusera på kostnadsoptimering. Så när budgeten stramas åt gäller det för it-cheferna att navigera smart.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Techtidningen premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– En viktig sak att ha med sig är att minskade kostnader måste vara strategiskt motiverade, och inte ett resultat av en ledning som tycker att ”it är för dyrt”, säger Erik Gyllfors, rådgivare inom sourcing på Radar Group till Techtidningen. Han fortsätter.
– It, digitala verktyg och transformation kan snarare fungera som en motor för effektivisering och automatisering i tuffa tider, så därför är det just nu extra viktigt att säkerställa att balansen mellan investering och kostnadsminskningar är väl avvägd och motiverad.
En ökad osäkerhet på marknaden påverkar inte bara investeringsviljan utan även hur it-budgeten används. En trend som blivit allt mer tydlig är att inköpen decentraliseras. Fler verksamheter köper själva in SaaS-lösningar på konsumtionsbaserade prismodeller.
Det kan snabbt leda till urholkade budgetar om inte ägandeskapet för kostnaderna är tydligt.
”Saknas ofta kompetens kring finansiell styrning av it”
Samtidigt finns det en annan klassisk utmaning som fortsätter att hämma, nämligen ineffektiva it-projekt. Enligt Erik Gyllfors landar bara drygt hälften av projekten inom planerad budget och tidsram. Resursslöseriet blir då stort och i slutändan påverkar det möjligheterna att leverera värde för verksamheten.
Att spara pengar är med andra ord en sak men att använda resurserna på ett bättre sätt är en helt annan.
För att öka värdet av varje krona i it-budgeten lyfter Erik Gyllfors fram flera områden:
- Projektstyrning: Stramare processer och förbättrad tidsplanering kan minska slöseriet i it-projekt.
- Ägandeskap för kostnader: Genom att förtydliga ansvar undviks situationer där verksamheten köper in tjänster men förväntar sig att it står för notan.
- Data i beslutsunderlaget: Istället för att basera beslut på känslan av att ”it är dyrt”, bör it-chefer kartlägga och analysera data över kostnader och värdeskapande. Det gör det möjligt att identifiera både onödiga kostnader och underinvesterade områden.
– Det saknas ofta kompetens kring finansiell styrning av it, särskilt i verksamheter med mycket SaaS. Många följer kostnader, men kopplar inte jakten till värdeskapande. Då upplevs it som dyrt, trots att värdet kan vara högre, säger Erik Gyllfors.
Kostnadsoptimering får alltså inte bli en isolerad övning. Att kapa för mycket i budgeten kan leda till underinvesteringar som hämmar både innovation och effektivitet.
Men att däremot frigöra resurser genom smart kostnadsjakt, samtidigt som investeringar görs i rätt digitala initiativ, kan stärka konkurrenskraften även i tuffa tider.
– It-chefer måste tänka både som kostnadsjägare och som strategiska förändringsledare. Den som hittar balansen mellan att kapa onödiga kostnader och fortsätta investera i rätt områden frigör inte bara resurser. Det stärker snarare hela verksamheten, säger Erik Gyllfors.
Fakta
Tre snabba sätt att frigöra resurser enligt Erik Gyllfors
- Se över licenserna. Enligt Radars undersökning används inte 22 procent av alla licenser i Sverige. Det handlar alltså om direkta pengar som betalas ut utan att skapa värde. Här är det viktigt att IT-avdelningen har kontrollen för att kunna granska både formella licenser och skugg-IT.
- Ha en rak dialog med leverantörerna. Större leverantörer har ofta bra koll på vilka delar av avtalet som kan optimeras. Även om det inte alltid leder till de största besparingarna kan det ge snabb effekt – och dessutom förbättra relationen.
- Jobba med benchmarking. Genom att jämföra både mot marknaden och internt kan IT-chefer pressa priser och identifiera ineffektiva delar i den egna budgeten. En väl genomförd benchmark fungerar dessutom som ett starkt argument i dialogen med ledning och styrelse.
