Arbetar med olika loopar
Inom Microsoft arbetar man med olika så kallade loopar. Enkelt förklarat: I den yttre riktas information till hela organisationen, som när allmän information ska ut eller när man vill ha en fråga besvarad från någon i hela bolaget. I den inre loopen så möts arbetsgrupper och individer i diskussioner och samarbetsprojekt.
I Microsofts fall är Teams kanalen för det senare.
– Vi måste kliva från inboxen som en informationskanal. Epost fungerar om det är små korta kontakter, men de som använder Teams i den inre loopen – för dem ser vi stora förbättringar. Vi ser att kunder som jobbar med teams har en accelererad användning av det. Trenden är att det blir fler videomöten, möten startar snabbare, arbetsgrupper blir snabbare och är lätta att ta sig in i och ur.
Måste synliggöra värdet
Och just det här är den springande punkten. Allt för många organisationer har köpkraft men inte förändringsvilja. När det går bra nöjer sig många med att fortsätta i samma hjulspår istället för att förbereda sig för framtiden.
– Vi måste synliggöra värdet för att kunna driva förändringen. Vi ser att Teams i sig är en revolution när folk använder det. Men det behövs mer än att bara slå på tekniken, säger han.
Det är ingen nyhet att yngre är snabbare på att ta till sig ny teknik än äldre, men här menar Henrik att en bra samarbetsplattform enkelt kan överbrygga det.
– Teams kan vara endast en röstkanal. Men man måste tänka på samtal som att äta godis, gott men inte bestående, informationen i det försvinner när samtalet är avklarat. Och sitter man i ett projekt där fler behöver informationen så är det bättre att spela in mötet och dela eller en transkribering ut i en chatt skulle göra att resten av projektet får ta del också och kan använda insikterna från samtalet. Här måste man coacha varandra och inspirera till förändring.
Du måste kunna knyta in externa parter
En annan framgångsfaktor för att transformationen ska kunna ske är att man inser, både från teknikleverantörshåll och inom organisationen, att den är ständigt pågående.
– Att knyta ihop modernt samarbete innebär att du måste kunna knyta in externa parter. Det handlar dels om att öppna upp för tredjepartsprodukter, men även hur samarbetsplattformen har möjlighet att fläta in externa parter. Vi har jobbat med det här länge och ser att beteendet är likadant överallt, man vill enkelt kunna få in Trello och andra tredjepartsappar – och det har vi sett till att det går.
Nästa stora nyhet
Men hur kommer det se ut i framtiden. Vad är nästa stora nyhet inom det digitaliserade samarbetet? Här tror Henrik att ai är något som kommer att ta större plats.
– Tänk dig att boka mötet genom ai, den kommer sedan med kameran känna igen vilka som är med och vem som pratar. Chatbotar kommer också bidra med stöd för organisationen som ett komplement till ai, säger Henrik Byström.
Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se
publicerad 26 november 2018
