Sex skäl – därför ska du inte lägga alla äggen i Teams-korgen  

Ingen lösning passar alla – alltid

Måns säger att kunder som vänder sig till Office Management för rådgivning om videomöten gör det utifrån insikten att mötesteknik kommer bli en självklar del av arbetsvardagen framöver – och därför vill de investera i något som garanterar kvalitet för olika typer av möten.
– Jag skulle säga att våra kunder är intresserade av att erbjuda kvalitativa videomöte för olika situationer. I många fall passar Teams utmärkt som alternativ, i andra fall kanske det är andra klienter man ska jobba med – och vissa gånger är det kanske bäst att kombinera.

Man måste se till sina behov först menar Måns.
– Man kan inte utgå från att Teams passar för alla situationer. Börja med att definiera dina behov på lite längre sikt och se till att få hjälp att hitta en anpassad lösning. Här spelar olika behov som lokaler, kultur, policys och teknisk kompetens stor roll och det ställer krav på både utrustning och användare. Allt det här måste samspela vilket inte är en självklarhet.

Som andra skäl till varför det kan vara fel att exempelvis bara satsa på Teams anger Måns behovet av att videomötas flexibelt med alla.
– Som företag vill du kunna mötas över video med alla kunder, leverantörer och partners oberoende vilken teknisk plattform de har. Det finns ingen standard för videomöten på samma sätt som exempelvis för telefoner, vilket gör att olika plattformar inte kan ringa varandra. Så med fel leverantör finns risken att man inte kan prata med vissa och det tror jag inte att alla är medvetna om.

Välj lösning efter säkerhetsbehov

Säkerhet är även ett viktigt skäl till att vara noggrann i sitt val. Molnbaserade tjänster är uppkopplade och bör hanteras med eftertanke.
– Säkerhetsrisken är något man måste vara medveten om. Det sparas ju info i molnet och beroende på vilken nivå man jobbar och vilken konfidentiell information man hanterar – så måste man välja lösning därefter. Det gick så snabbt i pandemin att många var tvungna att ta första bästa videolösning för att det var det som fanns. Hade folk haft mer tid på sig tror jag nog att många insett att man inte kan ta den enklaste vägen. En viktig aspekt här är ju att många sitter hemma och jobbar på det vanliga hemnätverket. Vad är det för säkerhet på det? Det här är en stor risk man skulle kunna ta bort om man satt med ett personligt videosystem – något jag tror många inte ens vet att de finns, säger Måns.

Valet av videokonferenslösning är ett viktigt val. Många företag har bara flutit med det som tidigare funnits på företaget utan att ha gjort ett aktiv val och då menar Måns att man blir sårbar.
– Teams är ofta ett alldeles utmärkt bra val men även Teams måste anpassas för användarna och rummen för att det ska bli bra. Microsoftplattfomen är ett fantastiskt verktyg, men det kanske är så att man behöver ett kompletterande just för videomötestekniken.

Anpassa efter miljön

Måns ser inte att det finns en ”one size fits all” lösning som i dag kan hantera hela paletten av behov när det kommer till samarbete och videolösningar.
– Jag förespråkar starkt att man ska anpassa lösningen efter miljön. Sitter folk hemma är det en, på kontoret en annan och så vidare. Det här gäller både mjukvara och hårdvara. I en hörsal kan det behövas att någon administrerar mötet eller presentationen – och då ska man ha en lösning som fixar det bra. Sen kan det även behövas teknik som på ett säkert sätt ska kunna samtala med olika plattformar och över landsgränser. Det här kommer bli viktigt när vi nu återgår till kontoret, att se till att mötesrum är utrustade för sitt ändamål, säger han.

Som sjätte och sista skäl och kanske den viktigaste anger Måns support. Om du använder Teams som videotjänst och har problem, då är det just videospecialister du vill komma i kontakt med och det här och nu. Du vill inte ha ett ärendenummer från supporten och bli kontaktad senare, då är det försent.
–  Det går jättebra att få till bra videomöten med Teams. Men när man ska skala upp tycker jag att det kan vara dags att konsultera någon som förstår hur komplext ett videomöte kan vara. Har man gått den enkla vägen och köpt en Teamslicens, som många har, då har man egentligen ingen riktig support. Och när du väl vill ha hjälp så finns det oftast bara en it-support som kan svara – inte en videospecialist, säger Måns Gjötterberg.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se