Inga produkter i varukorgen.
Kreativiteten flödar på Länsstyrelsen
För två år sedan rullade Länsstyrelsen ut Lync till totalt 6 000 användare. Målet var att skapa en möteskultur där man minskade antalet resor men lite överraskande var de faktiskt presence, chatt och skrivbordsdelning som blev de mest populära användningsområdena.
År 2009 slogs it-enheterna på Länsstyrelserna runt om i landet ihop till gemensam it-funktion. För att själva kunna kommunicera bättre sinsemellan med personal spridd mellan Malmö och Luleå, totalt 130 medarbetare började man snegla mot uc-tjänster. Man använde sig först av Communicator och såg potentialen i den lilla gruppen innan man tog steget och valde Lync.
– Vi ville minska resandet för möten för att minska miljöpåverkan och bli effektivare i arbetsvardagen. Under de två senaste åren har användandet ökat betydligt och kreativiteten i hur man kan använda lösningen ökar, berättar Mats Lilienberg, it-direktör på Länsstyrelsernas it-enhet.
Tröskel att ta sig över
Lync ingår nu i arbetsplatsinstallationen. Webbkamera och headset finns med i grundpaketet och för användarna finns en webbutbildning upplagd på intranätet där man kan lära sig hur man håller videmöten samt en enkel manual. Totalt är det 6 000 användare fördelat på 34 orter runt om i landet.
– Man märker att det först är ett litet trappsteg att komma över. Men när man väl prövat videomöte och hållit en presentation då passerar man den tröskeln. Medarbetarna märker snabbt fördelarna och hur effektiva de blir, säger Mats Lilienberg.
Bara på it-avdelningen har man under 2012 lyckats sänka sina resekostnader med 600 000 kronor. Ser man till hela verksamheten tror man sig kunna spara tio miljoner.
Fler som chattar
Videmöten är en av de stora fördelarna enligt Mats men också de andra funktionerna. Till exempel har antalet e-post som sänds internt minskat. Fler och fler väljer att på eget initiativ kommunicera direkt via chatten när man ser att någon är vid datorn.
– Denna direktrespons ökar också effektiviteten. Dessutom upplever användarna inte att det är jobbigt när någon kontaktar dem via chatten, även om de sitter i möte eller pratar i telefon. De flesta kan ju trots allt göra två saker samtidigt, säger han och skrattar.
Sammankopplade myndigheter
På Länsstyrelsen har man även delade adressböcker med andra myndigheter som använder Lync. Man har federerat sig med Microsoft och tre andra myndigheter i Sverige. Den typen av kommunikation har också ökat genom precense och chatt.
Just nu håller man på att rulla ut en ny funktionalitet där vem som helst kan ansluta till ett möte när de är på språng.
– Användaren ringer in via telefonen till ett nummer som kopplar direkt in i ett Lyncmöte. Det är ett smidigt sätt att vara med på möten via mobilen till exempel.
Kreativiteten flödar
En av de stora vinsterna är att interaktiviteten ökat. När man håller möten är fler aktiva, någon kan till exempel plocka upp egna siffror, dela sitt skrivbord och visa för att förstärka någon annans presentation.
På it-avdelningen hade alla 130 medarbetare tidigare bara råd att ses en gång på år. Nu har man sex enhetsmöten per år, via video.
– Det upplevs som positivt av mina medarbetare. När 130 personer möts kanske man inte vill avbryta och ställa en fråga, då skickar man en liten kommentar på chatten som jag kan plocka upp och svara på. Vi märker att det hela tiden utvecklas nya former att kommunicera på, man blir mer kreativ helt enkelt, säger Mats Lilienberg.
Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se
