Inga produkter i varukorgen.
Röj hindren och lyckas virtuellt
Lägg större vikt vid användarna och mindre krut på funktioner om du vill få till effektiva virtuella möten. Om alla förstår tekniken och får pröva själva kommer fler vilja mötas på distans.
[ARTIKEL UR TELEKOM IDAG NUMMER 8/2012]
Alla förutsättningar för ett lyckat virtuellt möte finns redan, tycker du. Verktygslådan är full men för att alla ska använda tekniken krävs mer än så. Om ni ska lyckas krävs struktur och trygghet. Först när alla ser användbarheten i tekniken kan den verkliga nyttan börja mätas i kronor och ören.
Först och främst bör ni överväga en gemensam plattform för bokningen. Det är grundinfrastrukturen för ett lyckat möte. Om deltagarna sköter bokningen av konferenslokalen på ett ställe, beställer tekniken hos någon annan och själva tiden för mötet bokas i ett tredje forum kan det sätta käppar i hjulen.
Skapa god struktur
Svårigheter som kan ge användaren dålig erfarenhet är för stora möten utan agenda eller struktur. Det blir lätt virrigt, folk pratar i munnen på varandra vilket leder till minskad effektivitet. Finns det ett regelverk är det oftast enklare för deltagarna att ta till sig det nya arbetssättet. Med en tydlig agenda undviker ni en av tidstjuvarna eftersom alla deltagarna vet sin egen roll.
Sen finns det en hel del självklarheter som hjälper till: Vara i tid och hålla tidsbegränsningarna för möten, det är klassiska problem som alla tampas med.
Låt HR ta ett steg framåt och kroka arm med it-avdelningen. It tillhandahåller tekniken och bruksanvisningen samtidigt som HR stöttar och hjälper till.
Rätt typ av möten
En av utmaningarna ligger i att få alla att komma igång med tekniken. Alla ska veta hur den fungerar och känna sig säkra Då är sannolikheten större för att de kommer använda den.
Tänk över om det finns begränsningar i användandet. Det finns många typer av möten: diskussions-, informations- och beslutsmöten. Vissa träffar kan vara mer eller mindre lämpliga att ta virtuellt. Vill man bygga ett nytt team kan det vara värdefullt att verkligen träffas rent fysiskt. Men många beslutsmöten kräver egentligen inte alls den tid som många lägger ned i den traditionella formen.
Möjligheterna är många och det har hänt mycket på några få år. Många kan numera sitta hemma och delta i en videokonferens över en 100 Mbit fiberlina. De flesta har idag också helt andra vanor, till och med mormor brukar använda Skype för att prata med barnbarnen. Många har faktiskt redan haft videomöten utan att veta om det, det kan ju vara på sin plats att påminna om.
Fakta
Fem steg på vägen
Planering. Förstå användarnas och företagets behov. Lyssna in deras förväntningar och erfarenheter. Få igång ett system för att mäta användandet. Vem är systemet till för och när ska det användas?
Optimering. Se över infrastrukturen och uppdatera system. Arbeta med miljön där mötena ska äga rum och anpassa dem för syftet – ett bra möte.
Utbildning. Undervisa och demonstrera funktioner. En god implementering bäddar för högt användande. Se till att allt undervisningsmaterial finns tillgängligt online.
Promota. Utse ambassadörer som kan sprida kunskap. Uppdatera användarna genom nyhetsbrev och mejl. Gör reklam för systemet där personal befinner sig: online eller vid kaffeautomaten.
Support. Ett bra supportteam är en viktig del för att få igång arbetssättet.
Källa: Polycoms stategi för införande av uc-lösningar.
Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se
