Enkla lösningar kapar kostnader

Arne Vedefors har resultatansvar och måste fakturera sina kostnader.

– Det är en liten affärsverksamhet. Det är kul. Jag har en bra bakgrund i telekom. Nu får jag se hur det fungerar från andra hållet.

Det är stor konkurrens mellan universiteten, därför tycker han det är viktig att hålla låga kostnader så att pengarna verkligen går till utbildning och forskning.

– Därför är det bra att inte ha mycket personal själv, utan att istället göra bra upphandlingar och köpa tjänster med bra service och kvalitet till låg kostnad, säger Arne Vedefors.

Enligt honom är det oftast billigare att köpa drift och underhållstjänster av externa leverantörer än att använda egen arbetskraft. Speciellt när kompetensen inte används kontinuerligt.

– Vi försöker köpa funktionsavtal och hyr så mycket som möjligt eftersom telefonin är en servicefunktion och inte en kärnverksamhet.

Ip-telefoni

När Arne Vedefors började jobba på universitetet gjorde han en undersökning om att införa ip-telefoni.

– Det är kanske lite konstigt att jag fortfarande har kvar växeln. Men jag har räknat ut att jag sparar en miljon kronor när jag har den kvar. Det beror till stor del på att vi har ett sammanhållet campus. Men om ip-utredningen skulle ha ägt rum idag tror jag inte skillnaden skulle vara lika stor eftersom ip-telefoner sjunkit i pris.

Utredningen gick ut på att se vad användaren vill ha. Det visade sig att användarna inte ville ha så mycket mer än det som redan fanns. Innan mötet med telechefen passade vi på att fråga två av de anställda på universitetet hur telefonin fungerar och de hade ungefär samma uppfattning.

Utbyggnad med sip-telefoni

När det gäller grundläggande telefonifunktioner tycker Arne Vedefors att den nuvarande växeln räcker till.

– Sen började sip-telefoni komma och jag hängde på en sip-ryggsäck på Philips-växeln, med programvara som klarar av sip. Sen är resten bara licensdiskussioner. Universitetets externa utbildningsorter, som Skellefteå och Örnsköldsvik, har jag kopplat in med sip-telefoni.

De flesta på universitetet har kvar sina analoga anslutningar än så länge, men när det byggs ut sker det med fyra datauttag i varje rum, varav ett används till ip-telefoni, och inget telejack.

– Sip-telefoner ansluter automatiskt till vår växelserver. Det blir betydligt enklare när man kan utnyttja det befintliga datanätet.

En positiv sak med att arbeta på universitetet tycker Arne Vedefors är att han aldrig behöver bekymra sig för kapaciteten på datanätet.

Automatisering sänker kostnaderna

För att sänka kostnaderna försöker han automatisera så mycket som möjligt. Till exempel sker all fakturering automatiskt. När Arne Vedefors kopplat samman systemen med varandra, exempelvis växel och statistiksystem med det interna faktureringssystemet, har personalbehovet minskat upp till ett halvt manår. Dessutom ökade datakvaliteten i systemen.

– Vi samlar in trafikdata och skickar den till Ciceronen i Göteborg som skapar ett faktureringsunderlag. Det vi gjort är att vi köpt en funktionstjänst.

I avtalet med Ciceronen AB ingår även statistik och uppföljning.

Service och kvalitet

I receptionen i förvaltningsbyggnaden sitter telefonisterna Sara Mannelqvist och Nina Falk och kopplar samtal till över 3000 anknytningar på området, tar meddelanden som vidarebefordras via e-post eller som skickats som sms kopplat till anknytningens röstbrevlåda, eller bokar telefonkonferenser i googlekalendern, en tjänst som är gratis för de anställda.

Totalt är de tio som arbetar med telefoni på universitetet, åtta telefonister och två administratörer, Arne Vedefors inräknad. I våras blev en reception färdig i förvaltningsbyggnaden som alltid är bemannad med två personer och när det finns tid över svarar de i telefon.

Telefonisidan har minskat i volym, därför tyckte Arne det var praktiskt att utvidga verksamheten och ta större ansvar. Minskningen är kopplad till att man ringer mindre, några procent färre samtal varje år. Många av samtalen är återrop. Dessa försöker han avstyra genom att de först och främst hamnar i röstbrevlådan.

Men det är fler orsaker som gör att Arne vill att telefonisten gör flera saker. I receptionen får de röra sig mer. Det finns arbetsmiljömässiga fördelar med ett mer dynamiskt jobb. De slipper belastningsskador i rygg och axlar. Dessutom är det bra för personlig utveckling. Han tycker att det är viktigt att kunna behålla telefonisterna.

Arne Vedefors påpekar att den nye förvaltningschefen arbetar mycket med service och kvalitet. Därför jobbar de med en omfattande utbildningsinsats. I slutända vill de kunna certifiera telefonisten.

– Ur min synvinkel handlar det om ett bevis på att de har erfarenhet och kompetens för att erbjuda bra service. Och för att personen ska se att de har rätt utbildning för jobbet.

Tidigare gjordes tekniska mätningar när det gällde kvaliteten, något de nästan slutat helt med. Nu jobbar de med kundmätningar.

– Det är inte vår uppfattning som gäller, det är kundens upplevelse.

Önskan om mobilväxel

Sedan Arne började jobba på universitetet har han tittat på alternativa växlar, att helt byta ut den fasta växeln är en stor förändring, men Arne Vedefors vet precis vad han vill.

– Min bestämda uppfattning är att jag vill ha en mobilväxel med ett fåtal fasta anknytningar, där allt produceras i operatörens nät. Även callcenterfunktionen.

På universitet finns det cirka 800 anställda som använder mobiltelefoner i arbetet. Av dessa har ett hundratal mobil anknytning utan fast telefon.

– Vi använder oss av Telia dirigent samt vidarekoppling i växeln. Du ringer fastnätsnumren och kommer till mobilen. Alla har inte behov av mer avancerade växelfunktioner än att ringa en anknytning och komma till en mobil. Det viktiga för dessa är att vara mobil.

Innan universitetet började använda mobiltelefoner gjordes en utredning om

arbetsmiljöproblem i samband med användandet. Därför har universitetet en försiktighetspolicy som innebär att mobilanvändaren ska använda headset.

– Att alla informeras om riskerna har gjort att fler vill ha mobiltelefoner, eftersom utredningen visar att vi bryr oss om deras säkerhet.

Nästa steg är att testa teknik för att fläta samman telefoni, direktmeddelanden och video. Tillsammans med Philips och Microsoft sätter man under våren upp en pilot med 50 personer från verksamheten som under tre månader ska testa tekniken. Det handlar om att titta på verksamhetsnyttan kontra kostnaden.

– Tekniken är mogen. Microsoft har lyckats bra med integreringen mellan telefoni och data, frågan är om prisbilden är försvarbar.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se