”Man får definitivt inte underskatta förarbetet”

Att modernisera och förändra ett företag är lättare sagt än gjort. Särskilt om det är en global verksamhet med olika kulturer som ska stöpas om på en och samma gång. Just detta stod Sandvik inför i fjol då de skulle byta arbetsverktyg på företaget.
– På ett sätt har vi jobbat i sedan 2015 med att modernisera vårt workplace. Vi började med att byta ut vår tidigare lösning till Skype for business – och när Microsoft Teams kom så bestämde vi oss tidigt att gå över till det, säger Mathias Hammarsten som är överordnat ansvarig inom utveckling av slutanvändartjänster på Sandvik.

Mathias säger att det viktigaste i implementeringen var att redan från början se till att göra företaget redo för förändringen. Ett arbete som bestod av två huvudspår:
– Vi fokuserade dels på de tekniskt strukturella förberedelserna. Och det här är väldigt viktig. Vi jobbade systematiskt igenom nätverket och identifierade ett 50-tal kritiska platser där vi var tvungna att få det att fungera. Men sen var det även viktigt att titta på det från andra hållet och betrakta hur det ska fungera för slutanvändarna, säger han.

Använde sig av ”digital buddies”

Det senare innebar en hel del kommunikation och utbildning. För i ett teknikskifte så är det ute i organisationen som problem och oförutsett strul hamnar.
– Vi jobbade mycket med de som ska möta slutanvändarna, det vill säga lokal it- och servicedeskpersonal. Vi hade även så kallade ”digital buddies”, inflytelserika personer som vi kunde ta hjälp av – och som kan få igång användandet av Teams.
– Vi var även väldigt tydliga i vår kommunikation om vad som skulle hända, där det första steget var att informera it-personerrna. Sedan började vi en kampanj i olika internkommunikationskanaler. Den började sju veckor inför implementeringen, och där sade vi att vi skulle byta från Skype till Teams.

Nedräkningen gick och i april 2019 så gick Sandvik över till Teams, hela företaget på en dag.
– Vi körde globalt på en gång och rullade ut 35 000 användare på en dag. De första två veckorna startade både Skype och Teams-klienten, men numera är det så att det bara är Teams som startar, säger Mathias.

2 000 möten om dagen

Enligt Mathias fanns det inför övergången en beredskap även ute bland slutanvändarna. Och tack vare det så har implementeringen varit förhållandevis smärtfri.
– Det fanns ett stort intresse redan innan vi gick över, och jag tror nog att vi aldrig har haft så mycket folk på utbildningar och webinarer som inför övergången. Visst fanns det viss förvirring, men när väl bytet skedde lossnade det väldigt snart – och vi har fått till en hög användning, säger han.
Att många använder Teams syns tydligt. Varje dag har Sandvik över 2 000 möten och mer än 220 000 chattmeddelanden skickas via teams.
– Alla delar av företaget använder möten otroligt mycket. Tidigare hade vi ett par olika lösningar, men eftersom Teams fungerat väldigt bra har dessa försvunnit väldigt snabbt. Utöver det är det chatten och kollaborationsytan som används.

Det är snart ett år sedan skiftet gjordes och även om det från centralt håll i dagsläget inte rullar något Teams-relaterat utvecklingsprojekt – finns det planer på att integrera Sandvik-specifika nyheter i det.
– I dag är det de tre standardfunktionerna möten, chat och samarbetesdelen som används mest. Men vi tittar på hur vi som företag ska kunna använda Teams som plattform och hur vi ska kunna utveckla egna appar för det.

En av lärdomarna från arbetet har enligt Mathias varit insikten om värdet av att vara förberedd.
– Man får definitivt inte underskatta förarbetet – att säkerställa att infrastrukturen är redo. Även om man har ett verktyg innan så är det tydligt att olika verktyg ställer olika krav. Det är lätt att man missbedömmer detta. Sen måste man även hela tiden tänka på användarna. För även om tekniken är viktig så är det inte ett teknikprojekt. Därför ska du se till att ta bort överraskningar och försäkra dig om att folk vet vad som kommer hända – och förklara vad det ska användas till. Och även om det är svårt att mäta så anser jag att vi i dag använder och delar information mer friktionsfritt än tidigare, säger Mathias Hammarsten.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se