Han är CIO i fyra kommuner: ”Kultur och arbetssätt är viktigare än tekniken”

Sedan 2014 har Laxå, Lekeberg, Askersund och Hallsberg en gemensam it-förvaltning. Lekeberg är värdkommun och organisationen servar i dag närmare 20 förvaltningar och åtta kommunala bolag.

För CIO:n och förvaltningschefen Önay Jakobov är möjligheten att samla kompetens en av modellens stora vinster.

– Är man en mindre kommun måste man samverka, speciellt ur ett it-perspektiv. Det är svårt att bygga upp organisationen och kompetensen helt själv.

Konkurrensen om rätt kompetens är densamma oavsett om arbetsgivaren är en mindre kommun, en myndighet eller ett privat bolag, konstaterar han.

Genom att gå ihop kan kommunerna samtidigt dela på gemensamma plattformar och licenskostnader.

– I grund och botten handlar det mycket om pengar också. Hur kan man få ut det mesta av investeringarna?

Fyra kommuner – olika behov

Skalfördelarna bygger dock på att kommunerna kan enas om gemensamma lösningar.

Varje kommun bestämmer samtidigt över sin egen verksamhet. Det gör att gemensamma teknikval ofta börjar med en diskussion om vilket problem som faktiskt ska lösas.

När Sydnärkes IT föreslår en gemensam lösning handlar argumenten ofta om säkerhet, kostnad eller kvalitet.

– Oftast blir det aldrig någon större fråga. Kommunerna förstår varför det är fördelaktigt att göra det gemensamt.

Svårare blir det när en verksamhet har ett behov som sticker ut.

Då försöker it-förvaltningen först förstå vad som driver önskemålet – och om det verkligen kräver en separat lösning.

– Vi kan säga: visst, man kan göra på det här sättet, men det går också att lösa i vår gemensamma plattform. Har ni tänkt på det?

Med fyra kommuner i samma organisation blir den typen av samtal ännu viktigare, enligt Önay Jakobov.

– Har man fyra kommuner att tänka på blir det ännu viktigare att hitta samverkansformerna och ha en dialog tillsammans.

Drog en tydligare gräns

När Önay Jakobov tillträdde för ungefär två år sedan hamnade en annan fråga snabbt på bordet: Vad ingår egentligen i den gemensamma it-leveransen?

Kommunerna hade efterfrågat en tydligare gräns mellan it-förvaltningens ansvar och det som respektive verksamhet själv ska driva.

– Är det oklart kring förväntningarna blir det lätt att man inte är nöjd eller tycker att något borde ingå. Vi behövde skapa en gemensam bild av vad grundleveransen är och vad som ligger hos verksamheterna.

Resultatet blev en tydligare tjänstebeskrivning.

I dag ligger Sydnärkes IT:s tyngdpunkt på den tekniska infrastrukturen och de gemensamma plattformarna. Verksamhetsutveckling och digitalisering drivs däremot i respektive kommun, med it-förvaltningen som stöd och rådgivare.

En liknande gräns finns inom säkerhetsområdet. Kommunerna driver informationssäkerhetsarbetet och kravställer mot it-förvaltningen, medan den gemensamma organisationen ansvarar för it-säkerheten.

– Det handlar om att skapa tydlighet, så att man inte pratar förbi varandra.

Behoven större än resurserna

Två frågor tar särskilt mycket av Önay Jakobovs tid just nu: cybersäkerhet och prioriteringar.

– Behoven är oftast större än de resurser man har. Vi försöker ständigt jobba med att göra rätt saker i rätt ordning. Vad är viktigast? Vad behöver vi fokusera på här och nu?

Parallellt moderniseras infrastrukturen och säkerhetsarbetet förstärks.

Jakobov vill inte gå in på vilka lösningar som införts, men säger att organisationen har genomfört ett större arbete för att stärka it-säkerheten och möta ett förändrat hotlandskap.

Samtidigt finns ingen tydlig slutpunkt för moderniseringen.

– Infrastrukturen behöver systematiskt och kontinuerligt livscykelhanteras. Det som var aktuellt för en månad sedan kan förändras. Det handlar om att hänga med.

”Måste göra så mycket lika som man kan”

Men när Önay Jakobov får frågan om den viktigaste lärdomen för andra mindre kommuner är det inte teknikvalen han lyfter fram.

Det är samarbetet.

– Ska man lyckas handlar det inte bara om teknik. Det handlar verkligen om att samverka, bygga förtroende, skapa samsyn och hitta gemensamma arbetssätt.

För att få ut skalfördelarna måste kommunerna också vara beredda att standardisera. Det gäller både systemen och sättet organisationerna arbetar på.

– Ska man få en vinning av det måste man göra så mycket lika som man kan.

Och där ligger enligt Jakobov den svårare delen. Teknik går att införa steg för steg. Att förändra arbetssätt och bygga förtroende tar längre tid.

– Teknikfrågan kommer sekundärt. Kultur, arbetssätt och relationer är ännu viktigare.