Checklista: Det här måste din AI-policy innehålla

Och glappet märks i praktiken. Bland AI-användarna har nästan var tredje någon gång använt ett verktyg utan att veta om arbetsgivaren har godkänt det.

För Peter Uddfors, vd på Avoki, är det en typisk bild av ett teknikskifte där användarna har sprungit före organisationen.

– Som vid alla teknikskiften hinner företagen inte med att sätta upp bra ramverk så att det görs på ett bra sätt.

För honom är svaret inte hårdare begränsningar. Medarbetarna behöver få utrymme att testa och bygga nytt, samtidigt som organisationen sätter tydliga gränser.

Börja före policyn

Att börja med själva policydokumentet är enligt Peter Uddfors att börja ett steg för sent.

Först behöver organisationen förstå vad som redan pågår.

Det innebär mer än att inventera de AI-tjänster som it-avdelningen har köpt in centralt. Han rekommenderar att även titta på fakturor och utlägg och prata med verksamheten för att fånga upp verktyg som enskilda medarbetare och team själva har börjat använda.

Nästa steg är att erbjuda godkända alternativ.

– När du inte gör det kör man privata AI-konton.

Först därefter kommer reglerna. Och här förespråkar han motsatsen till ett omfattande styrdokument.

– Den ska vara enkel och rättfram så att den går att begripa. Ju kortare, desto bättre.

I praktiken kokar han ned AI-policyn till tre grundregler.

Checklista: Tre regler för AI-policyn

1. Granska innan något används skarpt

AI-genererat material ska inte gå direkt vidare till kund eller användas skarpt utan mänsklig kontroll.

– AI-genererat innehåll måste granskas innan det skickas till kund eller används skarpt. Ansvaret kan du aldrig lägga på Copilot.

2. Skydda känslig information

Medarbetarna behöver förstå vilken information som får och inte får matas in i olika AI-tjänster.

Peter Uddfors pekar särskilt på företagshemligheter, kundinformation och personuppgifter.

– Det som du inte skulle vilja lägga ut på hemsidan ska du inte heller ladda upp om du inte är i en skyddad miljö.

Novusundersökningen visar att frågan redan är högaktuell. Bland dem som använder AI uppger 18 procent att de någon gång har lagt in arbetsrelaterad information i ett AI-verktyg där de använder ett privat konto.

3. Människan behåller ansvaret

AI kan ta fram underlag och föreslå nästa steg. Men ansvaret för beslutet stannar hos människan.

– AI är jättebra på att ge förslag. Men det är alltid medarbetaren som bär ansvar för beslutet och vad man gör med det.

Han lyfter också utbildning som en viktig del av styrningen. En policy gör liten nytta om medarbetarna inte förstår varför reglerna finns eller hur verktygen ska användas i praktiken.

När AI lämnar den egna skärmen

Men reglerna är bara början. Nästa steg är att få AI att göra verklig skillnad i verksamheten.

Även där visar Novusundersökningen att många fortfarande befinner sig tidigt i utvecklingen. Av dem som använder AI uppger 64 procent att verktygen används i mindre än en tiondel av arbetsuppgifterna.

Det stämmer enligt Peter Uddfors väl med vad han ser ute hos företag.

I ett första skede är nyttan ofta personlig. En text går snabbare att skriva, information blir enklare att sammanställa eller ett datamaterial lättare att bearbeta.

Det verkliga skiftet kommer först när AI flyttar från den enskilda medarbetarens skärm och in i organisationens processer.

– Då tar man en process för en avdelning eller enhet och gör om den. Då kanske du måste bygga API mot databaser och ha med it-avdelningen för att få rätt åtkomst.

Det är också då arbetet blir betydligt svårare. Men det är där han menar att den större effekten finns.

– Den verkliga nyttan kommer i steg två eller tre. Fram till dess får du individuell effektivitet, men inte den riktiga effekten.

Därför tycker han att många organisationer börjar i fel ände.

– Många av våra kunder börjar med att fundera på vilket AI-verktyg de ska ha. Men de ska börja med vilket område de ska förbättra. När du har satt det kan du välja verktyg.

”AI är inte målet”

När AI väl byggs in i processerna uppstår nästa fråga: Hur vet man att investeringen faktiskt gör någon skillnad?

Peter Uddfors tycker inte att svaret ligger i fler AI-mått.

Att följa hur många tokens som används eller hur många medarbetare som loggar in i en tjänst säger ganska lite om resultatet, menar han. I stället bör organisationen gå tillbaka till samma verksamhetsmått som den redan styr på.

Kan fler kundärenden hanteras utan att bemanningen ökar? Har ledtiderna blivit kortare? Görs färre fel? Har kvaliteten eller kundnöjdheten förbättrats?

– AI är inte målet. Det är affärsnyttan som är målet. AI är ett verktyg för att uppnå den.

Så gjorde Avoki själva

Avoki har själv fått lära sig längs vägen.

Ett av de tidiga besluten var att släppa fram verktygen och låta medarbetarna experimentera. Ganska snart gjorde bolaget en annan upptäckt: De mest drivande användarna var inte alltid de mest uppenbara.

Peter Uddfors kallar dem AI-champions.

– Det behöver inte vara chefer, ledare eller tekniska specialister. Det kan vara någon som har stort förtroende bland medarbetarna, förstår tekniken lite grann och sitter och labbar på egen hand.

När sådana initiativ började dyka upp valde Avoki att lyfta dem i interna möten och visa vad medarbetare faktiskt hade byggt. Tanken var att få fler att testa själva.

– De kommer att göra misstag, och de får göra misstag. Men man måste uppmuntra det och samtidigt sätta vissa staket kring användningen.

I dag använder bolaget bland annat AI för att göra verksamhetsdata mer tillgängliga och för att granska avtal.

Peter Uddfors beskriver hur han själv nyligen fick ett 35-sidigt avtal på sitt bord. Avokis interna lösning kontrollerade det mot ett antal villkor som bolaget vill fånga upp, exempelvis obegränsade viten och indexeringsvillkor.

– Då får jag fram en summering och kan gå tillbaka och säga att de här tre sakerna måste ändras. Det tar mig fem minuter i stället för att jag ska sitta och läsa hela avtalet.

Nästa styrfråga: Vem äger AI-agenten?

När användningen mognar uppstår samtidigt nya problem som knappast stod högst på företagens AI-agenda för bara något år sedan.

På Avoki handlar en sådan fråga just nu om AI-agenter som används av enskilda medarbetare.

– Nu börjar det bli så att varje medarbetare har ett gäng medarbetare i form av AI-agenter.

Men vad händer med agenterna, instruktionerna och arbetssätten när personen bakom dem byter roll eller lämnar företaget?

– Då finns risken att de här agenterna bara försvinner också. Men de är faktiskt företagets tillgångar.

Avoki har därför börjat kartlägga vilka agenter som används och hur ansvaret för dem kan lämnas över mellan medarbetare.

För Peter Uddfors blir det ännu ett argument för att se AI-styrning som ett löpande arbete snarare än ett policydokument som skrivs färdigt en gång.

– Det går så fort. Saker som vi gjorde internt för ett halvår sedan skrattar vi åt nu för att de är så dåliga.