Experten tipsar: Så gör du dina mötesrum engagerande

Benny Andersson är Marketing Manager B2B and Education på Logitech Sverige. Han har gett sina bästa tips till Techtidningen för hur man skapar engagerande mötesrum på arbetsplatsen.

”Först och främst ska man fråga sig…”

När det kommer till att välja rätt utrustning är det viktigt att börja med en solid bas och att ställa rätt frågor.

– För ungefär ett och ett halvt år sedan fick vi på Logitech hjälp att skriva en rapport där vi tittade på videokommunikation och hur vi arbetar. Rapporten visade att 9 av 10 möten idag är hybrida. Det visar verkligen att alla möten inte bara bör ha, utan måste ha, möjlighet till någon form av digital kommunikation, säger Benny Andersson.

Vilka frågor ska företaget ställa sig innan det kommer till att utrusta rummet?

– Först och främst borde man fråga sig vilket typ av rum det ska vara och svaret på den frågan kan variera beroende på företagets storlek. Ett litet företag kan behöva välja ett allt i allo-rum. Större företag kan designa rum mer dedikerade till mindre möten, presentationer och liknande, säger Benny Andersson och fortsätter:

– Om vi då utgår från att mötesrummet ska ha möjlighet för digital kommunikation finns det därefter en del beslut att ta. Om rummet är tänkt att användas till en-till-en-samtal mellan chef och anställd är det ur ett ledarskapsperspektiv viktigt att båda parter kan se varandra tydligt. Är det ett rum ämnat för stora möten med upp mot 15 personer kan det vara värt att investera i en kamera som är centrerad på bordet tillsammans med en på väggen så att alla syns. Om ni är ett företag som har mycket kreativa möten där en whiteboard används flitigt är det kanske värt att investera i en kamera som centrerar både tavlan och talarna så att den som är med digitalt känner sig involverad.

Ta i beaktning de som är med på andra sidan

En stor del av diskussionen är centrerad till hur det ska struktureras på själva kontoret och förståeligt så. Men för interna företagsmöten är det även viktigt att inkludera de som är med på andra sidan.

Att investera i mötesutrustning för de som är med och arbetar på hemmaplan kan vara så enkelt som en duglig webbkamera och ett headset med bra mikrofon. Det är något som kan bidra till mer inkludering för företag med en mer hybrid struktur. Det kan också vara viktigt att avsätta en liten del av budgeten för att säkerställa att utrustningen är certifierad för den mötesplattform som företaget använder, till exempel Teams eller Zoom.

Benny Andersson poängterar även något som de på Logitech fick experthjälp med under pandemin. Det var hur företagets mötesetik såg ut.

– Varje företag behöver diskutera och sätta sin mötesetik. Enkla frågor som hur vi ska använda tekniken och om kameran alltid ska vara på är exempel på det. Det är upp till varje företag att bestämma hur det ser ut. Men man bör ha riktlinjer för att skapa större inkludering och mer intressanta möten. Våga utmana varandra och fråga ”hur gör vi egentligen våra måndagsmöten mer engagerande”, säger Benny och fortsätter:

– Det är något även vi på Logitech diskuterar. Även fast vi är ett av världens ledande videokonferensföretag så kan vi också ha tråkiga möten. Vi glömmer att använda tekniken på rätt sätt. När man är klar med utrustningen är man alltså egentligen inte klar. Det är då det verkliga arbetet börjar, att testa, utvärdera och våga utmana varandra i hur vi använder tekniken.

Mötesrummen är den nya lobbyn

I företagsvärlden är det första intrycket en viktig och ofrånkomlig detalj, men platsen där intrycket skapas har förändrats idag. Innan det digitala mötesrummets intåg skapade till exempel ett företags lobby ofta det första intrycket.

År 2025 har lobbyn i många fall blivit digital. Vikten av att skapa ett gott första intryck beror idag på faktorer som en skarp bild, bra ljud och ett fint möblerat rum snarare än en piffig entré och en god kopp rykande kaffe.

– Det första intrycket varar, och det är viktigt för företagen att tänka på var och hur de skapar det i dagens digitaliserade klimat, säger Benny Andersson.

Att utrusta ett välfungerande mötesrum är en process som involverar många människor. Inom företaget kan det vara allt ifrån ledningsgruppen, hr-ansvariga med flera. Men Benny poängterar även att det är viktigt att våga be om hjälp och utmana den externa hjälpen.

– Ni måste våga utmana din it- eller av-återförsäljare och faktiskt också ta med dem i processen vid en renovering eller flytt, helst redan i planeringsstadiet. Om inredningsarkitekten och av-installatören kan samarbeta går det att planera mycket. Till exempel var mikrofonkablarna ska dras eller om det behövs möjlighet att ladda datorer, vilket kan göra stor skillnad. Det kan givetvis vara en budgetfråga. Men även för det lilla företaget är det bra att tänka i de banorna innan man sätter den metaforiska spaden i marken.

”Data är makt idag”

Förutom att skapa bra mötesupplevelser kan tekniken även bidra till att fatta smarta beslut. Företag som Logitech har teknik som ger möjligheten att boka rum, räkna mötesdeltagare samt även mäta luftkvalitet.

Datan från den tekniska utrustningen kan även ge insikter om hur man ska dekorera och använda rummen. Om det visar sig att akustiken är dålig kan det vara värt att kolla på lösningar som ljudabsorberande takplattor eller gardiner. För större företag kan datan även ge insikt om att ett helt våningsplan kanske inte behöver användas under månader med färre personer på kontoret, vilket kan bidra till lägre elkostnader.

Utöver teknik är andra faktorer som belysning och färgval viktiga för en bra mötesmiljö. Till exempel kan en snygg inredning se bra ut fysiskt men göra att deltagarna smälter in i bakgrunden på video.

– Det handlar inte bara om att köpa en skärm och en Meetup-lösning. Utan även om att använda teknik för att skapa bättre arbetsmiljöer. Data är makt idag, och rätt data kan hjälpa företag att fatta bättre beslut, säger Benny Andersson.