Experterna: Så bygger du bra videomötesrum

Annie Petersson arbetar som konsult för digitala möten på Uclarity. Hon menar att det är svårt att ha en typ av rum som funkar för alla slags möten och förespråkar en variation.
– Det kan vara bra att ha många små rum för de mer spontana videomötena, eftersom många sitter i aktivitetsbaserade kontor idag. Men det behövs även hybridrum. Jag uppmuntrar även företagen att våga ha mer kreativa rum, säger hon.

I de kreativa rummen kan man enligt Annie ha ett friare möblemang med höj- och sänkbara stolar i ett mötesrum och en digital whiteboard. Hon tycker däremot att man bör fundera på vilken upplevelse man vill ha i mötena innan man ger sig i kast med tekniken – annars riskerar de som är med på distans att känna sig som  “en andra klassens” deltagare som snarare tittar på mötet än deltar i det. Hon lyfter fram möblerna och hur man sitter i mötesrummen.
– Om alla sitter runt ett klassiskt mötesbord riskerar några att behöva sitta med vridet huvud under mötet för att se skärmen. Alternativt ser deltagarna som är med på länk bara sina kollegors hjässa. Har man å andra sidan kameran på kortsidan av ett långbord finns det istället risk för att bara de främre deltagarna blir synliga, säger Annie.

Olika möblering för olika möten

Hon visar upp olika formationer på hur man kan sitta (se bilder), där den videocentriska sittningen (skärmen i centrum) passar bättre för mindre rum medan den andra möbleringen passar bättre för hybridmöten. I den tredje triangel-varianten har man två skärmar, en för mötesdeltagarna och en för presentationerna och dokumenten.
– Tekniken är förstås jätteviktig, men det spelar ingen roll hur bra kamera och mikrofon man har om solen lyser rakt in genom fönstret och ljudet studsar mot nakna hårda ytor i rummet. Då blir både bild och ljud dåligt.

Annie tycker även att man inte får glömma att anpassa mikrofonerna efter rummet.
– Om det skall vara ett rent bord passar takmikrofoner bättre. Generellt behöver mikrofonerna anpassas för rummets storlek. Och de proffsigaste mikrofoner är så pass smarta att de kan sortera bort onödiga ljud – fördelen med det är att de inte behöver sättas på mute i tid och otid.

Och möblerna spelar en större roll än man kanske tror. Annie tycker att man ska satsa på klädda och vadderade stolar, gärna med hjul. Heltäckningsmattor absorberar ljudet bra och hon rekommenderar även textilier på väggar och tak för akustiken. För att undvika bländande solljus rekommendera hon bra mörkläggningsgardiner i kombination med en bra belysning.

Billigt – kan bli dyrt i längden

När det kommer till den tekniska utrustningen tycker videomöteskonsulten att man bör göra det så enkelt som möjligt. Enligt henne bör det vara lika lätt att ansluta till ett möte med tre personer som med femton. En slags “baseline” är att ha mikrofon, högtalare och kamera. Däremot vill hon höja ett varningens finger för de enklare lösningarna som verkar billiga – som hon menar kan bli kostsamma för IT-avdelningen i längden – eftersom programvaran oftast inte uppdateras automatiskt.
– Tänk dig om du ska förse alla rum på ett universitet med videoutrustning. Då måste utrustningen för det första vara kompatibel för alla slags datorer. Och har man inte en programvara som uppdaterar sig själv kan du föreställa vilket jättejobb det blir för IT-avdelningen att serva och hålla koll på alla rummen, säger Annie Petersson.

Pandemin gav tvära kast

Marcus Boij, delägare och teknisk chef för Informationsteknik Scandinavia, berättar att när pandemin bröt ut försvann initialt många av uppdragen. Företaget förser bland annat stora kongresser och politiska möten med rätt mötesteknik. Men det här var bara initialt. Plötsligt vände det och istället blev efterfrågan på lösningar för hybridmöten och helt digitala möten väldigt stort. Han tycker liksom Annie Pettersson att man bör börja med att ställa sig frågan om vilken typ av möten man vill ha innan man går in på de tekniska detaljerna.
– Om fokus är att alla ska kunna delta på mötena på lika villkor – oavsett om de arbetar hemifrån eller från kontoret så kan man rangordna de viktigaste frågorna i fallande ordning – ljud, ljus, kamera, bild och användarupplevelse, säger han.

Marcus, som har grund som musiker, menar att ljudet trots allt är det allra viktigaste för att lyckas med ett möte. För om vi inte hör varandra, spelar det ingen roll hur bra resten av utrustningen är. Här har mikrofonen stor betydelse, men rummets akustik är minst lika viktig.
– Att hålla ett videomöte i domkyrkan har sina utmaningar rent akustiskt. Samma sak är det med det där läckra marmorbordet och glasväggarna i mötesrummet. Det är snyggt men en mardröm rent ljudmässigt.

Undvik kala ytor

Han förespråkar snygga textilier på väggar och tak som hindrar ljudet från att studsa mot kala ytor. Men här är även mikrofonens placering viktig. Den ska enligt Marcus vara placerad så nära mötesdeltagarna som möjligt.
– Steg två är att ha en så bra bild som möjligt, eftersom kontakten och närvarokänslan mellan deltagarna blir bättre när vi ser varandra ordentligt, säger Marcus.

En bra kamera och belysning är en bra grund, enligt Marcus. Men det är också viktigt att tänka på att bakgrunden inte får vara för ljus.
– Om man vet att det kommer direkt sol in i mötesrummet kan man behöva diffusera ljuset med gardiner.

Han berättar att det finns en uppsjö av olika avancerade kameror där de med “auto framing”-funktion, som zoomar in på den som talar,  kan vara bra om man är många vid ett möte. Och efter ljud, ljus och kamera bör man fundera kring bildskärmen i mötesrummet.
– Många tenderar att välja en alldeles för liten skärm. Den ska vara tillräckligt stor för att även dem som sitter längst bak i mötesrummet ska kunna se siffrorna som visas i excel-dokument.
Men det är minst lika viktigt med automatik tycker Marcus, så rådet från honom är att skippa fjärrkontrollerna helt.
– Att hålla på att kalibrera skärm och dator, trycka på on-knappen och source-knappen för att hitta rätt ingång är bara en källa till problem. För att inte nämna hur ofta det är som batterierna i fjärrkontrollerna är slut!

Användarupplevelsen är otroligt viktig och tekniken ska inte vara en tröskel, menar mötesexperten. Och det bästa är om man har likadan utrustning i alla rum – eftersom det blir enkelt för folk att starta mötena. Men Marcus tycker inte att man måste gå över till de digitala whiteboard-tavlorna – eftersom det finns så kallade “content cameras” som man monterar över den traditionella tavlan. Däremot kan det vara värt att investera i ett mötesrumssystem från Zoom eller Teams.
– Det kostar lite mer, men  gör det enkelt att ansluta till mötet utan att krångla med sin dator, säger Marcus Boij.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se