Därför rullar kommunen ut ett mobilt kontaktcenter

– Vi har döpt det till den ”mobila kommuninformationen”. Det är både kontaktcenter och vår turistinformation som är ute på vägarna, berättar Sanna Öhlin, som är enhetschef för både kontaktcenter och turism i Flens kommun.

Hon tillträdde sin tjänst för tre år sedan och var med och byggde upp det kontaktcenter som öppnade 2021. Det politiska beslutet att etablera ett kontaktcenter togs efter att allmänheten uttryckt önskemål om att den kommunala verksamheten skulle öka tillgängligheten.

Kommer att agera reaktivt

Efter att ha inlett ett testprojekt sommaren 2022 har man nu beslutat att det mobila kontaktcentret ska vara en del av den ordinarie verksamheten. Jämfört med fjolåret genomför man dock några mindre förändringar: i stället för att hålla sig till ett strikt förutbestämt tidsschema kommer man att vara mer flexibla och stanna kvar lite längre där behovet finns. Man kommer också att agera reaktivt och se till att vara på plats i samband med olika tillställningar och aktiviteter.

– Vi har väldigt mycket evenemang på sommaren, marknader och liknande. Där åker vi ut som en del av vår verksamhet.

Det mobila kontaktcentret bemannas av både samhällsvägledare och turistinformatörer från turistbyrån i Flen och kan bland annat ta emot felanmälan till gatu- och parkkontoret, synpunkter på kommunens verksamheter och hjälpa till med användningen av olika e-tjänster.

Oftast är det en person som finns på plats i det mobila kontaktcentret, men i samband med lite större evenemang kan man skala upp verksamheten.

– Vi har nio stycken ”info points” runt om i kommunen som vi åker runt till. En info point är en lite mindre turistinformation som finns vid verksamheter med många besökare, säger Sanna Öhlin.

Foto: Ebba Culmsee

Flens kommun består av ett stort antal mindre tätorter, vilket gör att ett mobilt kontaktcenter passar bra för just dem, men Sanna Öhlin berättar att olika kommuner har specifika förutsättningar som kanske ställer andra krav på hur man bäst organiserar verksamheten.

Vilken respons har ni fått när ni är plats på med det mobila kontaktcentret?

– Vi har fått en väldigt bra respons från kommuninvånarna. Just den här turistinformationsdelen är en verksamhet som vi har bedrivit i många år och våra turistinformatörer har då märkt att de får många kommunikationsfrågor, berättar Sanna Öhlin.

– Befolkningen dubblas under sommaren eftersom det är så många fritidshusägare och det händer väldigt mycket i kommunen. Så det är en viktig del i vår verksamhet att vara ute och träffa besökare.

Det mobila kontaktcentret fyller en viktig funktion som ingående kanal till de medarbetare som sitter på plats i stadshuset. I stället för att personen på fältet ska utföra arbetet så skickas ärendet vidare, exempelvis om man begär ut handlingar rörande sin fastighet.

Vilken utrustning har ni med er i bilen?

– Vi har en dator, ett parasoll, ett bord och en stol att sitta på. Och så naturligtvis det besöksmaterial som vi har i kommunen. Vi kommer också ha med några utskrivna blanketter.

Sanna Öhlin berättar att Flens kommun nyligen lanserade en ny e-tjänstplattform, där man försöker digitalisera så många blanketter som möjligt och erbjuda dem i form av e-tjänster i stället. Men ännu återstår lite arbete för att få in alla blanketter i tjänsten.

– Att hjälpa till med navigeringen är en stor del av kontaktcentrets verksamhet i kommuner. Vem kan hjälpa mig med vissa frågor? Det kan också vara så att många flyttar från andra kommuner, där det fungerar på ett sätt.

Förutom det mobila kontaktcentret har Flens kommun ytterligare två mobila verksamheter under sommarmånaderna: en fritidsbank med sportartiklar och liknande saker som invånarna kan låna och en mobil bokbuss som kallas ”Digibokbussen”. Den kommer lastad med böcker, vr-utrustning och lite andra digitala medel, men är framförallt tänkt att nå ut till de invånare som inte har möjlighet att besöka fysiska bibliotek.

Har ni sett någon oväntad effekt när ni är ute med det mobila kontaktcentret?

– Vi får bättre koll på vad som händer ute i kommunen och lär oss också väldigt mycket om alla våra verksamheter. Vi får alla möjliga frågor som vi behöver nysta i – vårt kontaktcenter fokuserar vi på de kommunala frågorna och blir specialister på dem, men sedan kommer det ju även andra frågor naturligtvis.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se