Försäkrad framgång

Dagen då Telekom idag besöker försäkringsbolaget är de flesta av de tio videomötesrummen i Bergshamra belagda under hela dagen. Ulf Stenvad, meeting manager på If, visar administrationsportalen där han på ett överskådligt sätt kan se vilka videorum som är bokade, vem som deltar och hur länge lokalen är uppbokad.

Han fick sin nuvarande tjänst för snart elva år sedan och är ansvarig för alla möten, fysiska och virtuella, som sker i koncernen. Det har varit hans uppgift att skapa en organisation där tekniken utnyttjas maximalt samtidigt som användarvänligheten ligger på topp.

Enkelt för alla

Totalt har man 87 videorum i Norden, England, Baltikum, Nederländerna och Ryssland. De allra flesta finns i Sverige, Norge och Finland.

2003 lanserades det virtuella mötet i organisationen. Med några få rum startade man försiktigt men populariteten med videomöten växte snabbt och man har successivt, för varje år, utökat antalet utrustningar från Tandberg, numera Cisco. Ju fler som provade videomöten, desto fler ville fortsätta.

– Ifs primära arbetsuppgift är att ta hand om försäkringstagare. Men för min del handlar det om att göra arbetet så lätt som möjligt för mina användare, då blir de maximalt effektiva i sina jobb, säger Ulf Stenvad och menar att byggklossar som användarvänlighet, policys och tydliga riktlinjer hjälpt dem till framgång.

Boka på intranätet

Ulf Stenvad klickar vidare på sin laptop och tar sig fram till företagets intranät, i huvudmenyn finns en knapp som heter Mötes- och reseportalen. Den har han själv varit med och tagit fram och där finns all information om företagsmöten på If Försäkringar.

Det är en och samma portal för alla möten och den ska vara lika för alla, vare sig man jobbar i Riga eller i Göteborg.

– Här ser användarna i realtid när rummen är lediga. De gör bokningarna själva och när man fyllt i alla nödvändiga uppgifter sänds en kallelse automatiskt ut till de som ska delta. Den räknar till och med ut lokal tid för de som arbetar i en annan tidszon, säger Ulf Stenvad.

Allt användaren behöver göra efter det är att synka kalendern och tiden. När de satt sig till rätta i stolen på utsatt mötestid startar videomötet automatisk och kopplar samman de olika rummen. Detta för att även de allra mest teknikrädda ska slippa administration som de känner sig osäkra på.

Hjälp när det behövs

Skulle tekniken, mot all förmodan, strula finns det i varje rum ett telefonnummer till den interna videosupporten. Det är en grupp i If Försäkringars kontorsservice i Bergshamra som hjälper hela koncernen. De ska direkt kunna släppa det de håller på med för att hjälpa till och lösa problemen.

– I början prövade vi oss fram till hur många personer som behövdes i supporten. Är det något stort fel kontaktar vi leverantören men majoriteten av problemen löser videosupporten på egen hand, i de allra flesta fall är det nätverket som krånglar. Totalt rör det sig om 30 ärenden på de totalt 1500–1600 videomöten som hålls per månad.

Stora besparingar

Att ha allt på ett och samma ställe pekar Ulf Stenvad ut som en framgångsfaktor. Enkelhet var ett av ledorden.

Ett mantra i skapandet av portalen var också: ”Max tre musklick” för att boka ett möte.

– 92 procent av alla våra anställda gör sina mötesbokningar i vår portal, det tycker jag är en förbaskat bra siffra som vi är stolta över!

Den centrala bokningen har gett resultat. På några år har man minskat resekostnaderna med 30 – 40 miljoner kronor där den största posten tidigare var flygresor. I och med det har man även minskat sin klimatpåverkan dramatiskt.

Den samlade insatsen med portalen, de automatiserade rummen samt en tydlig policy har skapat en enkelhet för användaren menar Ulf Stenvad. Det finns inga tvivel om vad som gäller längre och därmed har man ändrat användarnas beteende i grunden.

– Det var en stor investering att ta i början med utrustning, bryggan och bokningsportalen men den gav också ett gott utfall – det är kostnadseffektivt, arbetseffektivt och vi har minskat vår klimatpåverkan.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se