Gunnebo på väg in i fullt integrerad kommunikation

– Målet var att integrera alla bolag i koncernen, nå gemensamma strategier och få snabbare arbetsflöden. Och i den processen spelar it en mycket stor roll. Innan vi kunde koppla ett rejält grepp om UC skulle vi rensa bort en röra av olika it-system som användes i den tidigare organisatioen, säger han.

Ingång för användarna

Förr hade Gunnebo till exempel 40 olika internetleverantörer och ett 50-tal affärssystem i olika bolag runtom i världen. Nyinvesteringar genomfördes inom i stort sett alla it-funktioner.

Det upphandlades till exempel ett nytt affärs- och beslutstödssystem och en ny nätverksleverantör. Genom att placera servrar och databaser i tre olika datacenter i Singapore, Toronto och Amsterdam kunde kritiska it-system driftsamordnas.

För att få snabbare arbetsflöden satsade man först på en central intranätportal som blev ingången till alla it-system för användarna. Portalen är i grunden uppbyggd på en dotnetplattform med Sharepoint.

– Tack vare portalen med Sharepoint kan information från olika källor och system integreras i en sammanhållen lösning. Medarbetare kan till exempel snabbt skapa projektmötesplatser eller dela dokument, säger Björn Nilson.

Första steget mot uc

Portalen var det första konkreta steget för att klättra mot unified communications, uc. Men det fanns fler utmaningar när det gällde att effektivisera och samla den dagliga kommunikationen bland medarbetarna i koncernen:

– Det var för mycket resande. All reseadministration gjorde koncernens möten ineffektiva. Därtill har vi en decentraliserad hantering av telefoni, något som jag ville vill strama upp, säger Björn Nilson.

År 2007 tog han därför ett beslut att dels hitta verktyg för att effektivisera webbmöten, dels att införa effektivare telefoni. Valet föll på Office Communication Server 2007 (OCS) för att knyta ihop exempelvis telefoni, videosamtal, mejl och chatt.

– Vi startade med chatten och använde Windows Messenger som klient eftersom nästan alla medarbetare redan kunde hantera den. Idag är inte steget långt till att vi ska kunna integrera kunder eller partners som vill kommunicera med oss via Yahoo eller MSN, säger Björn Nilson.

Möten via Roundtable

Efter chatten utökades tjänsten internt till att även omfatta möjligheten att sätta upp möten med webbkameror och telemöten. Gunnebo satsade på Microsoft Roundtable (se artikel på sidan ?? om Polycoms övertagande av produkten). Det är en bordsprodukt med flera kameror som tillsammans filmar i 360 grader. På en pc-skärm visas en panoramabild över hela rummet tillsammans med en bild där den som för tillfället pratar zoomas in.

– Nu kör vi frekvent videokonferenser. Med hjälp av klienten Livemeeting kan även mötesdeltagare som inte har Roundtable delta, säger Björn Nilson.

Presence ger besked

För att kunna använda Roundtable behövde man uppgradera OCS och byta till pc-klienten och kommunikationsverktyget Communicator. Därmed blev det också möjligt att via klickkommandon på pc-skärmen ta kommunikationen från till exempel chatt till ett videosamtal.

I MS Communicator kan användaren i framtiden även styra inkommande samtal till exempelvis mobiltelefoner och företagsväxeln då telefonin är integrerad.

– I klienten finns även en närvarofunktion som visar om den medarbetare man söker är tillgänglig, hur länge han eller hon är på möte, lunch eller på semester. Därigenom har vi sparat mycket tid på att slippa ringa folk i onödan, förklarar Björn Nilson.

Tydliga vinster

Uc-satsningarna ger resultat:

– Tack vare sammanhållen chatt och videokonferens samt att kunna slippa ringa i onödan har vi dels minskat resandet, dels sänkt vår internationella telefontrafik med 30 procent. En annan stor vinst är att medarbetarna kommunicerar lättare och mer spontant än tidigare, säger Björn Nilson.

Ti: Men Round Table är en enkel form av videokonferens?

– Ja, det är inte alls lika hög videokvalitet som dyrare videokonferenssystem. Å andra sidan är det tillräckligt bra för oss. Vi skulle inte få fler affärer eller effektivare videomöten om vi skulle investera i videokonferenslösningar med en prislapp på flera miljoner kronor.

Ti: Varför föll valet på just Microsoft?

– Redan innan integrationen av koncernen jobbade vi mycket med Microsofts produkter och tjänster, såsom Office och Exchange. Därför övervägde vi aldrig någon annan leverantör, säger Björn Nilsson.

Leveransproblem

Ti: Vilka problem har ni stött på med uc-satsningarna?

– Ett dilemma är att Microsoft inte har kunnat leverera Roundtable till oss, det är inte schysst. Vi har fått låna utrustningen. Jag har hört att prislappen ska ligga på runt 3 000 dollar per sajt men vi har heller inte fått någon tydlig prisuppgift för vad vi egentligen ska betala för Roundtable. En annan svårighet har varit att hantera exportrestriktionerna för videokameran. Den går till exempel inte att köpa i Indien där vi också har verksamhet.

Micael Berger, Microsofts produktchef för Unified Communications, är självkritisk:

– Roundtable är en tämligen ny produkt i Sverige. Våra partnerstrategier är inte klara. Vi beklagar att just den här leveransen till Gunnebo inte har fungerat bra, säger han.

OCS ersätter växlar

Nästa steg för Gunnebo är att integrera hela telefonin med OCS. Innan sommaren ska Björn Nilson slänga ut de analoga växlarna på de svenska kontoren och ersätta dem med OCS. I samma veva ska alla analoga telefoner ersättas av sip-baserad utrustning.

Ti: Är OCS mogen att ersätta pbx?

– Nej, egentligen är OCS 2007 Release 2 inte helt redo för att vara en fullskalig pbx-ersättare, när det gäller alla telefonifunktioner såsom stöd för växeloperatör och callcenter. Men Microsoft ska erbjuda mer funktionalitet i framtida releaser. Vår egen satsning på OCS istället för pbx:en blir inledningsvis ett pilotprojekt, berättar Björn Nilson.

Vinsten effektivitet

Även om Gunnebo-koncernen ringer för 1,7 miljoner kronor årligen är inte billigare telefonikostnader drivkraften bakom ip-telefonisatsningen.

– De största vinsterna är att vi blir effektivare, sparar tid och höjer servicen till våra kunder, summerar Björn Nilsson.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se