Pricka rätt med licenserna

Hur ni sedan ska angripa problemet beror lite på hur stort ert företag är, vad ni har för budget, resurser och kommunikationslösningar. Okej, tvåmansföretaget Nisses Skruv & Mutter i Bastuknappen kanske inte har råd att leja bort hanteringen till specialister som Atea, men alla bör göra något.

– Om hårdvarupriserna sjunkit är förhållandet det rakt omvända för mjukvara, vilket i sin tur ökar värdet av licenser. Mitt förslag är därför att lägga lite energi på ett business case. Visar det sig att ni kan spara mellan 10 och 20 procent genom god licenshantering kanske det är värt att låta någon ägna sig åt detta på heltid, tipsar Peter Andersson, uc-expert på Uclarity.

Personligt ansvar

Ett alternativ är alltså att överlåta ansvaret till en engagerad software asset manager. Denne bör ögonaböj alliera sig med era ekonomi-, it- och telekomansvariga. Dels för att få reda på vad ni redan äger, dels hur mycket ni faktiskt har råd att lägga ut på er kommunikation. Utbildning i licenser, bra förhandlingskunskaper och koll på juridik skadar förstås inte heller.

– Det är en tuff uppgift. Man måste ha ett genuint intresse, kunna ställa rätt krav, granska kontrakt ner till det finstilta och klara av att hålla isär de olika villkoren för klient- och serverbaserade programvaror, fortsätter han.

Samt vara medveten om fallgroparna. För att krångla till allt ytterligare har många leverantörer under det senaste decenniet börjat lägga in länkar i sina licens- och supportavtal som leder vidare till hemsidor fyllda av de senast uppdaterade reglerna. Detta innebär att äldre avtal i värsta fall kan ha blivit ogiltiga och att den oaktsamme plötsligt riskerar strida mot i tysthet uppdaterade licensvillkor.

Planering är nyckeln

Enligt Peter Andersson är det vanligaste problemet emellertid överlicensiering. Orsaken? Inte sällan exekveringsstrul. Företag tycker sig ha en smart plan, vilar sig mot ett bra business case – och så köper de in system utan att komma vidare. Antingen för att de av någon anledning aldrig hinner installera den nya smarta plattformen eller för att de misslyckats med att förklara nyttan för användarna.

– Det gäller framför allt telefoni- och uc-kulturen. Jag har sett många verksamheter, både offentliga och privata, som investerar i fullkomliga licenshav när ett projekt är i startgroparna. Sedan sitter de plötsligt med outnyttjade licenser som blir en ren kostnad under de närmaste ett till tre åren, konstaterar Peter Andersson.

Därför rekommenderar han att planera förändringar noggrant och gärna pröva den tänkta lösningen i liten skala, innan ni fläskar på för hela företaget. Med torrt på fötterna kan ni sedan utvärdera: behöver vi fler licenser eller vore det klokare att begränsa utrullningen?

Centralisera mera

Att sprida hanteringen över olika platser är heller ingen hit. Då kan it-avdelningen få för sig att köpa in MS Lync och dess telefonipaket, medan telefoniavdelningen i tron att företaget saknar vissa funktioner köper in dubletter på sitt håll. Hips vips äger ni överlappande licenser till ingen nytta, utan att kanske ens veta om det.

– Lättaste sättet att undvika sådana missar är att samla licenshanteringen på ett och samma ställe. Konsolidera telekom och it – och skaffa er koll på hur leverantörernas olika licenser faktiskt köps, råder Peter Andersson.

Har ni exempelvis ett paketkontrakt för hundra användare och företaget väntar tillökning är det inte säkert att det bara går att köpa till tio enstaka licenser utan vidare. Med lite otur kan ni rentav tvingas betala för ytterligare ett hundrapack, så det gäller att tänka efter före. Planera, planera, planera. Som Sickan i Jönssonligan. Därmed inte sagt att det är värt att handla en flera storlekar för stor kostym ifall ni möjligen någon gång skulle behöva något att växa i.

Från början till slut

Hur ni än gör det är en klyftig idé att sätta upp en livscykelprocess, från det ni köper in licenser tills att de läggs på hyllan.

– Särskilt i fråga om telefoni kommer det nya produkter hela tiden. Och det är viktigt, inte minst när det gäller kompatibilitet och säkerhet, att ha programvara som är uppdaterad. Detta kräver översikt, menar Peter Andersson.

Är ni ett mindre företag kan det räcka med att upprätta en databas eller ett kalkylblad á la Excel där ni specificerar antal, typ, inköps- och ”bästföredatum”. Notera också vilka eventuella rabatter ni fått genom era återförsäljare. Gör sedan regelbundet en genomsyn – i alla dimensioner. Kontrollera till exempel att nyanställda har rätt licensering och att gamla konton avslutas. Se också till att ni vet när nya programversioner ges ut och gör i samma veva en översyn; har det dykt upp något bättre på marknaden? Kanske borde ni gå över till en annan typ av licens och betala per användare och månad istället för att binda upp hela företaget på ytterligare tre år? Genom att hela tiden följa upp värdet av det ni köpt blir det lättare att säkerställa att ni får den utväxling ni tänkt.

Bättre tider

För alla er som fortfarande slokar med axlarna och tycker licenshantering känns som en enda soppa har Peter Andersson glädjande besked.

– Jag tror licenshanteringen kommer att bli enklare. Eller, den måste bli enklare! Nu när vi köper vår kommunikation som tjänst i allt högre utsträckning istället för att själva sitta med hårdvarulicenser blir en naturlig följd högre krav på transparens. Vi kommer aldrig helt undan juridik och villkor, men leverantörerna tvingas göra tydligare vad kunden får för pengarna, menar han.

I väntans tider kan ett licenshanteringssystem vara svaret på era böner.

LÄS MER

MISSA INTE ARTIKELN OM LICENSHANTERINGSSYSTEM. KLICKA PÅ LÄNKEN NEDAN.

* Regitwise Netlog

Ett verktyg som dels samlar information om alla installerade mjukvaror – från tillverkare och version till installationsdatum och nyttjandegrad. Dels ger kontroll på hårdvaran i nätverket; hur den är konfigurerad, var den finns och vem som använder den. Målet är att göra det enklare för företag att se om licenser bör köpas till eller om det finns pengar att spara genom att avinstallera sådant som inte utnyttjas.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se