Mobilitet från vaggan till graven

När det gäller företagsdatorer har de flesta tänkt och agerat annorlunda en längre tid. Man gör en central upphandling, konfigurerar med organisationens specifika profil och installerar program innan datorn hamnar i användarens händer. Ingen skickar iväg en nyanställd för att själv välja ut en dator hos den lokala återförsäljaren på hörnet, men det händer desto oftare vid inköp av mobiltelefoner.

Släpp i början fokus på vad terminalen kostar i det korta perspektivet när det är mycket annat som bör räknas in. Från administration och support under telefonens livstid till avveckling. För att hantera de svällande utmaningarna kan det vara värt att se över kedjan, en livscykelhantering från vaggan till graven.

Satsa på förberedelser

Börja med att lyssna in användarnas behov. Vad kräver de olika avdelningarna, är det telefoner för att ringa och smsa eller har vissa behov av att utöka med mejl och flera applikationer? Det är också sannolikt att användargrupperna behöver olika grader av support. För de användare där fungerande mobilitet är affärskritisk krävs antagligen en stark servicefunktion. Bunta därför inte ihop alla i organisationen till en och samma grupp.

Utforma användarprofiler och ta sedan fram ett antal mobiler att välja på. Förklara för användarna att mobilen kommer hjälpa dem att bli bättre i deras yrkesroll, då blir valet av telefon heller inte en prestigefråga. Med fem terminaler i portföljen istället för 50 kommer it-avdelningen i förläningen också att bli bättre på support och administrationen.

Ta kontrollen

Se över totalkostnaden: Vad kommer denna terminal kosta oss som organisation under de kommande 24 månaderna? Alla punkter ska räknas in – från inköp, konfigurering, utbildning, service och support till avveckling. Vill ni/kan ni sköta allt själva?

Ett förslag kan vara att benchmarka gentemot andra företag i samma storlek. Det kan ge en bra inblick i vad som krävs av er avdelning för att hantera den mobila flottan.

Tänk redan nu genom säkerheten. Hur ska mdm-plattformen se ut och vem är det som ska underhålla den? Räcker det med lösenord eller krävs det mer avancerad kryptering. All känslig företagsinformation ska skyddas i enhet med organisationens övriga strategier.

Paketera rätt

Nu har ni bestämt er för att köpa tre terminaler. Hur ska de presenteras för användarna? Att bara sända ut en Iphone-kartong till någon som aldrig hållit i en smartphone skapar nog inte den effekt man vill uppnå.

Tänk därför igenom hur telefonen ska paketeras och levereras: i en ny kartong, med certifierade headsets och kanske med en specialanpassad handbok?

Förslagsvis ska man ha gjort de nödvändiga konfigureringarna och installerat de applikationer som användaren behöver. Se till att tekniken fungerar redan innan enheten kommer i användarens hand. Denna delen kan ta tid om ni är en stor organisation, men i slutändan är det nog värt det om man vill få ut maximal användning.

Positiv utbildning

En av de viktigaste delarna i cykeln är utbildning. Det spelar ingen roll hur bra och välpaketerad terminalen är om användaren inte lär sig hur de ska hantera telefonen. Lyckas ni på denna punkt kommer ni skapa en positiv användarupplevelse som gör att personalen får ut det mesta av telefon och applikationer.

I stora företag med tusentals terminaler på väg ut i verksamheten kan det vara bra att testa upplägget på en begränsad grupp. Det ger en sann bild av användarens upplevelse, integrationen och om kartläggningen av profilerna ni gjort stämmer.

Förvalta väl

Att ha goda rutiner och att förutse behov är en viktigt del i det fortsatta förvaltningsarbetet. Det behövs en stabil plattform för service- och supportärenden. Besluta i förväg vem som har ansvaret när något går sönder, ni själva eller leverantören.

Här kan man fundera över hur känslig verksamheten är om en telefon går sönder eller tappas bort. Måste personen ha en ny likvärdig telefon inom en timme för att kunna arbeta eller räcker det med att få en ersättningsmobil imorgon? Är ni en stor organisation där många använder sig av affärskritiska applikationer kanske en mobilpool är en bra idé.

Utfasning och återvinning

Det är bra att ha klara regler och rutiner för när och hur en terminal ska avvecklas. Var noggrann med att sköta själva administrationen när någon slutar, annars hamnar man lätt en situation där man har 4 000 registrerade mobiler på 2 000 användare.

Tänk över hur telefonen ska tas ur bruk, ska it-avdelningen ta tillbaka den och säkerställa att all företagsdata tas bort eller är det okej att användaren behåller den. Om en anställd slutar måste det finnas rutiner för hur enheten ska återintroduceras i cykeln.

Ta ställning till hur telefonen ska återvinnas, miljöaspekterna är svåra att räkna på men kan användas som slagträ för att få de anställda att förstå hur viktigt det är att terminalen verkligen återvinns. Alla alternativ är ju bättre än att den hamnar i naturen någonstans utan att ha blivit raderad.

Källor: Conny Björnehall, Business Development på Evry och Andreas Lönnmo, affärsområdeschef inom mobilitet på Atea.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se