Därför väljer kommunen open source: ”Minskar beroendet av externa leverantörer”

– Det låg helt enkelt rätt i tiden. Vi stod inför att behöva se över och ersätta några av de verktyg vi redan använder för bland annat säkra digitala möten och meddelanden. I stället för att bara ersätta dessa med motsvarande separata tjänster såg vi en möjlighet att ta ett större och mer långsiktigt grepp. Nextcloud ger oss möjlighet att samla flera funktioner på en gemensam plattform som vi samtidigt kan drifta och kontrollera i vår egen it-miljö, säger Odd-Arne Haraldsen till Techtidningen.

– Det passar också väl in i det strategiska arbete vi bedrivit under flera år för att stärka kommunens digitala infrastruktur, öka robustheten och successivt minska beroendet av enskilda externa leverantörer och tjänster. Tidpunkten handlar därför både om ett konkret behov här och nu och om att skapa bättre förutsättningar för hur vi vill utveckla kommunens digitala miljö på längre sikt.

Vilka befintliga tjänster ska Nextcloud ersätta?

– I ett första steg kommer Nextcloud framför allt att ersätta och konsolidera några av de separata lösningar vi idag använder för säker kommunikation. Det handlar bland annat om tjänster för säkra digitala möten, säker meddelandehantering och e-fax. Plattformen kommer även att användas som klient för Säker digital kommunikation, SDK.

– På längre sikt finns möjligheten att använda plattformen för fler funktioner, exempelvis fil- och dokumenthantering, säker extern delning och samverkan. Men det är viktigt att skilja på vad vi inför nu och vad vi kan komma att använda Nextcloud till framöver.

– Ambitionen är alltså inte att på kort sikt ersätta hela vår befintliga digitala arbetsplats, utan att börja inom de områden där vi redan har ett konkret behov och där en gemensam plattform ger tydliga fördelar.

I vilken it-infrastruktur kommer Nextcloud-driften hanteras?

– Nextcloud kommer att driftas i kommunens egen it-infrastruktur och i våra egna datacenter. Det innebär att vi själva ansvarar för den underliggande infrastrukturen och har kontroll över var informationen lagras och behandlas. Plattformen kommer att integreras med vår befintliga it- och säkerhetsinfrastruktur på samma sätt som andra verksamhetskritiska tjänster vi driver.

– Det är också en viktig del av syftet med satsningen – att vi inte bara väljer en annan programvara, utan också behåller kontrollen över själva driften, informationen och säkerhetsarkitekturen.

Hur många användare berörs och vilka verksamheter kommer att börja använda plattformen först?

– De initiala delarna av plattformen, som omfattar chatt, säker meddelandehantering och digitala möten, kommer precis som vår nuvarande lösning att göras tillgängliga för kommunens samtliga anställda. Införandet är alltså inte begränsat till någon enskild verksamhet. Däremot kommer användningen naturligtvis att variera beroende på verksamheternas behov och vilka funktioner som är relevanta för respektive medarbetare. Om vi längre fram väljer att införa ytterligare delar av Nextcloud-plattformen kommer omfattningen och införandet av dessa att bedömas separat.

Ser ni några nackdelar med att välja Nextcloud, exempelvis i form av begränsad funktionalitet?

– Vi ser egentligen inga tydliga nackdelar utifrån de behov vi har. Plattformen kommer att ge oss motsvarande funktionalitet inom de områden vi nu inför, samtidigt som vi behåller kontrollen över både informationen och den underliggande infrastrukturen.

– Det ligger också i linje med vår strategiska inriktning kring robusthet och kontinuitet. Kommunen behöver kunna upprätthålla sina verksamheter även vid allvarliga samhällsstörningar, höjd beredskap eller ytterst krig.

– Genom att själva kontrollera infrastrukturen skapar vi bättre förutsättningar för att kunna upprätthålla åtkomst till vår information och tillgång till säker kommunikation och samverkan även i ett läge där kontakten med externa tjänster eller omvärlden är kraftigt begränsad eller helt saknas.

– För oss handlar valet därför inte om att acceptera begränsad funktionalitet i utbyte mot ökad kontroll, utan om att få den funktionalitet vi behöver samtidigt som vi stärker vår egen förmåga, rådighet och motståndskraft.

Vad betyder digital suveränitet konkret för Svenljunga kommun? Vilken kontroll saknar ni i dagens miljö som ni vill återfå?

– För oss innebär digital suveränitet framför allt rådighet – att kommunen har faktisk kontroll över sin information, sin infrastruktur och de digitala tjänster som är viktiga för verksamheten.

– I dagens digitala landskap har både offentliga och privata organisationer blivit alltmer beroende av ett fåtal stora globala leverantörer. Det innebär att man i vissa delar också lämnar ifrån sig kontroll över exempelvis var och hur information behandlas, vilka tekniska och avtalsmässiga villkor som gäller och hur beroende man är av externa tjänster för att den egna verksamheten ska fungera.

– Digital suveränitet betyder inte för oss att kommunen måste utveckla eller drifta allting själv. Det handlar om att ha valmöjligheter och undvika beroenden som gör att vi förlorar vår egen handlingsförmåga.

– Med Nextcloud kan vi själva kontrollera infrastrukturen och var informationen lagras och behandlas. Vi minskar samtidigt beroendet av externa molntjänster för funktioner som är viktiga för kommunikation och samverkan. Det ger oss större möjlighet att själva fatta beslut om vår digitala miljö och, inte minst, att säkerställa att viktiga funktioner kan fortsätta fungera även när de normala förutsättningarna inte gör det.

Finns det några kostnadsmässiga fördelar med att gå över till Nextcloud?

– Initialt är de ekonomiska fördelarna relativt små, men fortfarande positiva. De funktioner vi inför i första etappen innebär vissa besparingar jämfört med de lösningar och tjänster vi använder idag, men ekonomi är inte den huvudsakliga drivkraften bakom införandet.

– Den betydligt större ekonomiska potentialen finns på längre sikt. Om vi väljer att skala upp användningen av Nextcloud och successivt använda fler delar av plattformen kan flera separata tjänster och licenser konsolideras eller ersättas.

– Eftersom vi redan har mycket av den tekniska infrastrukturen och kompetensen för egen drift kan en sådan utveckling innebära betydande ekonomiska vinster, samtidigt som vi får större kontroll över både kostnadsutvecklingen och vår digitala miljö.

– Men det är viktigt att skilja på den besparing vi kan göra initialt och den betydligt större potential som finns om plattformen får ett bredare användningsområde framöver.

Hur påverkar beslutet kommunens it-organisation och kompetensbehov?

– Kommunens it-organisation har lång erfarenhet av stordrift och en väl etablerad och utvecklad arkitektur och infrastruktur, med bred kompetens inom samtliga delar av den tekniska miljön. Vi har därför redan mycket av den kompetens och de förutsättningar som krävs för att drifta och förvalta den här typen av plattform.

– Nextcloud bygger dessutom till stor del på etablerade tekniker och öppen källkod, vilket passar väl in i vår befintliga kompetens och vårt sätt att arbeta. Införandet innebär naturligtvis att vi behöver bygga upp specifik kunskap om Nextcloud som produkt, men det handlar framför allt om att bredda och fördjupa en kompetens som redan finns.

– Vi ser också ett strategiskt värde i öppen källkod. Det ger oss större insyn i den teknik vi är beroende av och bättre möjligheter att själva förstå, integrera, anpassa och säkerställa våra lösningar, utan att all teknisk kunskap och kontroll koncentreras till en enskild leverantör.

– För it-organisationen innebär satsningen därför inte någon större förändring av vår grundläggande driftsmodell. Snarare bygger vi vidare på den infrastruktur, arkitektur och kompetens som kommunen utvecklat under lång tid och stärker samtidigt vår egen förmåga att förvalta verksamhetskritiska digitala tjänster.