Inga produkter i varukorgen.
Vägen till användarnas hjärta
Collaboration Står du inför att implementera en ny uc- eller telefonilösning? Då är den enklaste vägen för att vinna användarnas hjärta att fokusera på frågan varför. Kan ni få dem att förstå varför förändringen är bra och nödvändig blir it-projektet en framgångssaga.
[Detta är en artikel från Telekom idag nummer 2/2014]
Grundidén med den så kallade 80/20-regeln, eller Paretoprincipen som den egentligen heter, är att 20 procent av orsakerna står för 80 procent av verkan/effekterna. Det tankesättet brukar emellanåt appliceras på it-området som balansen mellan teknik och de mjuka frågorna. Och det är alltid ett högaktuellt tankesätt när det kommer till it-projekt.
Men hur gör man då? Enligt affärsutvecklaren och föreläsaren Maria Engström Eriksson, kan små saker göra hela skillnaden när chefer och ledare ska försöka genomdriva en förändring. Hon menar att hjärnan i grund och botten är en rätt lat kroppsdel och att den gärna går på autopilot för att det är bekvämt.
– Men våra hjärnor är mer än villiga att genomföra förändring bara det finns en tillräckligt stor anledning, en bra belöning eller om vi kan undvika något obehagligt. Ansträngningen måste vara värd besväret.
Varför kan motivera
Det är just där, i anledning och motivering till förändringen som mycket av förarbetet görs enligt henne. Ett av de största problemen är att chefen eller projektledaren talar till användarna som om hen och medarbetarna vet lika mycket. Helt fel väg, som projektledare har du suttit i flera möten, gjort förstudier och vet redan varenda detalj om det nya systemet.
Men det glömmer många bort när de berättar om förändringen för användarna, för dem är det första gången de hör talas om den nya tekniska lösningen.
– Man måste fokusera på att förklara varför i det första skedet. Ett väldigt vanligt fel är att man berättar hur man ska göra, hur tidsplanen ser ut och hur allt ska gå till. Men användarna är inte mottaglig för den informationen, de vill veta varför förändringen ska ske, säger Maria Engström Eriksson.
Ut ur eländet
Det finns flera sätt att svara på frågan varför. Till exempel genom att berätta om vilket eländigt system vi nu slipper och blir av med och samtidigt koppla till vad vi får, uppnår och kan lyckas med om vi genomför förändringen.
Ett konkret exempel kan vara ”Med vårt nya meddelandesystem blir vi av med de långa väntetiderna och vi slipper hantera kunder som har blivit frustrerade. Dessutom får vi snabbare och bättre information och vi ökar sannolikheten att kunderna kommer prata gott om oss.”
– Sen reagerar alla medarbetare olika, en del triggas av argument om relationer och personer medan andra går igång på konkreta och mätbara saker. Viktigast av allt är dock att användarna själva förstår förändringen och varför den är viktig.
Vinn ambassadörerna
Att människan är ett flockdjur kan man i projekt ofta dra nytta av. I varje organisation finns ett antal chefer men ofta finns det också väldigt många informella ledare. De som misslyckas med förändring har ofta missat att få med sig formella och informella ledare på vägen, enligt Maria Engström Eriksson.
– Plocka in dem så tidigt som möjligt i processen, kan de förstå varför:et kan de komma längre bland användarna genom att påverka gruppen i rätt riktning. Detta är ofta personer som är viktiga kulturbärare och förebilder så var säker på att de företräder rätt saker.
Gör allt konkret
Så, nu har projektet rullats ut. Du har tydligt berättat varför förändringen är nödvändig. Var tydlig och kommunicera om och om igen tidsplanen, checklistor och bocka av allt eftersom.
– När man väl kommit så här långt gäller det att hålla i! Med en tydlig vägriktning och uppföljningar som belönas. Hjärnan är ju lite av en belönings-junkie och genom att kommunicera vinsterna i förändringen kan du bevisa för resten av organisationen, och de som ännu inte klivit på tåget, att man lyckats, menar Maria Engström Eriksson.
Fakta
Vägen till framgång
Varför före hurDet absolut viktigaste är att berätta för användarna varför förändringen är bra innan man går in på hur den ska genomföras.Rätt ambassadörerVärva de formella och informella och få med dem i processen så tidigt som möjligt.Kultur- och identitetscheckSom projektledare måste du vara medveten om att även små förändringar kan skaka medarbetarna i grunden och förändra både värderingarna och identiteten i grupperna.Steg för stegSätt en extremt tydlig tidsplan för vad som kommer härnäst. Ju konkretare du är desto bättre, annars kan hjärnan bli lite överväldigad av all ny information och inte veta vad som ska göras först.Fira på vägenMotivation, engagemang och uthållighet stärks bäst av uppmuntran. Låt andra ta del av framgångsexempel som förändringen åstadkommit, då kommer de som ännu inte hoppat på på tåget att följa efter.Hela vägen in i kakletHäng i och stupa inte på mållinjen. Viktigt så att människor inte börja falla in i gamla rutiner, påminn användarna om varför igen och allt elände som undviks nu när projektet är i rullning.
Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se
