Berg går all in på Lync

Sedan årsskiftet hör de till skaran pionjärer som tagit steget att fullt ut sätta sin tillit till Microsoft även när det gäller telefonin. Men vi börjar med att backa några år.

Dubbla lurar och MSN

2007 åkte Berg Propulsions egna växel i Sverige ut till förmån för en hostad ip-telefonilösning.

– Året efteråt startade vi tillverkning i Singapore och då kom det väl till pass att vi kunde sätta ut ip-telefoner med svenska nummer där till personer som ofta pratade med Sverige. På så sätt blev internsamtal gratis och samtal till svenska mobiler avsevärt billigare, berättar it-chefen Henrik Larsson.

Som komplement till telefonen använde många msn för chatt med kollegorna på andra sidan jordklotet. Ingen optimal lösning rent administrativt och sent 2009 gjorde istället OCS sitt intåg på skrivborden i hela företaget. Användningen ökade snabbt men det riktiga lyftet kom med uppgraderingen till Lync för ett drygt år sedan.

– Det är ju hyfsat likt, men mer användarvänligt och vi som måste hantera stora tidsskillnader har fått en helt annan flexibilitet än tidigare. Nu går det att ta ett möte hemma utan att behöva åka till kontoret tidiga morgnar eller sena kvällar, säger Henrik Larsson.

Övergång utan trubbel

Mottagandet blev så bra att tankarna på att helt slopa de vanliga telefonerna ganska snabbt tog fart. Mindre intressant blev det inte heller av att företagets egna beräkningar visade på stora besparingar.

– Eftersom vi har Microsofts Enterprise-licens betalade vi redan för att kunna köra telefonin i Lync, så den fasta månadskostnaden skulle sjunka med 80 procent.

En sip-trunk från TDC, vilka levererade nätförbindelsen till Berg Propulsion, sattes upp mot Lync och en grupp med anställda i Sverige tillsammans med dem i Singapore som haft en extra telefon på skrivbordet fick agera testpiloter. Något som enligt Henrik Larsson gick så bra som man kan önska.

– Vi har egentligen inte haft några problem alls och sedan den 19 december i fjol har vi lämnat den hostade växeln helt.

Fria händer omvände skeptiker

Förutom några fasta telefoner i gemensamma utrymmen har hela personalen i Sverige gått över till att ringa via datorn, något som först mötte ett visst motstånd. Fast det försvann fort när de skeptiska insåg att ljudet var bättre än tidigare och att det inte var så dumt med två fria händer.

– Alla har fått likadana headset från Plantronics som är certifierade för Lync. Dessutom har vi köpt in ett antal högtalartelefoner med usb-anslutning från Jabra. De har blivit så populära att vi nästa slutat använda vanliga konferenstelefoner, berättar Henrik Larsson.

Precis som Microsoft brukar hävda har Lync också förändrat sättet att kommunicera hos Berg Propulsion. Allt oftare startar en konversation på chatten för att sedan gå vidare till ett röst eller videosamtal, kanske också med ett delat dokument på skärmen.

Ringer parallellt

Många i personalen utnyttjar också möjligheten att låta det ringa parallellt i mobilen för att kunna svara när de inte sitter vid skrivbordet.

– Lync-klienten i mobilen är visserligen ganska enkel, men den fungerar hyfsat. Förutom att man kan ändra status och chatta direkt i telefonen gör den också att man ser när någon är upptagen med ett mobilsamtal, säger Henrik Larsson.

Enkel men fungerande är också telefonistapplikationen Attendant som följer med Lync tycker han.

– Vi har inte så hårt tryck när det gäller inkommande samtal och i jämförelse med den riktigt dåliga applikation vi hade tidigare är det ändå ett stort lyft. Men på sikt kan det bli aktuellt att komplettera med en tredjepartslösning.

Allt körs virtuellt

Några större hårdvarukostnader, förutom headseten, har satsningen inte medfört då hela plattformen körs i företagets befintliga virtuella miljö. Förutom de tre obligatoriska servrar som krävs för att få Lync att fungera med telefoni och extern kommunikation har Henrik Larsson också valt att installera en extra loggserver.

– Förutom att vi får statistik gör den också supporten till användarna betydligt enklare. Nu kan vi direkt se om problem med ljudkvaliteten beror på uppkopplingen eller kanske på att någon pluggat in ett dåligt headset.

Att Lync är spritt över flera servrar tycker han inte är något problem eftersom all administration sker från ett och samma gränssnitt.

– Vi hade bra hjälp från Atea när vi gjorde grundinstallationen men nu klarar vi av det mesta på egen hand.

Inte lika kritiskt

Fortfarande avvaktar Berg Propulsion med att göra telefonisatsningen i Lync global. Först vill Henrik Larsson vara säker på att den svenska verksamheten är helt inkörd. Planen är annars att sätta upp lokala gateways mot telenätet i respektive land.

– Vi måste också se till att telefonin fungerar även om linan hit till huvudkontoret skulle lägga av. Men eftersom vi håller till på en ö finns det tyvärr bara begränsade möjligheter att få till redundans, förklarar Henrik Larsson.

Samtidigt konstaterar han att telefonin inte längre är lika kritisk som den varit.

– Det skulle vara mer kris om mejlen låg nere en dag än om telefonin strejkade lika länge.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se