Experterna listar hetaste videokonferenstrenderna

Företag och organisationer som för några år sen införde öppna kontorslandskap och aktivitetsbaserat arbetssätt har upptäckt att de behöver många fler små rum som kan fungera både för lokalt arbete och distansmöten.

– För att lösa det här behovet så inför man ofta ett stort antal så kallade ”Huddle” rooms – det vill säga små rum för typiskt sett 1-5 personer, ofta obokningsbara, där användarna sitter mycket nära skärm och kamera. Lösningar för dessa rum behöver kunna fungera mot många typer av mötestjänster, och vara enkla och effektiva att använda, driftsätta och supporta. Med den senaste generationen videosystem så kan även dom allra minsta rummen få all avancerad funktionalitet som finns i de största och mest avancerade rummen, till en rimlig kostnad. säger han.

Analytics

När antalet videorum ökar blir det allt viktigare att jobba med analytics – avancerad rapportering där man inte bara kan se kan se i vilken omfattning rummen används. Man vill ha information om vilka användarna är ovh hur rummen används – lokalt eller för distansmöten, med/utan presentation, video, telefon, whiteboard, antal personer i rummet och så vidare.

– Det gör att kunderna bättre kan planera sina konferensrum, och få bättre nyttjandegrad. Den här informationen kan numer fås direkt ur videosystemet, och det finns även bra verktyg för att sammanställa relevanta rapporter. Exempelvis om man kan se att de största rummen ofta används av ett fåtal deltagare så kanske det är underlag för att dela upp rummet i flera mindre rum. Eller om nyttjandegraden i ena delen av byggnaden är är väsentligt högre än i den andra, så kanske rum skall flyttas. I slutändan så leder det till lägre kostnader, och bättre tillgänglighet för slutanvändarna, säger Tojen. 

Ai och Machine Learning

Den senaste generation av videosystem har mycket kraftfulla processorer och möjligheter till ai och Machine learning som används för att förbättra och förenkla användarupplevelsen. Tojen ger exempel på nya intelligenta funktioner som underlättar för slutanvändaren:

Automatisk inställning av kameror – videosystemen detekterar ansikten och ser till att alla syns i bild och att bästa bild skickas till motparten. Användaren behöver inte ställa in kameror. Om någon person presenterar så kan denna automatisk zoomas in, eller under en diskussion kan en översiktsbild automatiskt visas.

– Ansiktsigenkänning är en ny funktion där vi automatiskt kan känna igen personer och sätta namnskyltar i bilden och i deltagarlistor. Talstyrda assistenter där möten kan startas, kontrolleras och avslutas med naturligt tal. I kombination med ansiktsigenkänning kan även avancerade funktioner enkelt talstyras, säger han.

Dämpning av störande ljud – videosystemen kan höra skillnad på tal och störande ljud, och dämpa störande ljud så att dom inte stör mötet. Till exempel någon som skriver aggressivt på ett tangentbord, hundskall eller maskin/motordjup dämpas automatiskt.

– Det absolut vanligaste är att köpa och äga utrustningen i rummen, och köpa mötesfunktion, flerpartsbrygga och support som tjänst. Alla varianter och kombinationer finns dock på marknaden, och det blir allt vanligare att även utrustningen i rummet ingår i tjänsten, säger Jerker Tojen.

Cisco använder sig av fyra typer av videosystem:

Integrationscodec Webex Room kit Pro används för vertikala lösningar, t.ex. inom utbildning eller telemedicin, eller stora avancerade rum med många bildkällor. Systemet är mycket kraftfullt och flexibelt, men kräver en avancerad installation och används oftast inom integrationsprojekt

Webex Room Kit, Webex Room Kit plus och Webex Room Kit mini är kompletta videosystem med codec, kamera, högtalare, mikrofon(er) och styrsystem som ansluts till en, två eller tre bildskärmar från tredje part. Lösningarna har en relativt enkel installation, och kan användas i de allra flesta mötesrummen. 

Webex Room 55, Webex Room 55 Dual, Webex Room 70G2 och Webex Room 70G2 Dual är helt integrerade system med allt som behövs inklusive bildskärmar. Dessa system har en mycket enkel och snabb installation och är mycket enkla att supporta på distans. Dom används därför i första hand av kunder som sitter utspridda geografisk. Dessa system ger den absolut bästa användarupplevelsen vad gäller användarvänlighet, bild och ljudkvalitet, men finns bara med 55” och 70” skärmar och lämpar sig därför inte för alla typer och storlekar av rum.

– De vanligaste systemen är Webex Room-kit och Webex Room-kit plus som är integrerade videocodec, kamera, mikrofon och styrsystem som används tillsammans med bildskärmar från tredje part. Alla våra system i Webex room-serien har i stort sett samma funktioner och användargränssnitt, och skiljer sig framförallt åt genom att vara anpassade för olika rumstyper. Vår huddle-room-lösning Webex Room-kit mini lanserades i December, och har nyligen börjat leveras. Den har varit en stor försäljningsframgång och kommer inom kort att vara vårt vanligaste system sett till antal sålda enheter, säger Jerker Tojen på Cisco.

Ole Mygind –  Poly

Här redogör Polys Vice President Sales, North Europe för de motiv och drivkrafter som ligger bakom de förändringar som sker.

– Först och främst så finns det starka drivkrafter i form av minskat resande av både klimat- och kostnadsmotiv, snabbare beslut och mer kostnadseffektiva lösningar som gör att organisationer allt mer officiellt uppmuntrar till distansmöten och distanssamarbete. Gemensamt för alla lösningar på det är att man vill främja video som en del av detta distanssamarbete, eftersom det avsevärt förbättrar produktivitet och kommunikation, säger Ole Mygind på Poly.

Han redogör för de hetaste trenderna just nu: Med fler öppna kontorslandskap kommer också att antalet små mötesrum för en till fyra personer, som krävs för att kunna ha telefon- och videomöten, öka kraftigt. Men det räcker inte med ett rum för att få produktivitet utan det ställs också krav på ordentlig teknisk utrustning i rummen.

– Det är mindre utrustningar än för stora konferensrum, och de är billigare, men det ställs samtidigt hårda krav från användarna om att de ska vara lätta att använda tillsammans med den enhet som man själv tar med sig, sin dator eller sin smarttelefon. För detta har vi under Polycom-varumärket just lanserat Polycom Studio, säger han. 

Millennials och Generation Z

En ny generation av medarbetare och ledare ser annorlunda på arbetet och arbetsplatsen. Millennials och Generation Z, som nu på allvar kommer ut på arbetsplatserna som tjänstemän och ledare, har en annan syn på arbete-fritid-balans och på arbetsplatsen.

– De vill inte sitta låsta till ett kontor utan utför sitt arbete på flera olika platser. För att behålla produktivitet överallt krävs hög ljudkvalitet även bärbart. Högtalartelefonen i våra smarttelefoner eller datorer är tyvärr allt annat än bra för detta, och därför finns behov av bärbara enheter som medarbetare själva kan ha med sig på språng och langa upp när det är dags för videokonferens, säger Ole Mygind.

UC som molntjänst

Fler och fler företag och organisationer börjar titta på att köpa UC-tjänster i molnet, istället för att hosta själva. Det ger en bättre kontroll på kostnader, man slipper ha speciell kunskap inom företaget – och man får flexibilitet att öka eller minska, eller byta leverantör allt efter att kraven från organisationen ändras.

Ole Mygind ser fler system och fler olika enheter att supporta – och antalet videokonferenssystem fortsätter att öka. Enligt en undersökning av institutet Forrester, gjord på uppdrag av Plantronics, har 78 procent av alla företag konferensrumsteknik från flera olika tillverkare, och 84 procent av företagen har fler än ett molnbaserat videokonferenssystem. Därtill kommer fler och fler BYOD-lösningar med USB-mikrofoner, högtalare och avancerade kameror som ökar i försäljning.

– Enligt samma undersökning innehåller var tredje videokonferens en BYOD-enhet. Det är en allt större utmaning för organisationer att få både dessa BYOD-system och de traditionella videokonferenssystemen att fungera i den UC-lösning som de använder på ett smidigt sätt för användarna. I studien uppgav en fjärdedel att de har problem med att ansluta sina konferensrum till videosamtalen, säger Ole Mygind.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se