Karlstads kommun börjar ta ut svängarna med Teams

Skiftet till Teams skedde för cirka 1,5 år sedan och verktyget innebar att man var rustad inför pandemin. Mari berättar att Teams gjorde det möjligt för kommunen att på ett smidigt sätt gå över till distansundervisning under covid-19-utbrottet  – trots att det var en omställning för kommunens pedagoger i gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen.

Har ett ambassadörsnätverk

– Pedagogerna fick hjälp att komma igång med distansundervisningen av it-personal tillsammans med medarbetare från flera förvaltningar som kunde verktyget. Stödet kunde kopplas in snabbt tack vare att vi har ett ambassadörsnätverk för Office 365 och Teams. Nu kan vi se att det har skett en förflyttning i kunskapen kring att använda det här digitala verktyget. Nu använder de Teams för digitala föräldramöten, för utvecklingssamtal, de har informationsmöten med rektorn – det har gett en ökad möjlighet att delta, säger Mari.

När kommunen jämför statistiken innan februari 2020 mot dagsläget så har Teams-användningen ökat med ungefär 60 procent. Det innebär att man har gått från cirka 3 000 aktiva Teams-användare i februari till ungefär 9 500 i dag. Nu har personalen gått bortom att använda Teams enbart som en portal för chatt- och mötesadministration.

– Vi kommunicerar mer och mer i Teams istället för e-post, vi samarbetar i dokument och vi använder kalendern, mötesbokningar och kanaler i Teams. När man bokar möten så är det många som har kommit på att det går att använda Whiteboard och OneNote i Teams. Förut tror jag att det knappt var någon som visste att man också kan ringa med Teams, säger hon.

Kan vara mobil på ett helt annat sätt

Mari understryker dock att kommunen är i början på resan att fullt ut nyttja Teams.

– Nu kan man ha allt samlat på ett och samma ställe. Det är något som vi ser uppskattas, och det kommer också mycket smarta initiativ från verksamheten, säger Lotta Jansson, verksamhetsutvecklare vid Karlstads kommun.

Hon konstaterar att Teams gör det möjligt att vara mobil på ett helt annat sätt. Dokument och information som lagras i molnet gör så att personal ute i fält kan använda mobilen som arbetsverktyg och fortfarande komma åt samma information som på kontoret framför en dator.

– Vi har exempelvis vaktmästare som får ärendenotiser i Teams om att en glödlampa gått sönder eller att något annat behöver lösas någonstans ute på en gymnasieskola. De går ut, löser ärendet och meddelar att det är klart, säger Lotta.

Lagrar inte känslig information i molnet

Även medarbetare som biståndsbedömare använder Teams för att kunna prata med medborgare. Karlstads kommun har tagit beslutet att inte lagra känslig information eller sekretesskyddat material i molnet, därför används Teams enbart för samtalet. De har en hybridmiljö för den här typen av dokumentation, om det inte ska sparas i ett verksamhetssystem.

– Vi har jobbat mycket med riskanalyser, dels för att trygga för våra användare, dels för att kunna ge bra rekommendationer utifrån användningsområde kring när det passar att använda Teams och när det inte passar, säger Lotta.

Första digitala kommunfullmäktigemötet

Teams används också i alla politiska möten, för nämndmöten och styrelsemöten i bolagen, kommunstyrelse samt för politikernas gruppmöten. I förra veckan genomfördes även Karlstads första digitala kommunfullmäktigemöte.

Mari konstaterar att det finns många tredjepartsapplikationer som kan bidra till att stötta arbetet i Teams. Vad kommunen väljer att använda styrs av medarbetarnas behov. Sedan finns möjligheten att skapa applikationer själv.

– Vi har tittat på det, och jag vet att bland annat vår barn- och ungdomsförvaltning är jätteduktiga på att bygga egna applikationer i Teams. Det positiva med plattformen är att du inte behöver vara en utvecklare för att göra applikationer. Det innebär att man själv kan bygga vad verksamheterna behöver, utan att man behöver ta in konsultstöd, säger Mari Stål.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se