När varje team köper egna verktyg: vem tar ansvar för SaaS-notan?

Enligt honom köps en växande andel mjukvarutjänster i dag in utanför den traditionella it-funktionen, vilket gör att kostnader och ansvar sprids ut i organisationen.

– Ur ett kostnadsperspektiv bör CFO följa upp frågan, medan varje avdelningschef måste kunna motivera varför de verktyg man använder faktiskt behövs, säger Ole Daniel Nitter.

Vill flytta ansvaret bort från it

Att strama åt processerna eller lägga allt ansvar centralt är inte tillräckligt, menar han. Tvärtom riskerar alltför hård styrning att driva inköpen utanför de ordinarie rutinerna.

– Om processerna blir för rigida hittar medarbetarna ofta andra vägar för att få tillgång till de verktyg de behöver, till exempel genom egna utlägg. Då tappar företaget kontrollen, och det skapar också compliance-risker.

Samtidigt saknar många bolag ett tillräckligt strukturerat arbete för att följa upp sina mjukvarukostnader, enligt honom.

– Ett annat vanligt misstag är att man saknar en återkommande revisionsprocess för sin SaaS-stack. Företag granskar lönekostnader noggrant, men går inte igenom sina mjukvarukostnader lika systematiskt.

Excel räcker inte när notan växer

För mindre bolag kan det fortfarande fungera att hantera överblicken manuellt, men när kostnaderna växer blir den modellen snabbt otillräcklig, menar han.

– Många sitter med ett Excel-ark och försöker hålla koll på hur många licenser de betalar för och om de används eller inte. Det blir ofta för manuellt och för osäkert. För mindre bolag kan det fungera, men när SaaS-kostnaderna blir stora räcker det sällan.

Han pekar också på att det finns en betydande besparingspotential när företag börjar gå igenom sina mjukvarukostnader mer systematiskt.

– Ju större bolaget är, desto större blir också potentialen att spara pengar. Det är svårt att sätta en exakt siffra, men det finns uppskattningar som visar att en betydande andel licenser i större organisationer inte används. För techbolag med höga mjukvarukostnader kan det handla om stora belopp om man städar upp ordentligt.

AI gör kostnadsbilden mer komplex

Utvecklingen inom AI riskerar samtidigt att göra kostnadsbilden mer svåröverskådlig. När fler tjänster prissätts utifrån användning, exempelvis tokenförbrukning, räcker det inte längre att bara hålla koll på antal licenser.

– I en AI-driven vardag blir teknik en betydligt större del av kostnadsbasen än tidigare. Då räcker det inte längre att bara veta om en licens används eller inte. Företag måste också förstå vad olika modeller kostar, hur många tokens som används och om investeringen faktiskt ger produktivitet eller bättre kvalitet.

Det förändrar också vad företag behöver följa upp, enligt Ole Daniel Nitter.

– Vi går mot en slags tokenekonomi där företag behöver kunna koppla kostnader till produkt, team eller individ. Då handlar det inte bara om vilka verktyg man har, utan om man använder rätt modell till rätt problem – eller betalar för mycket i onödan.

Börja med överblicken

Hans råd till it-chefer som vill få bättre kontroll är att börja i rätt ände: att först skapa en samlad bild av vilka verktyg organisationen faktiskt betalar för.

– Det första en it-chef måste göra är att skaffa sig en överblick. Först när du vet vilka verktyg ni faktiskt betalar för kan du börja förhandla avtal, jämföra alternativ och avgöra vad som skapar värde.