P&G räknar med mjuka vinster

Från att ha haft rollen som nordisk it-chef jobbar han nu med mobilitetsfrågor globalt inom koncernen.

Effektiva team

Procter & Gamble, med varumärken som Pampers, Vicks och Duracell, har 138 000 anställda i 80 länder.

År 2005 började man utvärdera olika tekniska alternativ för att skapa bättre samarbete inom koncernen. Centrala produktteam ansvarar för olika varumärken. För ett produktteam, exempelvis Pampers blöjor, är det a och o att ha samarbete och kommunikation med sina försäljningsorganisationer i världen.

I samma veva förvärvade Procter & Gamble Wella och slogs ihop med Gillette.

– Det krävdes också kollaborationsverktyg för att kunna integrera bolagen med dess nya medarbetare effektivt. Annars skulle integrationerna ha tagit extremt lång tid, säger Håkan Berggren.

”Bäst på kollaboration”

Procter & Gambles CIO Filippo Passerini satte upp ett skyhögt mål: Företagets medarbetare ska samarbeta mest av alla företag i världen.

En inledande åtgärd för företaget att bli världsledande på samarbete var videokonferenser. Man slängde ut befintliga system som hade låg nyttjandegrad på grund av krånglig teknik, dåligt ljud och klen skärmupplösning. P&G satsade på telepresence, som är avancerade videokonferenser via specialbyggda rum.

– Vi började med Ciscos telepresence på de kontor som hade högst resekostnader. Det var på huvudkontoret i Genève, Cincinnati samt Bryssel, säger Håkan Berggren.

Idag finns 60 telepresencerum i koncernen. Satsningen ger resultat. Nyttjandegraden är hög, i vissa fall upp till 70 procent. Vissa beslut fattas på några minuter istället för dagar och resekostnaderna har sänkts. Man har också investerat i mindre videokonferenssystem.

40 000 kör webbkonferens

En renodlad ucc-satsning är att integrera audio, webbkonferens/webbkamera och Outlook. Därigenom kan anställda via Outlook, där alla accessnummer är tillgängliga, enkelt boka och från sina bärbara datorer genomföra virtuella möten i princip när och var som helst. Antalet fysiska möten har blivit färre och det går snabbare att komma igång med möten.

– Idag använder 40 000 anställda aktivt den här integrerade plattformen. I en webbkonferens kan 20–25 personer delta. Betydligt fler kan koppla upp sig då ledningen virtuellt ska informera, säger Håkan Berggren.

En annan aspekt av kollaboration är att anställda måste vara mer tillgängliga. Därför har man satsat på mobiliteten och koncepten Onephone och Smartconnect.

– Målet med Onephone är att varje medarbetare ska ha en telefon, ett telefonnummer och en röstbrevlåda. Användaren ska enkelt kunna styra när, hur och var han eller hon vill bli nådd, säger Håkan Berggren, som projektleder detta initiativ.

Hittar alternativ

Satsningen började i Sverige 2005 med 400 mobila anknytningar i en så kallad Mex-lösning.

– Tidigare hade många anställa en kontorstelefon, en mobil i tjänsten och en mobil för privata samtal. Våra mobilkostnader gick i taket. Kolleger och kunder upplevde det som svårt att nå den person de sökte, säger Håkan Berggren.

Sedan infördes Mex i Norge, Finland, Danmark och på det europeiska huvudkontoret i Genève. Lösningar med viss Mex-funktionalitet finns i Polen och Italien.

För att fortsätta rulla ut Onephone jobbar Håkan Berggren aktivt med att hitta alternativ där Mex inte går att implementera (läs mer på techtidningen.se, ”Mobila växeltjänster ingen lätt match i Europa”).

– Ett sätt att lösa Onephone i ett land är att anlita en mobiloperatörs paketerade tjänster. En annan metod, som också ger en bra integration ur ett uc-perspektiv, är trådlös ip-telefoni på kontoren alternativt endast en softphone och en gsm-telefon utanför, säger Håkan Berggren.

Minskade roamingkostnader

Ett annat exempel på en pågående ucc-satsning är att integrera Microsoft LCS/OCS med telefonifunktioner.

– När anställda väljer att ringa från en bärbar pc:s communicator eller en dedikerad softphone så kan vi minska roamingkostnaderna, säger Håkan Berggren.

Smartconnect innebär en serie verktyg för datakommunikation (wlan, wifi, 3g och gprs).

– På alla våra större eller nya kontor finns wlan. Alla bärbara datorer är utrustade med wlan-kort. Dessutom har användarna tillgång till wlan-tjänsten Ipass, säger han.

Strikt styrning

För att lyckas med kollaboration har Procter & Gamble även varit strikta av sin uppbyggnad av gemensamma program, system och standarder. Alla bärbara datorer är av ett fåtal fabrikat och modeller. Som mobila terminaler används primärt Blackberry och man har bara ett e-postsystem, Outlook.

Även chatt, pushmail och Sharepoint används ständigt inom koncernen. Ny teknik innebär inte att medarbetare flitigt börjar använda videokonferens eller andra kollaborationsverktyg. Man har också lärt sig hur man får användarna att ta till sig tekniken:

– Vi jobbar efter liknande principer som när vi tar fram produkter till konsumenter. För varje specifik användargrupp framhåller vi vad it-stöden ger för affärsnytta, säger Håkan Berggren.

Ett konkret exempel på det är nämnda Smartconnect, som är en paketerad tjänst med utbildning och kom igång-hjälp.

Sänker lokalkostnad

På Procter & Gambles enhet Global Business Service testas och valideras först alla lösningar innan de börjar rullas ut och paketeras till medarbetarna i den globala verksamheten.

– Vi ger användarna fler verktyg för att de ska samarbete effektivare och jobba mer flexibelt än tidigare. Att satsa på kollaborationsverktyg är en kostnad. Ett sätt att hämta hem en del av kostnaden är att antalet kvadratmeter kontorsyta per anställd har minskats tack vare ökad mobilitet.

Enligt Håkan Berggren har de direkta telefonikostnaderna sänkts med 15-20 procent tack vare Onephone.

Mäter produktiviteten

Sammantaget bidrar de olika verktygen till ökad produktivitet som är svår att mäta i pengar. Enkäter hos medarbetarna pekar på positiva erfarenheter. Införandet av Onephone visar till exempel att 95 procent av användarna uppger att de det blivit enklare att nå en kollega. Varje användare uppger att de dagligen sparar närmare 20 minuter. Erfarenheten av Smartconnect visar att 84 procent av användarna har blivit mer produktiva, och att varje användare sparar 12 minuter i tid per dag.

Men vägen till resultaten har inte varit utan komplikationer. Förutom hindren för att rulla ut Mex i koncernen var det inledningsvis tekniska problem att få fungerande länkar mellan företagets telepresencerum. Det är också skillnader i affärskulturer och arbetssätt som kan vara svåra att överbrygga mellan regioner. Att endast använda en mobiltelefon som arbetsredskap är mer aktuellt i norra Europa.

– En stor utmaning är att bättre katalogisera och tillvarata all information som sprids i systemen. Det har varit svårt att få fram bra kollaborationstjänster på mobilsidan, konstaterar Håkan Berggren slutligen.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se