Reportage: Så vill AMF Fastigheter skapa Sveriges mest välkomnande kontor

För drygt ett år sedan gjorde fastighetsbolaget flytten från sitt gamla kontor på Regeringsgatan in i vad som tidigare var butikslokaler. Ytan, som delvis är lika öppen som en butik, har nu byggts om till en arbetsmiljö med fokus på variation, flexibilitet och hållbarhet.

– Vi kände att vårt gamla kontor var för otillgängligt för vår verksamhet och våra möten. Det krävdes passage genom låsta dörrar, en rulltrappa och en hiss för att komma upp från gatan. Vi ville bli en del av staden, eftersom vi jobbar med stadsutveckling. Det är viktigt för oss, och det blir allt viktigare även för många hyresgäster. Alltså att kontoret speglar både varumärke och kultur, säger Hanna Mossfeldt som är workplace strategist hos AMF Fastigheter.

Vår, sommar och höst inspirerar kontoret

AMF Fastigheter vill att kontoret ska vara något mer än bara en praktisk arbetsplats. Det ska också fungera som en katalysator för att stärka både varumärke och kultur, och i sin tur locka både medarbetare och kunder.

– Kontoret är ett viktigt verktyg i rekrytering. När man kliver in här ska man direkt känna: vilka är människorna som jobbar här, vilken kultur finns det och så vidare, säger Hanna Mossfeldt.

Som besökare blir man direkt slagen av den stora variationen som finns bland de olika ytorna. I receptionen får man en känsla av en härlig loungeyta med varm belysning. Receptionen är medvetet inspirerat av en klassisk bar där människor kan mötas och konversera.

Inne på kontoret finns det tre olika zoner som är inspirerade av de tre årstiderna vår, sommar och höst. Vintern däremot stod man medvetet över berättar Hanna.

– Vi ville skapa ett hjärnvänligt kontor där vi får rätt förutsättningar för att både prestera, minska stress och öka välmåendet, och vi mår som bäst i miljöer som påminner om naturen när den är som frodigast. Vintermiljöer, med en färgsättning likt en motorväg en slaskig och grå februaridag, triggar stress och därav adderade vi mer färg och växter, säger Mossfeldt.

“Variationen är nyckeln”

Hos AMF Fastigheter har ingen medarbetare längre ett eget skrivbord, något som är allt mer vanligt på kontor runt om i landet. I stället finns det en hög variation bland olika miljöer för personalen att välja på som tysta zoner, öppna ytor, enpersonsrum för digitala möten och enskilt arbete, kreativa mötesrum och även ett café där många gillar att arbeta.

– Då vi har väldigt varierade ytor och hög variation i färgsättning, möblering och belysning, var vi innan flytten tydliga med att alla inte kommer att älska alla rum, men att alla kommer hitta många rum de gillar. Det är variationen som är nyckeln. Vi människor mår generellt bättre av valmöjlighet och variation än av att tvingas till en viss generaliserad miljö, säger Hanna.

Som förväntat är tekniken en viktig del av kontorets planering. Alla mötesrum har modern och smart utrustning som mäter antalet deltagare, bokningar och luftkvaliteten. Fokuset ligger helt enkelt på att tekniken ska vara så smidig att man knappt märker av den.

– I vårt största mötesrum och på vår eventyta har vi implementerat en lösning med så kallad ”voice lift”. Genom takmonterade mikrofoner kan talare röra sig fritt utan myggor eller bordsmikrofoner, samtidigt som ljudet förstärks naturligt i rummet och levereras tydligt till distansdeltagare.

Standardiserad mötesutrustning

Hanna berättar att de standardiserat mötesrummen med utrustning från Cisco och Microsoft Teams Rooms, något som gör anslutningen mer enkel och konsekvent.

– Vi tog fram lathundar för alla rum inför lanseringen, men insåg snabbt att de knappt behövdes, vilket är ett tydligt tecken på att lösningen är intuitiv och användarvänlig. Dessutom använder vi Neowits plattform tillsammans med sensorerna i våra Cisco-videosystem för att automatiskt känna av när ett rum är upptaget.

Om ingen dyker upp till ett bokat rum så frigörs det efter en viss tid. Incheckningen sker automatiskt vilket enligt Hanna gör upplevelsen både smidig och naturlig för kontorets medarbetare.

– Samtidigt får vi tillförlitlig statistik över faktisk användning, vilket hjälper oss att optimera både mötesrum och skrivbordsplatser, tillägger hon.

“Tekniken ska stötta olika aktiviteter”

AMF Fastigheters eventyta används för allt från presentationer och nätverksträffar till yogapass. Därav har de prioriterat flexibiliteten.

– Tekniken ska stötta olika aktiviteter utan att begränsa möblering eller rörelsefrihet. Att inför ett event eller seminarium inte behöva komma i väldigt god tid för att ”mygga på” har också visat sig minska nervositet och stress hos talarna.

– Vi har utgått från människan och valt teknik som ligger i framkant men som samtidigt är intuitiv och enkel att använda. Vår ambition var, och är, att skapa demokratiska möten där alla får lika stor närvaro. Alla ska synas och höras tydligt, oavsett om de deltar på plats eller digitalt. Vi tror att framtidens kontor måste fungera bra både för de som är på plats och för de som inte är det. Det hybrida är här för att stanna.

Ett av de viktigaste kraven från medarbetarna inför flytten till det nya kontoret var att tekniken skulle funka smidigt.

– När tekniken fungerar tänker man inte ens på den och det är precis så det ska vara.

Tydlig skillnad i besöksstatistiken

Kontoret är också en öppen mötesplats. Här hålls seminarier, afterworks, träningspass och även samarbeten med externa aktörer, ofta kopplat till stadsrummet och kultur. Under sommaren har till och med en konstnär använt kontoret som en ateljé.

– Vi vill att vår öppna, externa yta på kontoret ska fungera lite som ett café. Man kan bestämma träff här, men också stöta på någon av en slump och inleda ett samtal som leder till nya samarbeten. Slumpmässiga möten förekom knappast på vårt förra kontor, säger Mossfeldt.

Hanna Mossfeldt säger att de har märkt en tydlig skillnad i besöksstatistiken.  På det tidigare kontoret tog man emot ungefär 80 bokade besök i veckan. Efter flytten till Mood är det som natt och dag. Idag är 80 besökare på en förmiddag snarare regel än undantag.

En stor anledning till ökningen är sannolikt att det nya kontoret är mer lättillgängligt, men också att AMF Fastigheter hade som mål att skapa Sveriges mest välkomnande kontor.

Det mänskliga mötet spelar en avgörande roll

En stark faktor som var katalysatorn till den diskussionen många arbetsplatser idag har gällande det hybrida kontorets vara eller icke-vara var pandemin. Då blev hemarbetet en norm för många i Sverige. Något som fortfarande måste tas i beaktning av många företag.

– Hemmet är kontorets största konkurrent för där kan man lösa livspusslet på ett annat sätt.  Hämta barn, gå ut med hunden eller köra en tvättmaskin, vardagssysslor helt enkelt. Vi som fastighetsägare jobbar mycket med att sådant som också löser livspusslet finns på våra platser: möjlighet till träning, bra luncher, sociala ytor och framför allt en välkomnande känsla – i och mellan husen.

Enligt Hanna Mossfeldt spelar just det mänskliga mötet en avgörande roll här.

– Vi mår bra av mänsklig kontakt. När du gjort ansträngningen att ta dig till kontoret vill du mötas av en människa och om den människan dessutom säger ”Välkommen, den du ska ha möte med kommer snart så slå dig ner, vill du ha kaffe?” så leder det till både tydlighet, trygghet och trivsel. Om vi bara möts av en datorskärm för incheckning försvinner en viktig del av upplevelsen.

“Handlar om att skapa miljöer där människor vill vara”

För AMF Fastigheter är kontoret mer än bara en arbetsplats, det är även ett sorts laboratorium. Med hjälp av sensorer och användarundersökningar analyseras hela tiden vilka miljöer som fungerar bäst och varför.

– Vi labbar hela tiden. Om ett visst skrivbord är väldigt populärt vill vi förstå varför. Är det placeringen, utrustningen eller ljuset? Om ett mötesrum är extra populärt, beror det då på möbleringen, designen av rummet eller tekniken? Genom att analysera detta kan vi lära oss mer. Det är en kunskap vi också kan föra vidare till våra hyresgäster.

Hon tillägger.

– I slutändan handlar allt om att skapa miljöer där människor vill vara. Om medarbetarna mår bra, blir de också mer kreativa, produktiva och tenderar att stanna längre inom bolaget, säger hon.