Så valde Sida sitt nya samarbetsnav – därför blev det inte Microsoft 365

– Det handlade om att modernisera arbetssätten, både internt och i samarbetet med våra partners runt om i världen. Vi är ju en global myndighet, med medarbetare både i Sverige och på ambassader i många olika länder, säger Niclas Cronsioe till Techtidningen.

Planen var från början att införa Microsoft 365, men pandemin och Skatteverkets beslut att bromsa sin utrullning fick stora konsekvenser i hela statsförvaltningen.

Många myndigheter tvekade, pausade eller började leta efter alternativa lösningar. På Sida användes därför flera olika samarbetsverktyg parallellt, ofta på initiativ från verksamheten snarare än genom centrala beslut.

– Det var ganska fragmenterat. Verktyg användes olika beroende på sammanhang, och inget var riktigt sanktionerat brett. Samtidigt var informationsklassning och säkerhet alltid vägledande för oss, säger Niclas.

“Ökade känslan av att vi behövde agera snabbt”

I det myndighetsgemensamma nätverket Esam blev det tydligt att många stod inför samma problem: behovet av digitala whiteboards, kanban-tavlor, chatt och samarbetsytor – funktioner som i praktiken redan fanns i Microsofts ekosystem, men som nu inte gick att använda fullt ut.

Sida började därför titta på alternativa plattformar och införde bland annat Collaboard för digital whiteboard som ett första steg.

Parallellt användes Kanban-verktyget Trello i delar av organisationen. När uppgifter om ett säkerhetsintrång i Trello blev kända sammanföll det med Sidas egna planer på att införa en mer kontrollerad samarbetsplattform.

– Breachen ökade känslan av att vi behövde agera snabbt. För att kunna skala användningen och samtidigt ha kontroll över miljön behövde vi en plattform som vi själva rådde över, säger Niclas.

Valet föll på Mattermost, levererat som en SaaS-tjänst av Redpill Linpro, som Sida redan kände till via samarbetet inom Esam. Upphandlingen genomfördes formellt, men referenserna och leverantörens erfarenhet av offentlig sektor vägde tungt.

Började använda plattformen på avancerade sätt

Implementeringen behövde gå snabbt och på omkring tre månader var plattformen i drift. En bidragande orsak var det organisatoriska tryck som fanns vid tillfället: ny generaldirektör, ny regering och en ny politisk inriktning för svenskt bistånd som krävde tätare samarbete internt.

– Jag trodde att vi skulle behöva köra en ganska traditionell utbildningsrunda. Men verksamheten tog till sig verktyget otroligt snabbt. Vi gick direkt från mindre planeringstavlor till att lägga in i stort sett hela verksamhetsplaneringen i Mattermost, säger Niclas.

Även medarbetare utan teknisk bakgrund började använda plattformen på avancerade sätt, vilket överraskade it-organisationen positivt. För Sida blev Mattermost inte bara ett ersättningsverktyg, utan ett nytt nav för samarbete.

Att myndigheten arbetar globalt påverkade valet i hög grad. Säkerhet, driftplats och kontroll över data var avgörande faktorer.

– Vi verkar i kontexter som ibland är känsliga och potentiellt riskfyllda. Därför måste vi vara extra vaksamma kring vilken information vi delar och vilken åtkomst vi ger, säger Niclas.

“Nöjda med det vi har i dag”

Samtidigt finns juridiska utmaningar, inte minst kring arkivlagstiftning och ansvarsfördelning när Sida samarbetar med andra myndigheter och ambassader utomlands. Här blev plattformen också ett sätt att centralt styra arbetssätt och minska gränsdragningsproblem.

Framåt följer Sida utvecklingen kring Microsoft 365, nu när flera myndigheter återigen öppnar för molntjänster. Men något snabbt vägval är inte aktuellt.

– Vi är nöjda med det vi har i dag. Det fungerar, och vi har inga konkreta planer på att gå tillbaka till Teams i bred skala, säger Niclas.

Han lyfter även interoperabilitet som en nyckelfråga på sikt – möjligheten att kommunicera mellan olika plattformar via öppna standarder.

– I slutändan borde det inte spela någon roll vilket verktyg man använder. Det viktiga är att man kan samarbeta säkert och leverantörsoberoende. Där tror jag framtiden ligger.

För Sida handlar plattformsvalen allt mindre om teknik och allt mer om strategiska och politiska överväganden.

– Ju bättre de här europeiska och öppna alternativen blir, desto mer främjar de både vår egen handlingsfrihet och samarbetet mellan myndigheter, säger Niclas.