Inga produkter i varukorgen.
Så grejar du kravställningen
Att ställa rätt krav är A och O för att få ut det man tänkt sig av en upphandling. Men hur gör man egentligen? Vi ger dig tänkvärda tips och lotsar dig förbi de vanligaste fallgroparna.
[ARTIKEL FRÅN TELEKOM IDAG NUMMER 4/2012] Om du känner dig frestad att återanvända gamla underlag som funkat fint förut så tänk om. Både leverantörernas utbud och era egna behov förändras hela tiden. Här gäller det att hålla sig à jour.
– Det är viktigt att förankra sina krav i hur situationen ser ut just nu. Själva poängen med de lösningar ni köper är trots allt att de ska fungera i er befintliga miljö och stödja era verksamhets- och affärsprocesser, säger Bertil Nordlund, upphandlingskonsult och vd på Knowit Business Consulting.
Funktion framför teknik
För att kunna göra det måste vi backa bandet en smula och svara på några centrala frågor. Vilka är era behov? Vad vill ditt företag uppnå med upphandlingen? Ska lösningen ni köper hjälpa er jobba som ni gör idag eller på nya sätt? Vari finns egentligen nyttan?
Med svaren klara för dig blir det lättare att avgränsa upphandlingen, ringa in vilken marknad ni ska ge er ut på och analysera vilka alternativ som finns att tillgå. Därmed inte sagt att ni på förhand ska bestämma er för en specifik lösning. Tvärtom.
– En vanlig miss är att sätta tekniken i första rummet och ställa krav som egentligen bara uppfylls av en enda aktör. Det kan bli en dyrköpt besvikelse. Försök istället kravställa efter funktion, tipsar Magnus Petzäll, cio på Göteborgs stad (numer samordnare på SKL, Sveriges kommuner och landsting).
Ställ rätt frågor
Genom att så långt det är möjligt fokusera på vad ni vill uppnå istället för hur öppnar du upp för fler anbud som ni annars kanske skulle ha missat. Dessutom minskar risken för att du krampaktigt låser fast er vid den leverantör och/eller lösning ni redan har när något annat potentiellt passar er bättre.
Ingen regel är förstås utan undantag. Sitter ditt företag på stora mängder komplex data kan det vara läge att frångå vad-regeln och kravställa hur denna data enkelt ska kunna exporteras i händelse av att ni vill byta leverantör.
– Kravställning är skitsvårt. Men det blir lättare om du tänker på det hela som en behovskedja. Anta att kommunens medborgare vill ha bättre service, vad behöver ni då göra för att tillgodose deras önskemål? Svaret kan i sin tur översättas till krav på it, vars uppgift sedan är att hitta rätt typ av stöd hos leverantörerna, förklarar Magnus Petzäll.
Se upp för viskningsleken
Nästa utmaning är att hitta en rimlig nivå på kraven. Lägger du dig för lågt är risken stor att lösningen inte motsvarar det som verksamheten behöver. Siktar du för högt kostar det mer för leverantörerna att uppfylla kraven och lösningen blir dyrare för er.
– En bra tumregel är ni ska betala så lite som möjligt för så få prisparametrar som möjligt, anser Bertil Nordlund.
Det är också viktigt att vara tydlig så att leverantörerna förstår vad ditt företag är ute efter, vilka förändringar ni är beredda att göra och vilka resurser ni har för att stödja projektet. Japp, ni måste också chippa in för det är aldrig så att ena parten sköter allt. Se därför till att föra en ordentlig dialog med leverantören innan ni tecknar avtal.
– Det går inte att bara ta ett anbud och tro ”de verkar ha fattat”. De har tolkat er kravspecifikation och gjort ett anbud utifrån den tolkningen som ni sedan bildar er en uppfattning om. I värsta fall kan dessa två tolkningsdelar sluta i missförstånd
Fakta
TÄNK I TEAM
Att ställa rätt krav blir lättare om ni samlar er kompetens.
* PROJEKTLEDARE gärna från it, som kan lappa mot processtöd i verksamheten.
* RESURSER från it och drift som kan ta emot lösningen.
* UPPHANDLINGSKOMPETENS som kan inköp, underlag och förhandling.
* JURIDISK EXPERTIS med koll på avtal och risker.
* PROJEKTKONTOR som visar upp business case och förankrar projektplanen.
Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se
