Säker lina i stark tillväxt

Årsomsättningen har vuxit med mellan 25–35 procent och och antalet anställda har gått från 0 till strax över dagens 100 med kontor i Norge, Danmark, Tyskland, England och Kina. Den snabba tillväxten är en av de främsta anledningarna till att Safeline i höstas gick ut i ny telefoniupphandling.

– Vi hade inte speciellt många anknytningar när det förra avtalet slöts 2010 och funktionerna i växeln räckte då. Men den fungerade inte som den skulle, ibland gick det inte ens att komma fram vilket så klart gjorde att kunderna ibland frågade om vi hade gått i konkurs, berättar Camilla Fröberg, informationschef på Safeline med ansvar för telefonin.

Hennes oro för telefonin späddes dessutom på när den dåvarande leverantören inte kunde fixa problemet och när bindningstiden gått ut ansåg man sig ha kommit till vägs ände.

Ny partner

Letandet efter en ny leverantör sattes igång i oktober och i dagsläget är man redan till 98 procent klar med implementationen av den nya plattformen. Och det är så Safeline tycker om att göra.

– Det var ett krav från våran sida. Vi vill lösa problem så snabbt som möjligt, menar Camilla Fröberg.

Det man letade efter var främst en växel som kunde hantera ett växande företag, med enkel administration, möjlighet att bygga ut och anpassas samt hänvisning, närvaro och menyval. Eftersom bolaget hade haft en mobil växel i Sverige utan några uc-funktioner letade man efter en plattform med bättre samarbetsmöjligheter.

Safeline gick ut till en handfull leverantörer, alla svarade men de flesta föreslog analoga växlar. I en första vända tittade de inte på priset utan skalade bort alla förslag som inte svarade upp till kravspecifikationen.

– Priset var inte avgörande. Swyx, som vi valde var faktiskt lite dyrare men vi får så pass mycket mer affärsnyttiga funktioner som kommer hjälpa oss att valet föll på dem.

Användarvänligt

Växeln levereras som tjänst av Teleoffice och implementationen startades redan den 16 december. Camilla Fröberg höll själv utbildningen för användarna som anpassades lite beroende på rollerna.

– Alla är överens om att det är väldigt enkelt att använda. Nu hänvisar alla, vi har koll på vad kollegorna gör och det går även att se när deras nästa planerade möte börjar med Exchange-integrationen. Tidigare var det knappkombinationer för att logga in och ut på ringslingor och hänvisa, det uppfattades som krångligt och gjorde i sin tur att ingen använde funktionen.

Nu är man också bättre förberedd för den globala expansionen. Företaget har flera kontor och dotterbolag i Europa och ett i Asien. Alla har där haft en egen växel och operatörsavtal. Målet är att alla innan 2015 års slut ska in i uc-lösningen.

– Samtalskostnaderna kommer sjunka rejält nu när vi ringer mellan kontoren. Dessutom har vi sagt upp vårt videokonferenssystem där vi har veckoavstämningar med utlandskontoren, de sker nu via Swyxen. Så vi tror att investeringen kommer betala sig rätt snabbt, resonerar Camilla Fröberg.

Valbara flikar

Med den nya uc-lösnigen har företaget också fått möjlighet att integrera helt andra webbbaserade program samt övriga it-systen. I vyn för klienten har de till exempel gjort en egen flik för Hitta.se som gör att användarna i realtid kan se vem det är som ringer. Det går också att, utan att behöva byta fönster till webbläsaren, direkt slå upp nummer i fliken.

Just nu arbetar Safeline aktivt med att lägga upp en ny flik för att göra en koppling till ärendehanteringssystemet som används av supportgruppen på Safeline.

– Då slipper de byta program vilket kommer ge en stor tidsbesparing. Det var också väldigt få anpassningar som behövs göras då ärendehanterinssystemet är egenutvecklat och endast kräver att vi gör en del anpassningar rent layoutmässigt för att det ska passa i gränssnittet.

Flera kopplingar

Men Camilla Fröberg har större planer än så. Swyx har själva tagit fram en mellanvara vid namn Swyxplus. Den kopplar ihop och agerar brygga mellan klienten och företagets andra databaser. På så vis blir datan sökbar i uc-klienten, det kan till exempel röra sig om crm-system. I Swyx infogas ett enkelt sökfält som letar i alla inkopplade databaser.

– Här finns stor potential. Vi tittar bland annat på att koppla samman vårt mps, material och produktionsstyrning-system, vilket skulle göra all information om vår tillverkning sökbar. På så sätt kan vi snabbt svara på lagerstatus eller hur lång tillverkningstid en produkt ha utan att ens starta upp mps-systemet separat, berättar Camilla Fröberg engagerat.

– Men vi börjar i lite mindre skala med vårt ärendehanteringssystem och tar det vidare därifrån, men att slippa hoppa mellan olika program och fönster tror jag är en stor effektivitetshöjare.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se