8-stegsraket för automation: Så går Tele2 från idé till mätbar nytta

Utifrån Tele2:s arbetssätt går modellen att sammanfatta i åtta steg – från ledningsförankring och processgranskning till driftsättning och uppföljning.

Principen är enkel: värde måste bevisas, inte antas.

– När vi tittar på en automatiseringsmöjlighet frågar vi först varför processen finns, säger Girish Pai.

Steg 1: Sätt agendan på ledningsnivå

Innan en process kartläggs samlas divisionernas ledningsgrupper för en gemensam workshop. Syftet är att skapa en gemensam bild av vad automatisering kan användas till, vilka delar av verksamheten som ska granskas först och hur nyttan ska bedömas.

Utan ledningens mandat riskerar automatiseringsinitiativ att fastna i enskilda team utan tydlig koppling till affärsmålen. Tele2 bygger därför strukturen uppifrån, för att säkerställa att rätt frågor ställs på rätt nivå.

Steg 2: Utbilda divisionerna

Nästa steg är att ge divisionerna en gemensam förståelse för intelligent automatisering. I workshoppar går Tele2 igenom vad automatisering är, hur den kan användas och vilka typer av processer som är lämpliga kandidater.

Enligt Girish Pai låter Tele2 också varje division bygga upp ett internt expertteam med ansvar för att driva identifieringsarbetet vidare.

Nyckelinsikten är att de som bäst förstår om en process kan automatiseras sällan sitter centralt i it-organisationen. De finns oftast i verksamheten, nära de manuella momenten och flaskhalsarna.

Steg 3: Kartlägg kandidater – men utmana dem först

I det Tele2 kallar förkartläggning samlas listor över manuella och repetitiva processer. Men innan något utvärderas tekniskt ställs två grundfrågor:

Varför görs det här? Finns det ett bättre sätt att göra det?

Girish Pai varnar för att många organisationer går direkt till frågan om hur en process kan automatiseras, utan att först fråga om den borde automatiseras.

– Börja med att utmana affärsprocessen. Om svaret är att det här fortfarande är det bästa sättet att göra arbetet på, då kan man automatisera, säger han.

I flera fall väljer Tele2 enligt honom att bygga om en affärsprocess från grunden i stället för att automatisera en ineffektiv kedja.

Det som återstår efter granskningen utvärderas med en enkel tids- och volymmodell: Hur lång tid tar processen, hur ofta utförs den och hur många i organisationen gör samma sak?

Steg 4: Prioritera rätt användningsfall

När kandidaterna har kartlagts väljs ett antal ut för djupare analys. Urvalet styrs bland annat av volym, tidsåtgång och återanvändbarhet.

Processer som förekommer i flera delar av organisationen prioriteras högre, eftersom en lösning då kan få effekt på bred front. En automatisering som sparar lite tid i ett enskilt team kan bli betydligt mer intressant om samma arbetsmoment finns i flera divisioner.

På så sätt försöker Tele2 undvika att bygga punktlösningar som bara löser lokala problem.

Steg 5: Bygg affärskalkyl

Varje automatiseringskandidat som går vidare kräver en affärskalkyl. Enligt Girish Pai lyfts besluten till gruppledningsnivå innan utvecklingen startar.

Det är ett medvetet tröskelkrav. Investeringen ska inte bara vara tekniskt möjlig, utan också motiverad av förväntad verksamhetsnytta.

Affärskalkylen innehåller inte bara uppskattade tidsbesparingar. Tele2 försöker också räkna på det Girish Pai beskriver som isbergets dolda del: kostnadsundvikande, kvalitetsförbättringar, kortare ledtider, bättre användarupplevelse, hållbarhetseffekter, kompetensutveckling och faktisk användning av lösningen.

Effektivitet och produktivitet är alltså bara en del av kalkylen.

– Många organisationer fokuserar på effektivitet och produktivitet. Det är fullt rimligt. Men vi mäter också det som ligger under ytan, säger Girish Pai.

Steg 6: Utveckla automatiseringen

När affärskalkylen är godkänd byggs automatiseringen. Tele2 beskriver sig som verktygsagnostiskt: valet av teknik ska styras av problemet, inte av en förutbestämd plattform.

I praktiken arbetar bolaget med flera nivåer av automatisering.

Autonom automatisering används för strukturerade processer med höga volymer. Där kan så kallade digitala arbetare utföra återkommande moment utan mänsklig inblandning.

Assisterad automatisering används när medarbetare fortfarande finns kvar i flödet, men får stöd av självservicelösningar eller automatiserade arbetsmoment.

Teknisk automatisering används för mer systemnära lösningar, till exempel kod, skript eller integrationer.

Tele2 arbetar också med agentbaserad AI som kopplas ihop med befintliga RPA-robotar. Tanken är att AI-agenten ska stå för den kognitiva delen, som tolkning och bedömning, medan RPA-roboten utför de mer strukturerade momenten.

Steg 7: Driftsätt – men se det inte som slutpunkten

När automatiseringen är byggd driftsätts den i verksamheten.

I många projekt blir det här den naturliga slutpunkten. För Tele2 är det snarare starten på nästa fas. Först när lösningen används går det att se om affärskalkylen håller i praktiken.

Det gör införandet till en mätpunkt, inte ett avslut. Om lösningen inte används, inte ger den effekt som väntades eller skapar nya flaskhalsar behöver det fångas upp.

Steg 8: Mät och följ upp effekten

Sex månader efter driftsättning går Tele2:s automatiseringsteam tillbaka till affärskalkylen och jämför prognosen med det faktiska utfallet.

Då granskas vad som fungerar, vad som inte gör det och vilka lärdomar som ska tas vidare till nästa projekt.

– Vi går alltid tillbaka och mäter om vi fick det vi trodde. Ibland stämmer det inte, ibland får vi mer, säger Girish Pai.

Den uppföljningen är central. Utan mätning riskerar affärskalkylen att bli ett säljdokument. Med mätning blir den ett verktyg för lärande och prioritering.

Parallellspåret: idéer underifrån

Åttastegsmodellen beskriver Tele2:s arbete uppifrån. Men bolaget driver också ett parallellt arbete underifrån för att fånga idéer som ledningen inte nödvändigtvis ser.

Medarbetare kan registrera automatiseringsförslag i ett internt verktyg som Tele2 kallar Idea Box. Där kan de beskriva manuella moment i det egna teamet eller arbetsuppgifter som förekommer på flera håll i organisationen.

Idéerna utvärderas av automatiseringsteamet. Lovande förslag kan kopplas till teknisk träning, så att medarbetare själva får möjlighet att gå vidare med lösningen.

Enligt Girish Pai är målet att demokratisera automatiseringen. Verksamhetsexperter ska inte bara rapportera problem till it, utan också kunna bidra till att bygga lösningar.

Fler än 300 möjligheter i idéportföljen

Hittills har Tele2 enligt Girish Pai utbildat fler än 2 000 medarbetare i automatisering. Bolaget har automatiserat fler än 20 komplexa processer och identifierat fler än 300 automatiseringsmöjligheter i organisationen.

Girish Pai betonar att flera automatiseringar tas fram av små team där medarbetarna inte har traditionell teknisk bakgrund.

För it-chefer och systemägare är Tele2:s modell framför allt en påminnelse om att automatisering behöver styras som verksamhetsutveckling, inte som ett isolerat teknikprojekt.