7 tips för effektiv digitalisering: ”Slopa pilotprojekt och flytta ner it-avdelningen i källaren”

Som exempel tar han upp ett pilotprojekt i Sundsvall som kommit fram till att fallsensorer minskat fallskador med 78 procent på ett äldreboende.

– En minskning av fallskor på bara 50 procent skulle nationellt innebära en besparing på 11 miljarder varje år.

Men hur gör man ifall man vill snabba på i den egna digitaliseringen? Här kommer sju tips för en snabbare digitalisering.

1. Slopa pilotprojekten

Medan pilotprojekt för utvecklingen framåt är det dumt att uppfinna hjulet om och om igen menar Johan Magnusson.

– Projekten kostar mycket och alla gör samma pilotprojekt, ingen lär sig av varandra. Ta exemplet med fallsensorer. I stället för att kolla på Sundsvalls pilotprojekt och ta initiativet ska varje kommun göra ett eget pilotprojekt först.

I stället rekommenderar Johan Magnusson att organisationer ska uppmärksamma vad som redan gjorts, ta inspiration – och inte göra samma jobb igen.

2. Skapa en gemensam definition – vad innebär digitalisering?

Enligt Magnusson är en digitalisering inte att föra över analoga processer och rutiner till ett digitalt format utan att helt förändra verksamheten i grunden. Därför behöver alla i en organisationen vara överens om vad digitaliseringen egentligen kommer innebära för dem.

3. ”Lägsta kommunalskatten” eller ”bäst äldreomsorg” – välj en riktning

Bestäm ett mål och en deadline för när målen ska uppnås, gör sedan en resursallokering och plan över vart ska ni vara om två, tre eller fyra år och så vidare.

– Digitalisering kan användas för att göra invånarna så självständiga som möjligt, ha Sveriges lägsta kommunalskatt eller bäst äldreomsorg. Välj en riktning och se över vilka insatser som kan göras för att nå dit, säger Johan Magnusson.

4. Flytta ner it-avdelningen i källaren

It-avdelningen är viktig men ska se till att den digitala infrastrukturen fungerar bra – inget annat, enligt Magnusson.

– När det kommer till digitalisering kan it-avdelningen flyttas ner i källaren. En digitalisering måste ske i själva verksamheten, inte på en it-avdelning. Att byta it-system är till exempel inte digitalisering, det är en it-kostnad. Digitalisering handlar om att förbättra verksamheten med digitala verktyg.

5. Sluta med begreppet e-tjänster

Johan Magnusson vill att du slutar kalla digitala tjänster för e-tjänster.

– Varför kallar vi dem inte bara för tjänster? Det är också ett tecken på att många fortfarande ser digitalisering som en online-spegel för de analoga systemen.

Han tycker också att offentliga sektorn borde lägga mer krut på sina digitala tjänster. I Sverige finns till exempel ännu ingen kommun som har alla digitala tjänster på samma ställe.

– Det är rätt sjukt. Tänk om bankerna haft samma utveckling? Om du vill göra ett kontoutdrag får du först hitta och logga in på den avdelningen, om du vill ändra i autogiro samma sak. Det blir ineffektivt.

6. Plocka lågt hängande äpplen och gör en alternativkostnadsanalys

Exempel på lågt hängande frukt, alltså förhållandevis billiga och enkla åtgärder, skulle kunna vara att automatisera parkeringstillstånd eller att införa nattlarm på äldreboenden.

– Gör sedan en analys, vad skulle vi spara om vi införde det här? Vad behöver vi göra för att få verklighet av idén?

7. Styr din utveckling

Här är ledordet medvetenhet. Följ upp den digitala mognaden i organisationen och se över den digitala infrastrukturen.

– Professionalisera din utveckling så att du medvetet kan styra den. Majoriteten av offentlig verksamhet styr fortfarande inte sin utveckling, det bara sker.