Framgångsreceptet – så blev Kungsbacka årets digitaliseringskommun

– Vi har jobbat mycket med att skapa en förståelse, ägarskap och kompetens ute i våra verksamheter så att digitalisering inte förblir en fråga enbart för digitaliserings- och it-avdelningen. Vi behöver modiga ledare som kan driva förändring. Därför har vi jobbat med ledarskap och medarbetarskap som främjar utveckling, säger hon.

Digitaliseringen kräver ökade kunskaper, därför utbildas medarbetarna. Kommunen låter därför kultur och struktur gå hand i hand och bygger in digitaliseringen i den ordinarie styrningen. Bland annat genom portföljstyrning som kopplas till verksamhetsplanerna.

När digitaliseringen ökar förändras också medarbetarnas arbete – och förhoppningen är att det blir till det bättre. Det här är inget unikt för Kungsbacka, utan är en utveckling som sker i många organisationer. Iwona Carlsson berättar att de digitala frågorna länge låg på bordet hos digitaliserings- och it-avdelningen. Successivt har de sedan skjutits in mer och mer i kärnverksamheterna och i den ordinarie verksamhetsutvecklingen. Sedermera tillsattes en digitaliseringsavdelning och slutligen blir digitalisering en del av den ordinarie verksamhetsutvecklingen. Många personer i olika roller måste förstå vad det innebär för dem, och resten av organisationen.

– Det gäller allt från chefer till medarbetare som möter invånare i sitt dagliga arbete. Det var någon klok person som en gång sade att digitalisering tar sig in som vatten, överallt, säger Iwona Carlsson.

Den andra delen, invånare, är mer specifik för en organisation i offentlig sektor. Anledningen till att kommunen finns till är i grund och botten för att Kungsbacka ska vara en bra plats att bo. Inom ramen för det har flertalet projekt genomförts – både med beprövad och ny teknik.

En tjänst som arbetades fram, men sedan pausades på grund av dess komplexitet, skulle förenkla bygglovsärenden. Med hjälp av artificiell intelligens var tanken att ritningar som lämnades in till kommunen automatiskt skulle genomsökas på eventuella felaktigheter eller brister som gjorde att handlingen var tvungen att kompletteras.

– Alla lämnar inte in korrekta ritningar. Det kan exempelvis handla om att vissa mått inte finns där de ska. Ihop med leverantör byggde vi en AI-lösning som skulle kunna läsa av ritningarna och tidigt signalera för invånaren om något saknades, säger Iwona Carlsson och fortsätter:

– Vi fick tyvärr lov att lägga den lösningen åt sidan eftersom det i dagsläget inte finns någon nationell standard för hur man får lämna in bygglovsritningar. Man kan till och med skissa ritningen på en servett, fota och skicka in den.

En annan automatiserad lösning som Kungsbacka just nu testar handlar om att effektivisera utlämningen av sekretessbelagda dokument. AI ska kunna läsa av vad i ett dokument som bör maskas innan utlämning sker.

Att bedriva digitalisering i en organisation som till syvende och sist styrs av demokratiskt valda förtroendemän är inte alltid en dans på rosor. I Kungsbacka har de emellertid turen med sig såtillvida att de får den uppbackning som krävs. Genom att politiken tydligt och aktivt har stöttat digitaliseringsresan har framgångarna blivit möjliga.

Det har givetvis också funnits en del utmaningar. En del av dem har handlat om att utbilda personalen. Alla som omfattas av förändringarna arbetar trots allt inte på digitaliserings- eller it-avdelningen.

– Vi har jobbat med att bygga in det i arbetssättet och att vara ihärdiga över tid. Det kan exempelvis handla om att vi behöver upphandla verksamhetssystem på ett visst sätt. Då räcker det inte med att några få vet hur man gör utan vi måste bredda kunskapen, säger Iwona Carlsson och fortsätter:

– Fler funktioner i verksamheten ska kunna göra sådant på ett korrekt sätt. På så sätt blir det säkert, samtidigt som det skapar nytta för pengarna som vi satsar på vår digitala systempark.

Framöver planeras ytterligare insatser för att resan ska fortsätta framåt. Föga förvånande har AI ett finger med i spelet.

Det av AI Sweden koordinerade samarbetet mellan organisationer inom offentlig sektor som kallas Svea, ska rullas ut till samtliga anställda inom en snar framtid. Svea är en AI-assistent som ska underlätta ett nationellt samarbete kring AI för texthantering och möjliggöra gemensamma lösningar i offentlig sektor. Det, tillsammans med projektet Datadriven Kommun, är de stora satsningarna på kort sikt. 2030 ska Kungsbacka vara en datadriven kommun och projektet med samma namn är en kraftsamling för att skapa rätt förutsättningar att nå dit.

– Inom projektet gömmer sig flera olika delprojekt. Det handlar exempelvis om hur vi ska använda geodata på ett bättre sätt, hur vi jobbar med öppna data och prediktiv analys, säger Iwona Carlsson.

Vad är nästa steg?

– Vi behöver arbeta mer proaktivt i framtiden, nyttja AI i större omfattning samt fatta välgrundade beslut. Därför satsar vi nu stort på att både bygga upp strukturer för datahantering och en kultur som främjar nyttjande av data, säger Iwona Carlsson.