Han tog fram egen AI-lösning för att hitta fel i fakturor: ”Har betalat för mycket till vissa leverantörer”

– Vi på Kommunikations- och it-avdelningen har Office365, Adobe-licenser och så vidare. De fakturorna kan bli hur långa som helst, och om du har en faktura som är 200 rader lång kan det vara svårt att gå igenom den manuellt och verkligen säkerställa att allting stämmer. Därför kändes det som ett lämpligt usecase, förklarar Sollentunahems it- och digitaliseringsansvarig Mohamed Messaoud.

Helst skulle han vilja köpa lösningen som en färdig tjänst, men det visade sig lättare sagt än gjort.

– Jag har varit i kontakt med hur många leverantörer som helst för att hitta en lösning. Flera har sagt att de har en, men det har i sådana fall varit lösningar som krävt att vi skulle behövt byta ut hela vårt ekonomisystem och det har vi inte varit intresserade av.

Det ledde till att den it- och digitaliseringsansvarige tog saken i egna händer och byggde en egen lösning.

– Jag började smått, och använde ett system för att ta bilder på fakturor och avtal utan att personuppgifter och sådana saker syntes för att sedan strukturera dem i en fil. Sen byggde jag ett script med hjälp av ChatGPT, så fick jag en lösning som kan läsa både avtal och fakturor för att sedan identifiera eventuella skillnader.

– Nu har jag börjat med lite större fakturor. Vi har hittat tillfällen där vi har betalat för mycket till vissa leverantörer och då är vi måna om att rätta till det.

Hur reagerar leverantörerna när du hör av dig om felaktigheter?

– I ett fall handlade det om att en leverantör använde en annan indextabell än vad som var avtalat. Men då kunde jag ju gå tillbaka till systemet, kontrollera igen och med hjälp av modellen visa exakt var de hade gjort fel och då gav de med sig.

Upplever du att leverantörerna gör fel medvetet?

– Nej, av de fel jag hittat så är jag 99 procent säker på att det bara handlar om mänskliga misstag. Oftast handlar det om ett kommatecken som hamnat fel och sådana saker som jag tror är svårt att sätta i system att göra medvetet.

Trodde du att du skulle kunna hitta så mycket avvikelser som du har gjort?

– Både ja och nej. Det första jag gör när jag börjar på ett nytt jobb är att följa pengarna. Jag letar efter tjänster vi betalar för men inte använder och ofta har jag hittat en del. Därför var jag ganska säker på att jag skulle kunna hitta en del avvikelser.

Sollentunahem har drygt 80 anställda, och behandlar drygt 20 000 fakturor om året.

– Den mängden är svår att hantera manuellt och då är vi ändå ett ganska litet bolag, jämfört med många andra kommunala bolag. I bolag som har fler anställda kan du räkna med att de har fem till sex gånger fler fakturor än oss.

– En anledning till att det här blir ett problem i många organisationer är att det är en ganska liten andel av de anställda som har budgetansvar och det blir därför snabbt en övermäktig uppgift för dem att manuellt hitta alla fel.

Entreprenören Jens Nylander har med sin databas fylld av miljontals offentliga inköp på många sätt blivit ansiktet utåt för att att använda AI-verktyg för att granska vad skattepengar går till. Mohamed Messaoud är en flitig besökare på hans sajt.

– Jag använder den för att titta på vad andra bolag av vår storlek betalar till sina leverantörer och säkerställer att vi inte betalar för mycket för någonting.

Mohamed Messaoud tror att det kommer gå fort för AI-verktyg som Nylanders och hans eget att få fäste. Särskilt i kommunsektorn.

– Potentialen är enorm. Jag är säker på att vi inom ett till två år helt kommer få bort avvikelserna och det kommer spara otroligt mycket skattepengar. Många skulle ha stor användning för den här typen av tjänster, istället för att försöka själva hitta fel i Excel. Vi människor gör fel, det gör inte AI på samma sätt. Du hittar verkligen den exakta raden där avvikelsen är och får ett meddelande direkt som säger ”det här är fel”.

Även om Mohamed Messaoud är nöjd med det egna verktyget skulle han helst köpa lösningen som en tjänst.

– Jag är ingen utvecklare och det skulle vara bättre med en färdigpaketerad tjänst med support som kan vidareutvecklas, men jag är rätt övertygad om att det kommer komma snart om det inte redan finns just eftersom det är så användbart.

Ett annat ben i AI-strategin är den nya chattboten som ska hjälpa hyresgästernas att snabbare få svar på sina spörsmål

– Jag har varit med och avvecklat en chattbot på en tidigare arbetsplats. Den fungerade mer som en faq, du kunde skriva ”Hej” och chatbotten svarade ”Jag förstår inte vad du säger” men sedan ChatGPT lanserades har botarna blivit otroligt mycket bättre.

Sollentunahems nya chattbotslösning kommer från Ebbot och ska lanseras 3 februari.

– Nu håller vi bara på med att finjustera lite små detaljer. Tanken är att vi ska släppa den i en första version och sedan efter en månad eller så koppla på liveagenter. Det vill säga att våra kontaktcentermedarbetare ska kunna svara på frågor som botten inte svarar på.

– Men vi har gjort lite omvärldsbevakning av bolag i vår storlek, och det verkar inte handla om mer än två till tre frågor i veckan.

Så småningom är tanken att botten ska få en hel del integrationer.

– Vi vill exempelvis koppla på bankid så att hyresgästerna kan identifiera sig och känna sig säkra när de ställer frågor om fakturor. Vi ska utveckla chattboten steg för steg. Samtidigt kommer vissa fortfarande ringa och mejla in till oss och det behovet vill vi också möta