Fem tips för smartare ledarskap på distans

Många arbetsgivare oroar sig för att produktiviteten ska gå förlorad om folk jobbar hemifrån. Vad säger du till dem?

– Effektiviteten kan till och med bli bättre om vi hittar rätt sätt att arbeta på distans, svarar Johanna Olsson. När vi upplever att effektiviteten går ner så beror det oftast på att vi förminskar förändringens vikt. Vi tillåts arbeta hemma någon dag i veckan, men vi förändrar inte hur vi samarbetar trots att vi inte ses lika mycket. Vi förväntar oss att vi ska vara lika effektiva trots att vi får sämre möjligheter till samarbete. Men det betyder inte att lösningen är att flytta tillbaka till kontoret på heltid. Det är hur vi samarbetar vi behöver förändra, inte det fysiska avståndet.

Låt gruppen ta delar av ansvaret

En företeelse som i forskning har kopplats till effektivitet är utbyten av tankar och erfarenheter som förs vid kaffeapparaten på jobbet, eller bondandet som kollegor ägnar sig åt under gemensamma luncher. Om man byter ut flera dagar i veckan på kontoret mot distansarbete så får man inte längre de där erkänt produktivitetsskapande pauserna på jobbet. Eller?

– Om vi ersätter de vanorna med en digital variant och får snurr på det, kanske tittar på hur vi kommunicerar, checkar in och ser till så att vi springer på varandra digitalt i stället, så behöver inte effektiviteten att gå ner, försäkrar Johanna Olsson.

Johanna Olsson menar att det hos många ledare finns en rädsla för det man upplever som en kontrollförlust vid distansarbete. När vi tappar kontrollen vill vi återta den och det är där det kan bli fel; man börjar detaljstyra, försöker kontrollera genom att kräva att medarbetare rapporterar in kontinuerligt och man börjar hålla dubbelt så många möten.

– Men med en del justeringar kan man hjälpa alla att bli mer självständiga och låta gruppen ta över en del ansvar i stället, säger Johanna Olsson.

En sak är tillgång på information. Den kan bli svåråtkomligare för distansarbetaren. I stället för att ledaren sitter på all information så kan man arbeta med transparens och öppen tillgång till den information som teamet behöver för att komma framåt i sitt arbete. Annars kan det dölja sig en bromskloss här.

– Till exempel när en fråga måste besvaras för att jag ska kunna jobba vidare. På kontoret snurrar jag bara på stolen och frågar någon. Sitter jag hemma så skickar jag frågan i olika digitala kanaler och är sedan hindrad att arbeta för att jag inte får ett svar. Och personen som kommer ur ett möte så småningom har fått 200 meddelanden, och blir också blockerad av det, säger Johanna Olsson.

Alla behöver vara ledare

Genom att teamen hittar mer effektiva sätt att hitta information och kommunicera digitalt avhjälper man dessa problem som kan kopplas till hinder av informationsflödet.

Detta nya, digitala kontorslandskap ställer andra krav på ledarskapet. Johanna Olsson lyfter framför allt fram två ledarskapsperspektiv som är viktiga vid distansarbete:

1. Självledarskap.
2. De nya uppgifter som kommer med att leda på avstånd.

Självledarskap beskriver hon som ”en process för att utöva inflytande över sig själv och sitt beteende för att uppnå sina mål. Det vill säga förmågan att leda sig själv självständigt utan att vara beroende av krafter utanför sig själv”. När man ska leda på distans handlar självledarskapet lika mycket om att stötta och vägleda medarbetarna i deras eget självledarskap:

– Alla behöver vara ledare när de jobbar mer självständigt, för att inte bli passiva i situationen, förklarar hon.

Stötta dina medarbetare med nya vanor

För den som leder organisationen handlar ledarskapet på avstånd att tillsammans med teamet införa stöttande vanor som inbjuder till psykologisk trygghet och hjälper medarbetarna att utöva självledarskap. Exempel på sådana vanor är:

• Att ta gemensamt ansvar för att alla får lika mycket taltid på möten, oavsett om de närvarar digitalt eller fysiskt.
• Att inrätta en kanal för varje team – till exempel en gemensam Teams-chatgrupp – där det är tillåtet att dela med sig av till exempel saker som har gått fel som ett sätt att lära av varandra.
• Att boka in telefonpromenader med kollegor.
• Att införa en incheckningsrutin på morgonen, där team-medlemmarna hälsar på varandra, berättar hur de mår och vad de ska göra under dagen.

Släpp kontrollen

Man ska inte tro att en ny rutin blir en naturlig del av arbetsdagen på en gång, påpekar Johanna Olsson. Den måste nötas in, och det är klokt att börja i liten skala. En digital incheckningsrunda i teamet kanske bara ska ta en halv minut i början, och det kanske får räcka med en emoji. När den vanan sitter kan man fylla på rutinen med mer kommunikation.

– Här kommer självledarskapet in. Man får inte sitta hemma och bli passiv utan behöver sträcka fram en hand, nu vill jag har någon att checka in med, säger Johanna Olsson. Din uppgift som ledare är att hjälpa dina medarbetare att själva hitta och skapa motivationen. Du behöver en coachande approach som ledare. Till den uppgiften behöver du motivera och stötta dig själv i ditt eget självledarskap. Våga lita på dina medarbetare och släppa kontrollen lite. Det är inte alltid lätt, och det kan vara bra att ha andra chefer att prata och dela erfarenheter med i en övergångsperiod. Det är också viktigt att vara transparent inför dem du leder – våga säga att det här är nytt för dig och att ni tillsammans behöver hitta nya arbetssätt som fungerar på distans. Det kommer öka förtroendet för dig.

Små förändringar och dagliga utvärderingar

Till sist är det även nödvändigt att tänka på rättviseaspekten på hybridkontoret, framhåller Johanna Olsson. Som ledare måste du hjälpa fram ett jämlikt förhållande mellan de som befinner sig fysiskt på kontoret och de som arbetar på distans.

– Fråga dig, hur kan jag se alla, så att jag inte missar några som jobbar superhårt men inte syns på arbetsplatsen? Man behöver som ledare veta hur man löser de relationella utmaningarna och de operativa. Hur behöver vi ändra det dagliga arbetet, ifråga om hur vi tar beslut och så vidare, säger Johanna Olsson.

Hon menar att den viktigaste biten att jobba på för ledaren är den relationella. För när teamen hittar rätt i sina relationer så är det lättare att även hitta rätt i nya operativa rutiner.

– Och en sak till! Gör inte en stor förändring på en gång, utan lite varje dag. Det är viktigt, understryker Johanna Olsson. Gör många experiment, låt teamen testa, och inför en liten utvärdering varje dag, i slutet av varje möte. Vad var bra under det här mötet och vad fungerade inte så bra?

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se