Så går Stockholm stads utrullning av Zoom

– Det var en ganska lång process att hitta en ny lösning. Vi kom fram till att vi inte har lagliga möjligheter att föra över personuppgifter till en amerikansk eller andra utomeuropeiska leverantörer och började därifrån se över våra alternativ, säger Anders Häregård, verksamhetsstrateg på Stockholms stads avdelning för it och digitalisering.

Bland annat utforskade Stockholm stad möjligheterna med olika lösningar som bygger på öppen källkod.

– Av lite olika skäl kom vi fram till att dessa tjänster inte passar så bra in hos oss. Vi har ingen erfarenhet av egen drift utan har outsourcat i väldigt hög utsträckning och därför kändes det i nuläget mer naturligt att försöka hitta en färdig molntjänst, säger Anders Häregård.

”Vi har inte varit så bortskämda med det tidigare”

Staden gjorde också en undersökning kring vilka funktioner medarbetare identifierade som viktiga i ett nytt samarbetsverktyg.

– Det var där det började hos oss. Vi kör Skype för företag och det börjar bli tydligt att den tjänsten har några år på nacken och inte har de funktioner som folk förväntar sig idag. Breakout rooms, möjligheten att räcka upp handen och se fler personer i digitala möten var några av de mest efterfrågade funktionerna bland våra användare.

Valet föll alltså på Zoom X, som ännu inte har så många användare.

– Hittills har våra användare varit väldigt nöjda med själva tjänsten och all funktionalitet. Videokvalitén är väldigt bra. Vi har inte varit så bortskämda med det tidigare.

Just nu pågår utrullningen av tjänsten. Att sjösätta en ny samarbetslösning i en stor organisation som Stockholm stad tar tid. Varje enskild verksamhet inom staden ska själva ta ställning till hur den nya tjänsten ska användas och göra en granskning av informationssäkerheten.

– Vi på it-avdelningen har satt ihop ett paket till avdelningarna med allt underlag som behövs för att göra en granskning. Vissa av våra verksamheter hanterar väldigt känsliga uppgifter medan andra inte gör det på samma sätt och därför behöver mindre regler för användarna.

Hur långt har ni kommit med utrullningen?

– Det är en bit över 1000 användare så här långt. Det är upp till verksamheterna själva att bestämma när utrullningen ska ske. Exempelvis Stockholmshem har kommit väldigt långt och har nu ungefär 300 användare. Vår förhoppning är att alla ska vara i gång innan sommaren.

Avstår från vissa funktioner

Trots att data lagras i Tyskland hos Deutsche Telekoms datacenter har samverkansprojektet Esam avrått sina medlemmar från att använda Zoom X. Anders Häregård tycker inte det är så konstigt att Stockholm stad och Esam har landat i olika slutsatser.

– Esam gör ett väldigt bra och viktigt arbete, men deras utgångspunkt verkar ha varit mer att titta på tjänsten som helhet. Vi har gjort en avgränsning i tjänsten utifrån våra behov. Det är flera funktioner som vi inte slagit på just för att undvika tredjelandsöverföringar. Samtidigt som vi själva också vidtagit tekniska skyddsåtgärder.

Vad handlar det om för åtgärder?

– Exempelvis skickar vi inte upp våra riktiga mejladresser. Vi har en pseudonym som bär själva kontot. Dessutom har vi som sagt valt att inte slå på vissa funktioner, som möjligheten att skicka feedback till Zoom om hur enskilda möten fungerar.

Stockholm stad är inte särskilt vana med molntjänstlösningar.

– Nej, vår övriga it-leverans för våra förvaltningar och bolag är från Tietoevry och är on-prem. Det krävs så klart en del förutsättningar för att det här ska fungera. Vi har exempelvis ett eget sätt att identifiera våra användare genom tjänstekort, och att integrera den id-portalen med Zoom har tagit lite tid.

Staden arbetar efter en roadmap kring Zoom X och har en långsiktig plan för arbetet med tjänsten.

– Nu är fokus så klart väldigt tydligt på utrullningen av tjänsten, men under hösten kommer vi att bestämma oss för vilka delar vi vill prioritera och tillsammans med verksamheterna se på vilka andra sätt plattformen kan användas.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se