Så tar du kontroll över telefonikostnaderna: ”Kan halvera utgifterna i många fall”

– Många företag tror att de har kontroll på telekomkostnaderna, tills någon faktiskt tittar på fakturor, användarmönster och roaming på riktigt, säger Daniel Henriksson, som är produktspecialist inom operatörer och kontaktcenterplattformar på Avoki.

Han berättar att telefoni fortfarande betraktas som en produkt som egentligen ingen vill äga internt i organisationen. Den faller ofta mellan stolarna eftersom någon betalar fakturan, någon annan “har avtalet”, och ingen har tid att verkligen sätta sig in i vad som driver kostnaden.

När Daniel Henriksson möter kunder upplever han att de flesta tycker att telekomkostnaderna är rimliga. Man vet ungefär vad man betalar, man har ett avtal, och någon på operatören har sagt att villkoren är bra. Problemet, menar han, är att den känslan sällan stämmer överens med verkligheten när man tittar närmare på faktiska användarmönster och detaljer på fakturan.

Att besparingspotentialen är så hög som 30 till 50 procent handlar enligt Daniel Henriksson sällan om att kunden har slarvat. Det är snarare en konsekvens av hur telekommarknaden fungerar och vilka incitament som styr. Operatörernas säljare har, i hans ögon, en annan uppgift än kunden tror.

– Det enda jobbet som en säljare på en operatör har enligt mig är att sitta och försvara en prispunkt och försöka hålla upp den så mycket som det bara går. Där anser jag att våra kunder ofta går bort sig när de litar alltför blint på sin operatör.

Mobilabonnemangen står ofta för en mycket stor del av den totala telekomkostnaden och de fortsätter ofta att rulla vidare slentrianmässigt. Daniel Henriksson beskriver hur företag vant sig vid en treårscykel där man omförhandlar, får någon procents sänkning på priset och sedan går vidare.

Det som gör honom bekymrad är inte bara de höga kostnaderna utan att ägarskapet när det gäller telefoni ibland hamnar långt från de roller som faktiskt borde vara involverade. Han har sett att administrationen av hundratals abonnemang kan ligga hos en funktion som saknar mandat och att ledningens intresse ofta är förvånansvärt lågt.

– Jag kan tycka att ekonomichef, vd, och it-ansvariga ska vara lite mer intresserade av telefoniavtalen. Det finns otroligt mycket pengar att spara om man gör det på rätt sätt.

De senaste åren har det talats mycket om framväxten av Microsoft Teams-telefoni och det har förväntats leda till att svenska it-chefer tar större ansvar för telefoniområdet, men enligt Daniel Henriksson har det ännu inte skett i någon större utsträckning.

Det första som Daniel Henriksson gör när han får uppdraget att se över ett företags telekomkostnader är att undersöka kundens användningsdata i operatörens portal. Där hämtar han ut fakturor, tjänsteförteckningar, användare och i den mån det går även trafiken över tid.

Informationen är svår att få tillgång till

Det är också här han menar att många kunder går bet. Informationen finns ofta, men den är svår att få ut, fragmenterad och ibland krävs extra tjänster för att nå fram till rätt detaljnivå.

– För att få ut datatrafiken per månad över ett helt år behöver du antingen gå in på varje abonnemang, alternativt måste kunden köpa extratjänster från Telia vilket nästan ingen gör.

När datan väl är på bordet handlar det om att hitta användarmönster: hur jämn förbrukningen är, om den är säsongsbetonad, hur mycket som sker inom Sverige, inom EU eller utanför och vad som driver onödiga toppar. Målet är inte bara att komma billigt undan, utan att bygga ett upplägg som fungerar i vardagen.

Det handlar om att hitta en balans där man sparar så mycket pengar som möjligt men utan att skapa ett avtal som kräver manuell finlir varje gång någon råkar passera en gräns. Därför tittar Daniel Henriksson både på maxförbrukning, snittförbrukning och spridningen mellan användare och försöker skapa abonnemangsformer som fungerar i praktiken.

Ett av de tydligaste exemplen han lyfter gäller något så grundläggande som oanvända abonnemang. I stora organisationer är det lätt att beställa nytt, men svårare att stänga ner när någon slutar. Det blir en sorts tyst kostnad som aldrig skapar friktion, eftersom ingen ringer och klagar på att abonnemanget fortfarande är aktivt.

– Många företag är väldigt duktiga på att starta mobilabonnemang. Däremot är det väldigt få som klagar på att man glömmer att stänga ner mobilabonnemanget när du har slutat på företaget.

Han visar Techtidningen ett exempel från en större kund som hade 6000 mobilabonnemang, där det visade sig att 1000 av dem inte användes överhuvudtaget.

Extra datapaket leder till skenande kostnader

Utöver “spökabonnemang” pekar Daniel Henriksson på överförbrukning och extra datapaket som en återkommande onödig kostnad. Där kan kostnaden skena snabbt, särskilt när det gäller datapaketen.

– Med överförbrukning menar jag extra datapaket som kunderna beställer. Och det är generellt svindyrt. Ett datapaket kan kosta 300 kronor för 30 gigabyte och den här kunden hade beställt 47 stycken.

Men den verkligt stora posten i hans exempel är roaming. Där menar han att många organisationer både underskattar omfattningen och överskattar hur svårt det är att få kontroll om man bara gör rätt val för rätt grupper.

– Där vi sparade mest pengar på just den här kunden var roaming. Kunden betalade 161 000 kronor per månad i roamingavgifter och vi kunde spara 120 000 kronor i månaden genom att göra rätt val för de individuella abonnemangen.

I det här fallet rörde det sig om en verksamhet med produktion i Asien, vilket gör att resandet blir en del av affären. Daniel beskriver hur man måste kartlägga vilka länder som faktiskt förekommer och sedan säkerställa att avtalet och paketen matchar verkliga resmönster.

Daniel Henriksson konstaterar också att företagsanvändare generellt sett använder mindre datavolym än många tror, särskilt när wifi dominerar på kontor och i hem. Hans beräkningar visar att den genomsnittlige företagsanvändaren inte använder mer än 12 gigabyte per månad.

Den bilden kolliderar med de reklam- och marknadsföringsbudskap som ofta driver företag i motsatt riktning. Reklamen lyfter hur viktigt det är med obegränsad surf och mediebilden handlar om exploderande datatrafik. Det kan leda till att många i företagsledningen kommer fram till slutsatsen att alla användre måste ha maximal förbrukning.

Daniel Henriksson anser att det är möjligt att skapa en upplevelse av obegränsad surf för slutanvändaren, men samtidigt dimensionera paketen efter faktisk användning.

– Om en slutanvändare använder 1,5 gigabyte per månad så är 10 gigabyte obegränsat i hans ögon. Om personen börjar använda lite mer surf om två eller tre månader så är det enkelt gjort att justera datapaketet utan att ställa en enda fråga.

Enkla instruktioner gör stor skillnad

Men även när man väl har hittat ett upplägg som sparar pengar åt kunden gäller det att följa upp avtalet. Daniel Henriksson lägger stor vikt vid avstämning, uppföljning och intern kommunikation, där enkla instruktioner kan göra stor skillnad, som att tydligt tala om vilket paket som gäller inför en resa till ett visst land.

– För mig gäller det att hålla en kvartals- eller månadsavstämning och informera kunderna hela tiden: “Ska du till Kina, då måste du ha det här, annars kommer det att kosta för mycket pengar.”

Enligt Daniel Henriksson har man goda möjligheter att förhandla om priserna med operatörerna i dagsläget, förutsatt att man har förberett sig på rätt sätt. Det räcker inte att fråga om man kan få ett bättre pris, utan man måste kunna förhandla utifrån sin egen företagsprofil med dess volymer, användning och resmönster.

Han är tydlig med att han inte rekommenderar avtalslängder som sträcker sig för långt och anser att 36 månader oftast är den bästa längden.

En annan aspekt som det kan vara värt att titta närmare på är vilka tjänster och funktioner som man faktiskt använder sig av.

– Jag gick in och analyserade för att se hur vi använder vår växel och kom fram till att ungefär 80 procent av våra användare inte ens nyttja växel. Då skulle jag hellre vilja ta bort växeln för dem och lägga de pengarna på ett riktigt bra kontaktcenter istället.