Universitetet bygger om telefonimiljön

Stadens andra stora lärosäte, Chalmers, har kommit betydligt längre när det gäller att utnyttja Lync/Skype For Business och därför har man på Göteborgs universitet också försökt att hämta kunskap därifrån.

– Chalmers har kommit mycket längre på det området. Därför har vi mycket dialog med dem, säger Urban Ekström Nätt.

Även frågan om växelplattformens framtid kommer att avgöras det kommande året.

– Vi har börjat fundera på frågan. Vi har inte kommit så långt men det kommer finnas med i vår kravställning framöver och vi diskuterar frågorna.

Fokus på kravställning 2016

Nästa år kommer fokus ligga på kravställning med målet att bli än mer renodlade. Om man kan samla allt på en leverantör tror man att det blir enklare att införa nya tjänster och funktioner.

– För att få ännu bättre avtal och kunna erbjuda bättre tjänster skulle vi vilja ha en leverantör för helheten. Även om det finns fördelar med två leverantörer, främst att man kan utnyttja två leverantörers kompetens, säger Urban Ekström Nätt.

Men tyvärr finns det också hinder – vilket är en av anledningarna till den strömlinjeformning som man vill se.

– Det är besvärligt om faktureringssystem inte är integrerade mot varandra, det kan saknas data och underlag. Och om vi vill utveckla en tjänst vi köper in från en leverantör kanske det finns hinder för utveckling av en tjänst, säger Urban Ekström Nätt.

Men en viktig del kan eventuellt komma att bli utbruten i ett eget avtal, utbyggd inomhustäckning. På flera platser är den idag bristfällig, vilket också håller tillbaka övergången till en större andel mobil telefoni.

– Vi har en process i dagsläget för att hantera det och där vi beställer mätningar av inomhustäckningen från Telenor, säger Urban Ekström Nätt.

Att bygga ut inomhustäckningen är ett projekt som kan bli kostsamt men för att fortsätta strategin att möjliggöra ökad mobil telefoni är det en viktig pusselbit.

– Tyvärr är det väldigt kostnadsdrivande vilket gör att vi tyvärr kanske inte byggt ut i den omfattning vi önskat. Det är också något vi kommer ta med oss i nästa avtal och kravställa, säger Urban Ekström Nätt.

Universitetets bibliotek har kommit långt med att gå över till mobiltelefoni. Under året genomfördes ett projekt där den fasta telefonin helt lämnades till förmån för mobiltelefoner och mobila anknytningar.

– Det främsta skälet var att man ville gå till en mer modern och flexibel lösning. Medarbetarna skulle få möjlighet att bli mer flexibla.

Bygger egen hårdvarubutik

Eftersom universitetets olika verksamheter har enormt olika behov så har man också olika behov av hårdvara. Universitetet har därför tillsammans med TDC arbetat fram en intern webbbutik där det finns färdiga hårdvarupaket att välja mellan, anpassat efter olika behov.

– För inköp av hårdvara har vi numera en helt ny produktstrategi där vi tillhandahåller ett rekommenderat urval av mobiltelefoner och tillbehör, säger Urban Ekström Nätt.

Tidigare hade man sämre koll på vilken utrustning som passade bäst för olika uppgifter eller kategorier. Men för att råda bot på det tog fram ett produktsortiment som skulle vara extra lämpligt med universitetets nya telefoniplattform.

– Vi har börjat erbjuda ett sortiment med ett enklare paket och ett lite mer avancerat. I det enkla paketet ingår förutom telefon också ett lite enklare headset och i det för avancerade användare ingår ett mer avancerat headset. Det har blivit oerhört framgångsrikt, ofta är det så att man inte riktigt vet hur man ska tänka med headset annars, säger Urban Ekström Nätt.

Universitetets referensgrupp, bestående av ett stort antal slutanvändare, är ett betydande stöd i utvecklingsarbetet. Särskilt viktigt har det varit att få en bred representation. Den består av personal från olika fakulteter och olika nyckelfunktioner, exempelvis växeltelefonister. Tanken är att åtminstone några gånger per år hålla möten för att bena ut vilka önskemål som finns, det är sedan Urban Ekström Nätt och de centrala delarna på universitetet som får undersöka om det är möjligt att införa funktioner och agera beställare.

– Vi har så olika typer av verksamhet, från Sahlgrenska akademin till bibliotek och mindre fakulteter, så finns det också många olika behov och önskemål. Det är därför det är så viktigt att koppla allt arbete till en referensgrupp med bred representation, säger Urban Ekström Nätt.

Att hålla en god kontakt med verksamheten också när det inte hålls möten med referensgruppen är också viktigt för att nå bra beslut om kommunikationsmiljön.

– Vissa verksamheter kanske tycker att den lösning man haft i flera år passar utmärkt. Så det är viktigt att ha en kontinuerlig dialog med de olika delarna.

Texten är tidigare publicerad i Telekom idag nummer 8 2015.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se