Så kan AI-agenten Ava automatisera ditt affärssystem

Techtidningen ställde några frågor till Rafael Artacho, produktchef på Unit4, om vad den AI-agenten kan bidra med.

Efter hur lång tid kan man förvänta sig att se konkreta resultat?

– För ärendehantering eller fakturauppföljning är avkastningen ofta direkt, vanligtvis mätt i tidsbesparingar, minskat manuellt arbete och snabbare processhantering.

– För mer avancerade eller domänspecifika användningsområden som avvikelsedetektering, smarta förslag, prognoser eller automatiserade godkännanden kan ROI:n sträcka sig upp till cirka sex månader, eftersom det kräver djupare kontext och mer omfattande dataunderlag. Med det sagt ser vi även här minskade felfrekvenser, snabbare processtider och förbättrad medarbetarnöjdhet ofta långt innan man uppnår full avkastning.

Vilka typiska steg kommer ni att kunna automatisera med hjälp av Ava?

– Den första versionen av Ava fokuserar på uppgiftsautomatisering och samarbete, med början i en ärendehanteringsmodul som kombinerar både reaktiva och proaktiva funktioner:

• Reaktiv assistans: Användare kan be Ava visa deras väntande uppgifter. Ava svarar med en prioriterad lista med viktiga detaljer för att hjälpa användare att fokusera på det mest väsentliga. Åtgärder kan vidtas direkt i chatten eller sömlöst överföras till affärssystemet.

• Proaktiva aviseringar: Ava säkerställer att inget faller mellan stolarna genom att i realtid uppmärksamma användare när uppgifter kräver åtgärd. Dessa aviseringar är direkt hanterbara i Microsoft Teams, vilket hjälper användare att vara produktiva utan att behöva byta miljö.

– Ava förbättrar också samarbetet genom att göra det möjligt med kontextuella diskussioner. Om det till exempel uppstår ett problem med en faktura kan Ava starta en konversation med berörda parter, följa upp lösningen och automatiskt arkivera diskussionen i affärssystemet kopplat till relevant post. Det förbättrar spårbarheten, minskar kommunikationsglapp och håller informationen organiserad.

– Under de kommande månaderna kommer vi att utöka Avas automatiseringsmöjligheter inom flera viktiga affärssystemsprocesser, till exempel:

• Projektupplägg: Skapar automatiskt nya projekt baserat på referensmallar, inklusive fördefinierade uppgifter och resurser — initierat genom en konversation i Teams.

• Tidhantering: Förifyllda tidrapporter baserade på aktivitetsmönster, återkommande påminnelser om inlämning och konversationsbaserad inmatning för snabb tidrapportering.

• Ledningsstöd: Assistans vid medarbetarbedömningar, inklusive sammanfattning av feedback, analys av mål och förslag på nästa steg.

• Narrativ rapportering: Sammanfattningar och föreslagna åtgärder som komplement till standardrapporter.

• Automatiserad kontoutdragshantering: Ava kommer att stödja avstämning och klassificering av bank- och finansiella utdrag. Intelligent matchning och avvikelseidentifiering kan också minska manuellt arbete och förbättra ekonomisk precision.

– Dessa förbättringar kommer successivt att utveckla Ava från en produktivitetsassistent till en verkligt intelligent agent som är kapabel att fatta beslut och automatisera hela arbetsflöden.

Kan kunder träna agenten själva, eller behöver de hjälp med det?

– I dagsläget behöver kunder inte ”träna” Ava i traditionell maskininlärningsbemärkelse. Ava är designad för att fungera direkt med förtränade modeller och kontextuell förståelse för Unit4:s affärssystemprocesser. Den har redan kännedom om viktiga verksamhetsobjekt som projekt, fakturor, tidrapporter, användare etc.

– Med det sagt bygger vi mekanismer som ger kunder mer kontroll och flexibilitet över hur Ava fungerar. Med tiden planerar vi att erbjuda verktyg för anpassning som låter kunder eller partner skräddarsy Avas beteende, förstås med lämpliga säkerhetsåtgärder på plats.

Många leverantörer erbjuder en uppsättning AI-agenter som specialiserar sig på olika uppgifter, gäller detta även för Ava?

– Ava är vårt AI-operativlager, sammansatt av flera specialiserade agenter som samarbetar i bakgrunden men utformad som ett centralt kommandogränssnitt som spänner över flera affärssystemdomäner, inklusive ekonomi, HR, projekt och inköp. Den upprätthåller en kontextuell medvetenhet, vilket gör det möjligt att förstå inte bara isolerade uppgifter utan även relationerna mellan dem.

– I stället för att exponera användare för en uppsättning fristående robotar för varje funktion, levererar vår approach en mer samlad konversationsupplevelse. Ava kan förstå och utföra uppgifter över verksamhetsområden utan behov av att byta kontext eller gränssnitt.

– Under huven är Ava byggd på modulär, domänspecifik intelligens, till exempel för hantering av tidrapportpåminnelser, fakturauppföljning eller projektskapande, allt orkestrerat inom ett sömlöst interaktionslager. Detta minskar friktion för användarna, gör tjänsten mer sammanhållen och skapar ett smartare, mer effektivt sätt att arbeta över hela affärssystemet.

Vilka möjligheter finns det att integrera AI-agenten med Microsoft Teams?

– Ava fungerar idag med Microsoft Teams, eftersom majoriteten av våra kunder använder det som sitt primära samarbetsverktyg. Vi övervakar användningsgraden för andra verktyg som Google Workspace och Slack för att se om det kan bli en möjlig utveckling för de verktygen också.

Hur vill ni utveckla Ava i framtiden?

– Vi vill utveckla Ava till en betrodd autonom agent som proaktivt kan hantera arbetsflöden, fatta beslut inom definierade ramar och fungera som en verklig produktivitetspartner över hela affärssystemet. På kort sikt fokuserar vi på att utöka Avas förmågor inom fler domäner inklusive projektledning, ekonomi, HR och inköp samt bygga djupare integration med samarbetsplattformar.

– Vi arbetar också på att göra Ava mer adaptiv och personlig, som lär sig från användarbeteende, justerar rekommendationer över tid och anpassar sig till varje organisations specifika processer och regler.

– På lång sikt ser vi Ava som det intelligenta operativlagret i affärssystemet, kapabel att koordinera flera agenter i bakgrunden, lyfta fram rätt insikt vid rätt tillfälle och till och med initiera åtgärder utan att bli uppmanad. Genom hela utvecklingen fokuserar vi på ansvarsfull autonomi, som säkerställer att allt Ava gör är transparent, reviderbart och i linje med mänsklig översyn.