AI-expertens sju bästa Copilot-tips

En av de största utmaningarna för företag är att ens veta var de ska börja på sina AI-resor.

– Leverantörerna gör det inte alltid enkelt att förstå. Vad ska vi ha det här till? Hur ska vi använda det?

Många faller enligt Eric Östlund Folkeryd i fällan att köpa in ett fåtal licenser utan en tydlig plan, i hopp om att medarbetarna själva ska hitta användningsområden.

– Sen går tiden och folk har glömt bort att de har verktyget. Det är faktiskt ganska vanligt att man börjar lite smått utan struktur, förklarar han.

”Det kan leda till ohållbara situationer…”

Ett annat problem är att AI-verktyg som Copilot sällan ersätter en befintlig process helt. Alternativet att göra jobbet manuellt finns kvar, och i stressade situationer är det lätt att återgå till gamla vanor och glömma bort AI-assistenten.

– Det behövs strukturer för att få till en förändring i organisationen. Det blir ganska snabbt mycket mer på arbetspsykologinivå än tekniknivå.

Att många företag initialt fokuserar på effektivitet och tidsbesparingar, kan leda till att de missar den större potentialen med AI, enligt experten.

– Att bara sikta på att göra samma saker fast mer, eller med mindre resurser, kan göra att man missar skogen för träden. Det kan leda till ohållbara situationer.

”Lyxen att sitta och avvakta finns inte längre”

Experten tycker att det finns åtminstone tre andra minst lika viktiga värden med AI-användningen.

Kvalitet: AI kan förbättra kvaliteten på arbetet. Exempelvis kan en AI som sköter mötesanteckningar frigöra deltagaren att fokusera mer på mänsklig interaktion och kundbemötande.

Nya arbetsflöden: AI kan sänka tröskeln för uppgifter som tidigare undvikits, som dataanalys i Excel, genom att låta användare använda naturligt språk för att få hjälp.

Kulturell effekt: Genom att automatisera ”själsdödande” uppgifter frigörs inte bara tid utan även mental energi, vilket kan leda till ökat engagemang, kreativitet och bättre samarbete.

För it-chefer och ledningsgrupper handlar AI-införandet om mer än teknikinköp. Det krävs en proaktiv inställning och en vilja att se bortom kortsiktiga kostnadsbesparingar. Östlund Folkeryd uppmanar it-chefer att koppla sina AI-satsningar till affärsmål som tillväxt och kundnöjdhet.

– De flesta företagen har inte en färdig AI-strategi, och det måste man ha förståelse för, utvecklingen går enormt fort. Men en aktiv inställning är nödvändig – lyxen att sitta och avvakta finns inte längre.

Han rekommenderar strukturerade pilotprojekt i mindre skala (kanske 10% av användarna under 4–6 månader) med tydliga hypoteser och mål att samla insikter, snarare än att rulla ut brett direkt eller bara ge en licens till VD:n. Att involvera medarbetarna och skapa en kultur där man delar erfarenheter är avgörande.

– De som kommit längst har ofta testat sig fram i mindre skala, optimerat för insikt och involverat medarbetarna så att förändringen också kommer underifrån.

Oron för att AI ska ta över jobb är påtaglig i många grupper. Experten uppmanar anställda att använda AI för att förstärka sina unika mänskliga bidrag – som bemötande, kreativitet och kritiskt tänkande – snarare än att bara effektivisera uppgifter som AI kan replikera.

– Hjälp din ledning att fatta rätt beslut. Ta dig an AI på ett sätt som visar hur du personligen kunde göra ett bättre jobb och ha större inverkan på ett mer kvalitativt sätt tack vare verktyget, råder han.

För ledningen är budskapet att uppmuntra denna utveckling och inte falla i fällan att enbart se anställda som siffror som kan ersättas. AI bör ses som ett kraftfullt verktyg, likt datorn en gång var, som kan hjälpa människor att utföra sina jobb bättre – inte nödvändigtvis ersätta dem helt.

– I grund och botten är det här verktyg. Framtiden handlar troligen inte om att vara chef över AI, utan om att använda tekniska verktyg för att åstadkomma saker i sitt arbete.