Experternas fem supertips: Så lyckas ni med mötesrummet

 1.Tekniken

Vår erfarenhet är att det straffar sig att vara snål med den tekniska utrustningen. Den är så pass viktigt att det är värt att satsa lite extra för att få kvalité. Nu bör samtliga mötesrum vara förberedda att kunna hantera fysiska, digitala och hybridmöten. Flexibilitet är viktigt.

Om ni ska bygga ett mötesrum helt från scratch så är det viktigt att kravställa mot byggentreprenören var nätverks- och eluttag ska sitta. Det är också bra att ha med leverantören av av-utrustning redan i projekteringen. Då kan man undvika att behöva göra fula kabeldragningar i efterhand.  

Mikrofoner och högtalare bör vara direkt integrerade i rummet. Ofta sätts de under taket för bästa upplevelse. Se till att ni också har eluttag i borden redan från början, så att ni slipper dra in i fula grenuttag i efterhand.

Annars är det viktigt att ha klart för sig vilken funktion mötesrummet ska ha. Om ni tänker er ett större rum som ska användas till exempelvis workshops eller agilt arbetssätt behövs det förmodligen två-tre kameror för att fånga upp alla i rummet och skapa en bra upplevelse för de som deltar på distans. 

Om det däremot är ett mindre mötesrum för mindre än tolv personer kan det räcka gott och väl med en kamera placerad i framkant av rummet. Se till att göra rummet smidigt att använda. Det ska vara lätt att göra rätt. Det ska bara vara att stoppa i en kabel, sedan ska allting fungera.

Bildskärpa är naturligtvis väldigt viktigt. I synnerhet för hybridmöten. Flera leverantörer erbjuder numera kameror som automatiskt levererar enskilda bilder på alla mötesdeltagare. I större mötesrum är det absolut att rekommendera.

Bokningsskärmar utanför rummen har i stort sett blivit standard de senaste åren. Det skapar en flexibilitet för att boka ett spontanmöte direkt på skärmen och tydligt se om rummet är ledigt eller ej. Det är bra om mötesrummet släpps fritt om deltagarna inte bekräftar mötet. Dessutom kan det vara bra att komplettera med sensorer i rummet så rummet släppas fritt om ingen sitter i rummet. Exempelvis om ett tilltänkt möte på två timmar tar slut efter en timma.

 2. Konstruktionen.

Är man tidigt ute och bygger ett nytt mötesrum är det väldigt viktigt att utgå från byggkonstruktion med ett akustiktänk. Ett av de vanligaste problemen våra kunder berättar om i sina mötesrum är dåligt ljud och överhörning mellan rummen. Undvik det genom att säkerställa en bra tjocklek på väggarna och att ni ser till att bygga hela vägen upp till takbjälkarna och ljudtäta. Ofta har man rätt decibeltal i väggarna, men har exempelvis dragit en kabelkanal eller ventilationsrör mellan rummen som ljudet sprider sig genom. Undvik det!

 3. Akustiken. 

Det går att vidta åtgärder för akustiken även i ett befintligt mötesrum. Först och främst ska man ljudtäta så gott det går och se till att undertaket är tillräckligt tjockt. Sätt in mycket ljudabsorbenter i form av exempelvis tjocka tyger och gardiner. Om rummet har ett trägolv är det viktigt att lägga in en stor matta.  Det bästa är så klart att göra rätt redan i konstruktionen. Då räcker det med tunna tyger och tavlor som ljudabsorbenter. 

 4. Belysningen.

Också kring belysningen är det viktigt att tänka till redan från början. Först och främst vill du att belysningen ska vara dimbar. Det är också bra om belysningen går att sektionera. I synnerhet i större mötesrum. Du kanske vill ha mer ljus över whiteboarden eller vad det nu kan tänkas vara. Sen är det viktigt att komma ihåg att ljuset utifrån kan få stor effekt på kvalitén inne i mötesrummet. Se till att ha möjlighet att mörklägga rummet. Att dessutom komplettera med miljöbelysning skapar en rumslighet.

 5. Inredningen.

Det är bra om stolarna har hjul och snurrstativ så att det blir lätt att ändra riktning om man ska titta på skärmen, en annan mötesdeltagare och så vidare. Stolarna bör vara höj- och sänkbara med bra tyg där exempelvis kaffefläckar inte syns tydligt. En ergonomisk höjd på bordet är också viktigt. Någonstans mellan 70 och 73 centimeter är en bra höjd på bordet. Att kunna reglera bordshöjd behöver inte heller vara fel så att man både kan ha sittande och stående möten. Vill man ha mer ”aktiv sittning” kan man välja ett ståbord med höga stolar. 

Formen på bordet är också viktig. I synnerhet för den hybrida upplevelsen. I stora mötesrum är det smart att ha avlångt bord som smalnas av med den bredaste delen närmast skärmen. Då ser kameran alla deltagare och alla ser skärmen utan att behöva böja sig fram. Den typen av bord har blivit väldigt populära sedan pandemin.

När det gäller färg finns det många vägar att ta. Mycket hänger på vad för typ av företag ni är och vad för känsla rummet ska förmedla. Mot skärmen kan man ha en lite mörkare färg. Sedan brukar vi rekommendera fondväggar snarare än att göra ett helt rum rosa eftersom det riskerar att bli tröttsamt efter ett tag. Det viktiga är att basen blir ganska neutral med vitt, svart eller grått så kan man ha smådetaljer med starka färger.

Denna artikel var tidigare publicerad på tidningen telekomidag.se