Superexperterna är tillbaka: 99 helt nya tips för Microsoft Teams och Copilot

Teams-tipsen börjar bli en tradition. För fjärde gången i ordningen har Techtidningen (tidigare Telekom idag) samlat nio av Sveriges främsta experter på det populära samarbetsverktyget.

Var och en av dem bidrar med 11 bästa tips för att få ut max av Microsoft Teams. En del tips handlar dock inte bara om Teams utan om molnjättens ai-verktyg Copilot.

Först ut är Ulrika Hedlund som är produktivtetsexpert, med ett förflutet i flera olika ledande roller hos Microsoft. Numera är hon vd på det svenska EdTech-bolaget Storyals. Här är hennes 11 tips:

1.Förbättra era möten med Loop i Teamsmöten.

– Jag börjar med ett tips för att förbättra våra möten då många spenderar alltför mycket tid i ineffektiva möten. Ett bra tips är att skriva in agenda, mötesanteckningar och vem som ska göra vad. Anteckningarna knyts till mötet så att alla har koll. Har du dessutom en Microsoft 365 Copilot licens kan du slå på mötesagenten som för mötesanteckningar åt er!

2. Skapa och använd en avatar om du inte kan ha kameran på.

– Vi är alla ense om att de bästa onlinemötena är när alla har sina kameror på. Men det går ju inte alltid! I dessa lägen är det super att slå på sin avatar. Detta gynnar alla i mötet genom att skapa en mer engagerande mötesmiljö.

3. Välj en Teamsvy som passar dig.

– Microsoft introducerade nyligen en kombinerad vy av chattar och kanaler. Denna vy erbjuder mer flexibilitet för de som vill gruppera kanaler och gruppchatter. Men om du föredrar den ”traditionella” vyn med olika vyer för ”Team” och ”Chat” kan du behålla den. Gå in i dina inställningar och välj mellan ”Separat” eller ”Kombinerad” vy.

4. Få en bättre överblick av aktivitet i kanaler med tidsstämplar

– Med tidsstämplar i kanaler kan du enkelt följa upp när olika meddelanden och inlägg har publicerats. Detta gör det enkelt att hålla koll på konversationer och vart det senaste ”snacket” varit.

5. Få koll på kanalinlägg du börjat skriva men inte skickat.

– Har du påbörjat ett inlägg men inte skickat det? Håll utkik efter den lilla pennan bredvid kanalen för att snabbt hitta och slutföra dina utkast. En livräddare när du gjort jobbet, men inte kommit ända fram!

6. Synliggör mål, uppgifter och status med Planner

– Jag gillar starkt att lägga till flikar i våra kanaler med en Planner-tavla. Här kan man enklare synliggöra mål, vem som gör vad och hur man ligger till rent tidsmässigt. Har man en Microsoft 365 Copilot licens kan man supersnabbt få till olika aktiviteter i Planner med hjälp av en ”planerings-agent”. Briljant!

7. Lägg till Copilot som app i din Taskbar.

– Man kan ju enkelt komma åt Copilot via Teams-navigeringen genom att lägga till den som app (eller i chatten), men jag tycker även om att ha lätt tillgång till Copilot i webben direkt i aktivitetsfältet. Öppna Copilot i Edge, gå in på ”Inställningar” och sedan Appar och välj att lägga till sidan som app i Windows!

8. Spara dina promptar i Prompt Gallery.

– För att hålla ordning på dina mest använda kommandon och instruktioner rekommenderar jag varmt att du sparar dem! Klicka på det lilla bokmärket bredvid dina bästa promptar för att spara dem och lätt komma åt dem.

9. Använd Copilot i Whiteboard för att organisera era brainstorming sessioner

– Personligen älskar jag att använda Microsoft Whiteboard för att brainstorma. Om du har en Microsoft 365 Copilot licens kan du inte bar få hjälp att komma på idéer som direkt skrivs upp på diverse post-it lappar – du kan dessutom få hjälpa att organisera alla idéer i logiska grupperingar och få en sammanfattning av mötet! Genialiskt!

10. Få hjälp att svara på mail med Copilot i Outlook

– När vi nu är inne på Microsoft 365 Copilot så måste jag säga att det är magiskt att få hjälp att svara på epostmeddelanden. Inte bara att du sparar en massa tid – du blir en bättre version av dig själv, artigare och proffsigare! Se dock till att alltid läsa igenom mailet innan du skickar iväg det för att säkerställa att allt är korrekt och inte låter för uppenbart AI-genererat.

11. Använd Copilot agenter i dina dokumentbibliotek

– 2025 kommer definitivt bli ett år då agenter kommer att stödja oss mer i våra dagliga arbeten. Om du har en Microsoft 365 Copilot licens är ett bra ställe att komma igång med agenter i SharePoint. Du kan då ha en mer relevant konversation och fråga Copilot allt möjligt – men bara få relevanta svar specifikt fokuserade på dina SharePoint-filer.

Henrik Byström var i flera år ansvarig för digital work hos Microsoft. Numera är han en av medgrundarna bakom AI-labbet.

– I år är året då vi kommer att göra AI och Copilot till en del av vår vardag. Jag har därför valt att fokusera de flesta tipsen runt det. Teams är dock självklart en central del i det nya arbetslivet och ett nav även när det kommer till användande av Copilot, säger han.

Här är hans 11 tips:

12. Börja använda Copilot: Det kanske kan låta som ett självklart tips, men att förändra sina beteenden tar tid oavsett vad det handlar om. Vi brukar tipsa om att tänka att man skall använda Copilot 11 minuter om dagen i 11 veckor. Då har man etablerat ett nytt beteende och gjort Copilot till en naturlig del av vardagen.

13. Hjälp Copilot att hjälpa: När du skriver din prompt, så var tydlig med att förklara syfte och bakgrund, samt önskat resultat. Exempelvis vilken roll du har, vilken utmaning du står inför och hur du vill att Copilot skall svara för att hjälpa dig och kanske vilken information som skall användas som källa.

14. Skala löken: Istället för att använda Copilot som en ”quick fix” genom att t ex be om ”tre exempel på…” eller liknande listor, så fortsätt att fördjupa dig. Kanske får du inte det bästa svaret första gången, men ge inte upp. Förklara för Copilot hur du vill fördjupa och varför du inte är nöjd med svaret. Exempelvis ”jag vill veta mer om punkt 2 ovan. Kan du utveckla hur jag som påverkas av det…”.

15. Låt Copilot hitta: Att söka efter information är en av de största källorna till tidsslöseri. Det kan vara svårt att minnas var man sparat eller i vilken kanal en viss information flödade förbi. Copilot har en unik förmåga att hitta det som gömts oavsett om det gäller en chat, ett dokument eller någon annan form av information.

16. Förbered dig inför möten: Det är lätt hänt att man bara hoppar från möte till möte i en intensiv vardag. Men ju mer du förbereder dig inför möten, desto bättre kommer mötena att bli och kanske kan du t o m slippa möten genom att inse att det inte är rätt möte för dig, eller att du kan använda en annan kanal för syftet. Ta som vana, som en del av dagens 11 minuter, att fråga Copilot hur du kan förbereda dig för dagens möten eller nästa möte. Fråga Copilot och be om en sammanfattning av material, fråga om varför mötet är relevant för dig, hur du bör förbereda dig eller om frågor att ställa under mötet, etc.

17. Transcriptions, den magiska såsen: Under mötet slå på transcriptions! Helt plötsligt har vi fått en assistent som kan ta detaljerade anteckningar. Fråga deltagarna om samtycke och var noga med att ställa in rätt talat språk så att inte anteckningarna blir jibberisch. Jobba också med Copilot under mötet och ställ frågor om det som händer i mötet. Ex vis om vi har fångat alla frågor som var på agendan, om det är någon som inte har kommit till tals, eller vilka beslut som ni har tagit. Du kan också dela transkriptioner eller sammanfattningar med deltagare utan Copilot-licens, om innehållet inte är känsligt.

18. Efterarbete till möten: Ett möte är inte slut bara för att vi lämnar det. Sannolikt återstår aktiviteter att göra och återkoppla. Efter mötet, sammanfatta anteckningar och säkerställ att todos/beslut är tydliga. Skicka ut sammanfattning till teamet, med fördel i en kanal, så att alla kan se. Återkoppla också i kanalen hur det går med aktiviteter. Ta hjälp av Copilot för att säkerställa att allt viktigt fångas.

19. Kanaler är bättre än 1:1: När vi kommunicerar med människor i en 1:1 chat, så är det bara vi två som har access till informationen. Det kan vara bra ur känslighetssynvinkel, men är uselt ur samarbetssynvinkel. Genom att kommunicera i kanaler ger vi andra möjlighet att samarbeta också, samtidigt som nya projektmedlemmar får chansen att läsa in sig på historien och kanske viktigast av allt… vi ger Copilot chansen att hjälpa alla medarbetare. Tänk t ex hur mycket snabbare en ny projektmedlem kan bli produktiv om hen kan be Copilot om en sammanfattning av projekthistoriken baserat på kanalkommunikation och dokument i Teams.

20. Hjälp Copilot genom förstärkning: AI motorer bygger på lärande av data. Vi kan hjälpa motorn att förstå vad som är viktigt och inte. Alldeles för många kanalmeddelanden i Teams passerar förbi utan varken kommentarer eller reaktioner. Genom att kommentera ett inlägg eller ge en reaktion, så ger du inte bara energi till din kollega som har postat meddelandet utan hjälper också CoPilot att förstå vad som är viktigare än annat.

21. Använd Copilot som coach: Varje gång du tänker: ”Jag vet inte hur…” så tänk, ”jag frågar Copilot”. Tänk att du har en egen assistent med 180 mastersexamen som du kan använda som mentor och bollplank. Självklart skall man alltid se svaren som inspiration och inte fakta, men det är en unik möjlighet till personlig coaching.

22. Använd Copilot för att utvärdera dig själv: Copilot kan som sagt vara ett superbra anonymt bollplank. Fråga Copilot och be om feedback och tips på hur du kan utveckla dig själv. Exempelvis i möten. Använd transcript och ställ frågor om hur ditt agerande var och hur du kunde ha gjort bättre. Eller referera en svår situation och be om tips hur du kunde ha agerat annorlunda eller kanske ta hjälp av Copliot för skapa en karriärutvecklingsplan. Möjligheterna är oändliga.

Nina Rapp är ansvarig för affärsområdet digital workplace på Microsoft i Sverige. Här hennes 11 tips:

23. Copilot Pages. När du har gjort en prompt med Copilot i chatten (antingen i teams eller i webben) och vill fortsätta jobba vidare med det du har fått ut, då är det dags att trycka på knappen som heter ”edit in pages” längst ner under svaret. Du får då en interaktiv sida där du kan fortsätta editera svaren (och behålla möjligheten att prompta mer samtidigt), utan att lämna chatten.

24. Schemalägg prompts. Att prompta är det nya sättet att be om saker i AI eran och ibland hittar du prompts du vill återanvända gång på gång (kanske använder du samma prompt för att starta dagen?). Här kan det vara bra att veta att du kan schemalägga prompts att återkomma. Håll musen över den prompt du använt och vill schemalägga igen, och välj schemalägg och ställ in hur ofta och när du vill att den ska köras.

25. AI Anteckningar. Vid detta laget har nog många insett att Copilot kan ta dina mötesanteckningar och att du får en summering efter mötet. Men nu finns även möjligheten med AI anteckningar live i mötet, där du och Copilot kan samverka. När du går till anteckningar i ett teamsmöte har du en möjlighet att slå på AI anteckningar och samverka med Copilot i menyn som ser ut som två stjärnor. Efter mötet har du tillgång till både era samediterade anteckningar och de vanliga AI anteckningarna.

26. Sätt upp ditt Teams som det passar dig. Med den nya Teams strukturen, där chattar och team ligger tillsammans vill jag rekommendera att skapa sektioner som passar dig och lägga in de chattar och teamskanaler som passar dig. På detta sätt är det enkelt att hålla koll på mycket, utan att det blir rörigt och det blir enklare att röra dig mellan Teamkanaler och chattar. Skapa kategorier och minimera/maximera efter behov.

27. Accessibility – immersive reader på ett teamsmeddelande. Under ”…” på ett teamsmeddelande kan du trycka på immersive reader och få dina meddelanden i ett format som är enklare att läsa, alternativt få det uppläst för dig på språket du önskar. När du går in i immersive reader har du inställningar högst upp till höger, och där kan du även översätta all text till valfritt språk.

28. Bestäm färg på dina emojis. Är du trött på att ha gula emojis och känna dig som en simpson? I inställningarna i Teams kan du nu själv uppdatera och välja vilken hudfärg du vill ska användas. När du sedan använder en ”tumme upp” eller applåder eller liknande så kommer dina val att synas där.

29. Skapa Loop-sidan med Copilot. Loop är ett fantastiskt verktyg som gör samarbete enkelt i Teams (och andra appar). Mitt tips är dock att testa att använda Copilot i Loop för att skapa dina Loop-sidor. När du skapar en ny sida kan du be copilot hjälpa dig och förklara vad du vill använda sidan till och vad du vill ha på den, så hjälper Copilot dig att skapa rätt grund.

30. Lek runt med agenter. Agenter är det nya sättet att tänka kring affärsprocesser, så det är dags att testa! Det är enkelt att hitta agenter (eller skapa själv) direkt i Copilot chatten ute på högra sidan. Du kan även söka efter agenter som din organisation har tillgängliggjort under ”Get agents”. Jag vill varmt rekommendera att testa skapa en agent, det är riktigt lärorikt!

31. Tagga agenter direkt i en chatt. Om vi bygger vidare på detta med agenter, så kan du även ”tagga” agenter i en chatt i teams och be agenter utföra uppgifter åt dig. Testa att göra en ”@Designer” i en chatt och be designer att skapa en bild åt dig.

32. Copilot dashboard. För dem av er som jobbar med utrullning och effekthemtagning så vill jag rekommendera att ni kollar på Copilot dashboard och Business Impact Report som ger möjligheter att jobba med effekthemtagningen och mätbarhet av både utbildningar och andra aktiviteter.

33. Viva insights. Jag avslutar mina tips med en favorit som lyfter både ens produktivitet och välmående – och det är Viva insights appen i teams. Att gå in och kolla på informationen du får där lite då och då är enormt nyttigt, jag brukar försöka avsluta min vecka i Viva Insights. Bonus tips är att ta ett varv i inställningarna under ”…” och hitta mycket matnyttigt.

Linus Cansby är samarbets-expert på Exobe, Microsoft MVP och är precis som Amanda Sterner och Mårten Hellebro (vars tips ni återfinner längre ner i listan) en av arrangörerna bakom Teamsdagen. Han driver dessutom Teamspodden ihop med den sistnämnde.

Här är hans 11 tips:

34. Spela in en röstprofil i Teams, detta gör du via inställningar i Teams. Röstprofilen används sedan till att t.ex. isolera din röst från andra röster i rummet när du är i ett Teams-möte eller samtal. Detta är användbart när du sitter på platser där det är många som pratar i bakgrunden som t.ex. kafé eller öppna kontorslandskap.

35. Starta och spela in Teamsmöte även om alla mötesdeltagare är med i rummet och inte digitalt. Med mötesinspelningen kan ni sedan få en sammanfattning med hjälp av Copilot, har dessutom alla spelat in sin röstprofil kommer de att bli identifierade i sammanfattningen och få en personlig to-do efter mötet.

36. Röstprofilen som du spelade in används även i mötesrum som du ansluter från till Teamsmöten, så när du pratar i rummet kommer det att stå ditt namn istället för mötesrummets namn när du t.ex. läser mötessammanfattning eller transkribering.

37.Är du mötesintensiv men känner att kostnaden för Copilot är svårt att motivera? Den mötessammanfattning som du kan få med Copilot-licensen kan du även få med den billigare licensen ”Teams Premium”. Detta kan vara ett alternativ för de användare som där ni inte kan motivera kostnaden för Copilot.

38. Stäng av notifieringar för en konversation i en Teams-kanal är åter möjligt. Om du t.ex. har svarat i en konversation i en teamskanal så kommer du troligen få notifieringar när fler svarar på samma konversation, detta kan du nu stänga av. Tryck på ”köttbullemenyn”, dvs de tre prickarna vid konversationen och välj att stänga av notifieringar.

39. Men Microsoft Places kan du nu enklare samarbeta med dina kollegor, på plats. Genom att ange om du kommer vara på kontoret eller ej så kan dina kollegor planera sin arbetsvecka så att ni ses oftare och förhoppningsvis får mer social tid vilket leder till ett bättre samarbete. Anger din plats gör du enkelt direkt i Teams.

40. Nya utseendet för chattar och kanaler har inte älskats av alla, men det är här nu så läge att vänja sig och börja utnyttja det. Jag gillade förändringen och det är dels för att det enkelt nu går att gruppera chattar och kanaler i sektioner som jag skapar själv. Jag har valt att gruppera utifrån de olika kunder och projekt jag jobbar i.

41. Den andra jag gillar med nya utseendet är att jag med filter enkelt kan gå igenom både kanaler och chattar på ett enkelt sätt, jag börjar nästan alltid med att filtrera på oläst och gå igenom allt. Tidigare var det alltid en risk att missa att svar på något, och tyvärr var det oftare i kanaler som jag missade olästa meddelanden.

42. Lyft ut konversationer i kanaler till egna fönster, jag tycker att detta ofta gör att det blir mer aktivitet i konversationen än om jag måste hoppa in i kanalen varje gång jag vill svara eller läsa. Det blir nästan lika intensiv konversation som vi kan få en chat.

43. Att använda Copilot i möten känns som att de flesta med licens redan gör, men kanske inte lika ofta i samtal men det är minst lika användbart här. Har du dessutom igång så att vanliga PSTN-samtal sker via Teams kan du även använda Copilot i dessa, för att sammanfatta eller vill ha tips på vad ni ska prata om mer.

44. En sak som jag tror har varit med från börjar av Teams är möjligheten att använda giffar i meddelanden, utnyttja det för att göra dagen lite roligare för dina kollegor och dig själv. Stöter ibland på organisationer som stängt av det då de tror att det är en säkerhetsrisk, men de som finns i Teams är kontrollerade och säkra att använda.

Josefin Stenmark är produktivitetskonsult på Xenit, där hon hjälper organisationer och medarbetare att uppnå harmoniska och produktiva arbetsdagar med tekniken som redskap.

Här är hennes 11 tips:

45. Hantera mötesinställningar

Visste du att du kan göra en hel del inställningar för ett Teamsmöte, så att det passar just din situation och behov? Öppna mötesbokningen i kalendern och klicka på Mötesalternativ i Teams-länken för att skräddarsy mötets inställningar, så som vem som ska kunna gå förbi lobbyn och om chatt och Q&A ska vara aktiverade eller inte. Om du planerar att använda Copilot i mötet, se till att kontrollera längst ned i listan att de nödvändiga funktionerna är aktiverade.

46. Schemalägg möten direkt i kanaler

En funktion som allt för få använder, enligt mig, är att schemalägga möten i kanaler. Detta passar sig bäst för stora, återkommande möten som berör alla i teamet. Exempelvis ett bolagsövergripande månadsmöte eller veckoavstämning med teamet. Genom att schemalägga mötet direkt i kanalen samlas allt relaterat till mötet på ett ställe (ja just precis, i själva kanalen!). Även mötesinspelningarna sparas automatiskt i kanalens filbibliotek, så att alla på ett smidigt sätt har tillgång till dem i efterhand.

47. PowerPoint Live

När du presenterar med PowerPoint Live får du suverän kontroll över presentationen och kan hålla publiken engagerad. Du ser både din presentation, talaranteckningar och dina deltagare samtidigt, och får tillgång till smarta verktyg. Jag själv älskar att använda laserpekaren för att tydligt framhäva det jag pratar om. Du hittar PowerPoint Live som ett alternativ när du klickar på Dela i ett möte.

48. Undertexter vid ett möte

Ytterligare en superfunktion med PowerPoint-live i ett Teamsmöte är att deltagarna under presentationen kan aktivera liveundertexter. Det här är ett utmärkt sätt att stötta icke-modersmålstalare eller deltagare med hörselnedsättning. Även om översättningen inte alltid är perfekt, förbättrar det förståelsen och gör presentationen mer inkluderande för alla.

49. Microsoft Whiteboard

Ska du hålla en digital workshop eller vill öka interaktiviteten i ett Teamsmöte? Då är mitt tips att lägga till en Microsoft Whiteboard i mötet. Det är perfekt exempelvis för att brainstorma idéer eller visualisera planer tillsammans. Deltagarna i mötet kan lägga till lappar, bilder och anteckningar i realtid. Whiteboard har också färdiga mallar som gör det enkelt att komma igång med strukturerade diskussioner och problemlösning.

50. Utforska den nya Teams-kalendern

Den nya kalenderupplevelsen i Teams är både kraftfullare och mer flexibel. Den påminner nu om kalendern i nya Outlook, vilket gör att du bland annat kan se flera kalendrar samtidigt. Perfekt för att koordinera och boka möten med kollegor. Klicka på Visa navigeringsfält i vänstra hörnet för att utforska alla kalendrar som är tillgängliga under Mina kalendrar. Där kan du skapa egna kalendergrupper för snabb åtkomst. Du kan dessutom byta mellan delad och sammanslagen vy för att se kalendrar sida vid sida eller integrerade.

51. Vad gjorde jag nyss?

Vi blir alla distraherade ibland. Om du tappar tråden i Teams kan du snabbt få tillbaka fokus genom att hovra över bakåtpilen längst upp till vänster. Här ser du en översikt över dina senaste aktiviteter och kan enkelt hoppa tillbaka till där du var.

52. Öppna appar i separata fönster

På tal om distraktioner och att hoppa fram och tillbaka. För att arbeta mer flexibelt och hålla flera relaterade arbetsspår öppna samtidigt utan att förlora översikten, kan du öppna appar i separata fönster. Högerklicka på valfri app i Teams-menyn och välj Öppna app i nytt fönster (Detta gäller även för chattar och kanalkonversationer).

53. Välj själv hur dokument ska öppnas

En liten inställning som alltid väcker aha-upplevelser när jag utbildar i Teams är möjligheten att själv välja hur dokument ska öppnas. Är du trött på att filer öppnas direkt i Teams? Då kan du enkelt ändra standardinställningen så att dokument istället öppnas i webbläsaren eller i respektive skrivbordsapp. Klicka på de tre prickarna bredvid din profilbild i Teams. Välj Inställningar och gå till avsnittet Filer och länkar. Här kan du skräddarsy om filer ska öppnas i Teams, webbläsaren eller i appen. Medan du är här, passa också på att välja var nedladdade filer ska sparas och vilken webbläsare Teams ska använda för att öppna länkar.

54. Gå offline utan att logga ut

Någon gång kanske du behöver kika på Teams utanför arbetstid eller under en ledig dag, men utan att signalera att du är tillgänglig för samtal och meddelanden. Skriv /offline i sökfältet för att sätta din status till offline. Du kan då se uppdateringar och aviseringar utan att visas som aktiv för andra. Ett bra sätt att hålla koll, utan att kompromissa med din återhämtning eller skapa otydliga förväntningar om din tillgänglighet.

55. Kortkommandon för snabbare arbete

Kortkommandon är oumbärliga för att arbeta effektivt i Teams. Tryck Ctrl + . för att få en fullständig lista över genvägar. Memorera dina fem favoriter – och se till att just denna blir en av dem så att du kan gå tillbaka till listan i nödfall. 😊

Amanda Sterner arbetar precis som Josefin Stenmark på Xenit. Där är hon employee experience and productivity expert. Hon har fem gånger blivit utnämnd till Microsoft MVP och är en av arrangörerna bakom Teamsdagen. Dessutom är hon en av tre bakom teknikpodden ”Vi jobbar med data”.

Här är hennes 11 tips:

56. 2025 börjar med en av mina favorittraditioner – mina 11 bästa Microsoft Teams tips! Jag måste såklart börja med en repris som aldrig blir inaktuell och konstant behöver påminnas om – no hello ✋🏻! När du skriver till en kollega skippa småpratet och skriv hela ditt ärende direkt (du kan såklart inkludera ditt småprat i detta all-in-one meddelande), detta underlättar för din mottagare att svara när hen har tid! Läs mer på aka.ms/nohello.

57. Microsoft fortsätter med mottot ✨Simple by default, powerful on demand ✨ och en del i detta är den nya upplevelsen för chattar och team. Nu kommer möjligheten att se alla dina team och chattar på ett samlat ställe. Det innebär bland annat att du på ett ställe kan se allt som är oläst oavsett var det finns, att du själv kan skapa grupper där du namnger, gruppera och sortera hur du vill att chattar och kanaler ska visas. Fler ändringar kommer men detta är en start för det ska bli ännu enklare med kanaler och att vi ska samarbeta där vi borde!

58. Om vi ändå hänger i gruppchatten istället för kanaler – se till att byta chattbild från standarden till något väl utvalt. Så det blir enklare för alla av avkoda innehållet och hitta till chatten snabbare.

59. En av min favoritappar i Microsoft 365 är Loop, Loop är ett perfekt komplement om vi vill ha mer innehåll att samverka kring förutom text i ett meddelande. Vi har länge kunnat använda Loop-kompontenter i chattar och kanaler men nu kommer även Loop som en fristående Teams-app att pinna i vänstermenyn. Perfekt för mig som vill hålla mig till Teams!

60. Apråpå fristående Teams-appar, visst har ni koll på att det finns ett otorligt utbud att appar att förlänga Teams med i Appar i Teams? Jag älskar att kunna förlänga mitt användade av Microsoft Teams av olika appar, både tredjepart och Microsofts egna, dessutom finns en uppsjö av arbetsflöden för att automatisera din dag. Som sagt enkelt ur lådan men jag kan anpassa Teams för att göra det ännu mäktigare 🥹.

61. Ja, nyheter kommer till Microsoft Teams hela tiden och det kan ibland svårt att hänga med i allt, ett ställe jag tycker kan vara hjälpsamt är att läsa dom inbyggda nyheterna i Teams. Under … i toppmenyn > Hjälp > Nyheter hittar du nyheter Microsoft släpps till Teams, med tillhörande länkar och anpassat utifrån vilken enhet du använder. Väldigt hjälpsamt att få en liten överblick 📰.

62. Precis som det kommer nyheter för vad du kan göra i Teams kommer det faktiskt nyheter till vilka typer av inställningar du kan göra, så på tips nummer sju vill jag skicka med att se över era inställningar då och då för att se om något spännande tillkommit men också kanske har du ändrat åsikt om nån gammal inställning. Mina favoritinställningar är var filer ska öppnas (Teams, skrivbord eller webben), att stänga av alla banderollnotiser, stänga av förhandsvisning av chattar och byta ringsignal. En aktuell inställning nu är om ni vill ha nya upplevelsen för kombinerad chatt och team eller inte.

63. Låt oss prata om en sista ren Teams-grej innan vi avslutar med några Copilottips ❤️‍🔥. Det kan inte bara vara jag som njuter av att äntligen kunna lägga till mina egna emojis i Teams? Och inte nog med att jag kan lägga till egna, det går dessutom att lägga till giphys så emojisarna rör på sig! Jag tycker det är så kul att enklare kunna uttrycka mig och även se vad mina kollegor har lagt till för spännande emojis.

64. Låt oss avsluta med tre stycken Copilot i Teamstips, vi börjar med Copilot Chat för alla i Teams! Kärt barn har många namn men ni vet Copilot vi har kunnat komma åt i webbläsaren och mobilen? Som med ett Microsoft 365 konto ger dataskydd dvs Microsoft tränar inte modellen på din input? Den perfekta AI-kompisen för dom som inte har en Microsoft 365 Copilot-licens? Ja den! Fram tills nu har det ju bara varit möjligt att chatta med Copilot inne i Teams om du har M365 Copilot-licens men snart kommer Copilot chatten finns för alla i Teams 🙌🏻.

65. En annan trevlig nyheter som kommer för Copilot som jag redan är stort fan av är möjligheten att lägga till agenter som en deltagare i en chatt och en möteschatt. En agent skapar du på ett ögonblink och gör det mycket enklare att hjälpa rikta användaren mot ett specifikt område. Ett exempel på detta jag tycker är kul just nu är att skapa en konferensagent som jag byggt från ett Sharepoint-bibliotek med konferensinfo, sedan lägger jag till konferensagenten i ett infomötet så folk kan fråga ageneter om alla detaljer! Agenter blir verkligen ett kul område 2025, alltid vakna, aldrig sjuka och oändligt skalbara – vad finns det inte att älska?!

66. Mitt sista tips för 2025 knyter an till tips fem, appar i Teams, och det är appen för Copilot Prompt Gallery och ja egentligen Copilot Prompt Library i stort 🥳. Det finns så mycket hjälp att hämta av Copilot men ibland kan det vara svårt att komma på med vad. I promptbiblioteket kan du få inspiration och spara dom promptarna du gillar mest, sedan kan du enkelt nå promptarna antingen via chatten eller snart via appen. Copilot Prompt Gallery byggs på hela tiden och snart kommer både agentmallar och möjligheten att se vilka prompter som trendar i din organisation. Ja det var allt för i år, och glöm inte bort – fortsätt testa och experimentera. Vi ses 2026 💗!

Mötesexperten Annie Petersson jobbar precis som Linus Cansby på Exobe, där hjälper hon kunderna med att utveckla sina digitala samarbetslösningar.

Här är hennes 11 tips:

67. Kom i gång med Microsoft Places – tala med din Teams admin! Din Teams administratör behöver sätta i gång funktionaliteten i er organisation och säkerställa licenser efter det hittar du den under APPar i Teams.

68.Gör det lättare för kollegor att veta om du jobbar från kontoret eller på distans genom att skapa ditt arbetsschema i Outlook. Hovra över aktuell dag och välj ikon utifrån var du kommer jobba.

69.Underlätta att planera team-dagar på kontoret. När alla i teamet har fyllt i enligt ovan får teamet hjälp att hitta passande dagar för att ses IRL mha Places.

70 . Boka din plats på kontoret mha Places, säkerställ att få en sittplats nära dina närmsta kollegor och slipp leta efter en ledig plats eller ännu värre komma till kontoret och inte få plats.

71. Hitta bäst lämpade mötesrummet mha Places. Smarta Places hjälper dig hitta och boka bästa rummet utifrån antal deltagare på plats och utifrån vilka arbetsplatser ni har bokat på kontoret.

72. Ändrade planer, låt Places och Copilot boka mötesrum för alla dina möten på vägen in till kontoret.

73. Spela in eller åtminstone transkribera alla dina möten. Ingen behöver vara sekreterare och efterarbetet med anteckningar och actions är gjorda på nolltid.

74. Ställ in igenkänning för röst: Din röstprofil används för att dämpa bakgrundsljud i Teams-möten genom röstisolering. När du använder en smart högtalare används röstprofilen för att identifiera dig i mötestranskriptioner.

75. Ställ in igenkänning för ansikte: Din ansiktsprofil används för automatisk identifiering, visa ditt namn under möten, lägga till ditt namn i deltagarlistan när du går in i ett Microsoft Teams Rum med utrustning som stöds.

76. Fortsätt att använda Teams-cerfifierad utrustning i alla dina möten. (Headset, kamera, håll koll på kringmiljön) Bara för att Teamsmöten nu är standard betyder det inte att vi slarvar med kvaliteten. Det är en del av hur du presenterar dig.

77. Utvärdera dina Teamsmöten mha Copilot. Efter mötet, vem pratade mest, vem pratade inte alls – beroende på typ av möte kan vi använda detta för att lära oss facilitera möten bättre. Behöver vi hjälpa deltagarna till jämlikare delaktighet, via frågor, uppmuntra till chat för de som föredrar eller behöver vi i 1:1 säkerställa att alla känner sig delaktiga?

Robert Karlsson är sedan i slutet av hösten affärsutvecklare på Tele2. Innan dess arbetade han i åtta år på Microsoft. Bland annat med MTR-lösningar.

– Jag har valt att fokusera de flesta av mina tips kring Microsoft Teams möten och kommunikation. Det är där jag spenderar väldigt mycket av min arbetstid, att leda, delta i och efterarbeta möten på olika sätt. Och jag tror inte att det är helt unikt för bara mig, säger Robert Karlsson.

Här är hans 11 tips:

78. Många gånger är det enkla som är det viktiga, och att snabbt kunna byta sätta på mikrofonen med Ctrl + Space i ett möte eller starta en ny chatt i Teams med Ctrl + M osv. Hitta till de viktiga snabbkommandona via de tre prickarna uppe i högra hörnet av Teamsklienten och sedan ”Tangentbordsgenvägar”

79. När många organisationer använder sig av hybrida arbetssätt så är det viktigt att veta att det är värdefullt att resa in till kontoret och ha kollegor på plats. Dela med dig av din plats och se dina kollegors status i Outlookkalendern eller via https://outlook.office.com/places. I förlängningen kommer du baserat på din och dina mötesdeltagares tillgänglighet till exempel att kunna få förslag på ett lagom stort mötesrum för ert möte.

80. När du får en mötesinbjudan men inte har möjlighet att vara med, berätta för organisatören att du inte kan delta. Du kan ändå hålla dig informerad om möteshändelserna genom att välja Följ som svar. När du följer ett möte påminner du organisatören om att spela in mötet och avisera dig om eventuella uppföljningsobjekt. Du kan få tillgång de inspelnings- och mötesutskrifter efter som skapats för mötet, din kalender visas som ledig men du har fortfarande tillgång till mötet och chatten i Teams.

81. Microsoft Copilot finns i flera varianter och för olika behov. Jag gillar verkligen ett av de senaste tillskotten, Teams Facilitator agent, som är med oss som en deltagare i våra Teams chattar och möten. Agenten är med i konversationsflödet och automatiserar AI-genererade mötesanteckningar. Och till skillnad från den personliga M365 Copilot är denna agent gemensam för deltagarna i ett möte eller en chat.

82. Energigivande möten – det är få saker som dåligt ljud eller bild som kan trötta ut deltagarna mer. Bestäm gemensamma spelregler i ditt team och organisation för de hybrida mötena, men tänk utifrån att jag behöver ta ansvar för vad jag bidrar med. Så sitter man på distans ofta, se till att ha ett bra Teams certifierat headset, som andra nivå även en bättre webkamera än den inbyggda. Men, om budgeten endast räcker till det ena, prioritera headset för dåligt ljud är viktigast att åtgärda.

83. Det kan vara mer av en beteendeförändring än ett praktiskt tips, men ta för vana att spela in dina möten, eller be organisatören att göra det. Det kommer att ge möjlighet till transkribering och efterbearbetning med hjälp av Copilot.

84. Och när ett möte är avslutat kan deltagare med en Teams Premium eller Copilot licens få en Teams mötesöversikt där inspelningen, transkriberingen och AI-genererade mötesanteckningar och sammanfattning samlas ihop. Otroligt kraftfullt och sparar väldigt mycket tid i efterbearbetningen av möten.

85. Om du har en ”bad hair day” och inte vill slå på kameran, prova att gå till ”Visa” och sedan Integrerande utrymme (3D) i din Teamsklient och anslut via Microsoft Mesh. Det är en virtuell värld där Teamsmötesdeltagare kan mötas, både som avatarer och ”vanliga” Teamsmötesmedlemmar.

86. Digitala möten kan ibland upplevas lite ”platta” och oengagerade, våga dela en digital Whiteboard i mötet för att främja samarbete och kreativitet. Eller starta en fråga eller omröstning med hjälp av Polls under Appar i Teamsklienten för att få fart på diskussionen. Ganska enkla tips, men alltför lätt att bara fortsätta i gamla spår och ha möten som inte skapar interaktion och delaktighet.

87. Planerar du att delta i ett möte på distans, fundera på om det kanske går att ta mötet i samband med en promenad eller åtminstone att vara utomhus (kanske inte mötet då du är organisatör och ska ta anteckningar osv. 😊), det skapar mer energi och du kommer vara mer ”på” och engagerad. Men kom ihåg vikten av ett bra ljuddämpande headset för att inte störa upplevelsen för andra.

88. I och med att Microsoft Teams kommer med så många uppdateringar kan det ibland vara svårt att hänga med, här kan jag tipsa om https://techcommunity.microsoft.com/category/microsoftteams/blog/microsoftteamsblog som regelbundet uppdaterar med de senaste nyheterna

Sist ut är Mårten Hellebro som arbetar på Cloudway, och precis som Amanda Sterner och Linus Cansby är Microsoft-MVP. Trion arrangerar också Teamsdagen tillsammans. Dessutom gör Mårten Hellebro Teams-podden ihop med Linus Cansby.

89. Jag börjar och avslutar med mina två absolut bästa tips, så se till att läsa till slutet, och tipsen där emellan är inte så pjåkiga de heller. Tysta timmar och dagar: förvånansvärt många har inte konfigurerat när Teams och Outlook i mobilen ska hålla tyst och inte störa dig med aviseringar. Detta gör att många blir störda av Teams och Outlook när de inte jobbar, för de som skickar kan ju rimligen inte hålla reda på när folk jobbar och inte. Så, sluta bli störd av jobbgrejer när du inte jobbar, för när ska du annars återhämta dig?

90. Är du på kontoret i morgon? I nya Outlook och Teams-kalendern har du nu en snabb och enkel funktion där du anger och ser andra som är på kontoret eller inte. Detta är en Microsoft Places-funktion som är väldigt användbar utan att ”it-avdelningen” behöver göra något, men blir såklart ännu bättre om hela Places-funktionen sjösätts.

91. Har du Copilot i gång i ett brainstormingsmöte i Teams, låt inte de briljanta idéerna stanna i mötesanteckningarna. Kopiera idéerna som Copilot hjälpt till att sammanfatta och klistra in dem i Whiteboards Copilot som skapar idéerna och strukturen för fortsatt idésprutning och organisering.

92. Nya chatt- och kanalupplevelsen är här vare sig en vill eller inte. Men den ger en utmärkt möjlighet att organisera sina chattar och kanalkonversationer i t.ex. projekt eller organisatoriskt genom att du kan skapa egna sektioner – gör det!

93. Även om du organiserar dina chattar och kanalkonversationer likt ovan tips så är kanaler i ett team det bästa stället för samarbete, inte chatt. Kanalkonversationer är mycket enklare för dig och dina kolleger att hänga med i och att bidra i, dessutom med Copilot som hjälpreda får du ut ännu mera nytta av att jobba transparant i kanaler. Chattar är bra för snabba och korta ”oviktiga” saker.

94. Mötesanteckningar skapade av Copilot är guld värda, det är inte mitt tips, utan skapandet av din egen röst- och ansiktsprofil. Detta är frivilligt, men med en sådan kan du bli igenkänd i mötesrummet och mötesanteckningarna från Copilot får då namnen på vem som faktiskt sa vad i mötesrummet.

95. Copilot på webben (kärt barn har för många olika namn för att ta med här i artikeln, men detta gäller den Copilot som alla har tillgång till oftast i webbläsaren). Den har inte tillgång till dina filer eller mejl men däremot till hela internet på ett säkert sätt. En väldigt kompetent och gratis AI-assistent som kan hjälpa till med väldigt mycket. Tänk dock på att följa era egna riktlinjer för vad ni får dela med er av till tjänster likt denna.

96. Kom igen nu, skicka en ”tummen-upp” när ni läst ett meddelande, punkt. Ni behöver inte hålla med om exakt allt som står, ett enkelt och effektivt läskvitto.

97. Och kom igen nu hallå! Skicka inte bara ett ”Hej” i chatten och sedan inget mer. Århundradets mest störiga grej. Skriv i första meddelandet vad du vill, gärna med ett inledande hej. Vänta på svar. Personen som får meddelandet kan då direkt avgöra om det är något att svara på direkt eller senare när det passar bättre. Ett bra sätt att skaffa sig ovänner på och det vill vi ju inte.

98. Mitt enklaste tips med klart bäst utdelning – använd reaktioner i möten! Det kan vara på frågan: ”Ser ni min skärm nu?” – skicka en ”tummen-upp”. Eller om någon kör en presentation, med dina reaktioner får presentatören ett direktkvitto på att någon faktiskt lyssnar, och det gör väldigt stor skillnad för den som presenterar. Och råkar du klicka på ”räcka upp handen-knappen” i stället, klicka igen så tas den ner, ingen fara, alla gör det.

99. Bästa tipset ever! Tacka nej till möten! Japp, är det inte klart varför du ska vara med eller vad du kan bidra med – tacka nej. Ta vara på dig själv och din tid genom att antingen be om ett förtydligande innan, eller om mötesanteckningarna efteråt, förutsatt att det faktiskt var något relevant för dig. Färre oviktiga möten till folket, det är ditt ansvar!