66 Teams-tips för 2026 – Del 1/6

Mårten Hellebro är Microsoft MVP och en av arrangörerna bakom Teamsdagen. Han står även bakom Teamspodden tillsammans med Linus Cansby. Sedan han agerade superexpert förra gången har han bytt jobb från konsult på Cloudway till chef på Sveriges Radio.

Nu är han först ut med sina 11 Teams-tips som han delar med sig av till Techtidningen.

1. Använd kanaler:

Mitt stående tips genom alla år är att använda kanalkonversationer istället för chattar och gruppchattar i Teams för allt som har med samarbete att göra. Då är det lätt för alla inblandade att hänga med, det är transparant och samlat i sin rätta kontext. Chattar är bra för det där andra, så som lunchplaner och annat som inte intresserar andra.

2. Radera chattar automatiskt:

Apropå chattar som ofta är av en mer privat och personlig karaktär, har ni inte redan en rutin som automatisk tar bort gamla chattmeddelanden så rekommenderar jag starkt att ni inför det. Då minskar risken att känslig information sparas i onödan, dessutom ökar incitamentet att avhandla viktiga saker i kanalerna, istället för i chatten.

3. Sammanfatta möten:

Mötessammanfattningar är guld värda, dels för dig som inte lyssnade så noga, men framför allt så att alla deltagare får med sig det viktigaste efter mötet. Nu räcker det med att en person i mötet har en M365 Copilot-licens och aktiverar “Facilitator” så får alla deltagare en sammanfattning efter mötet.

4. Förvandla möten till podd:

Se hit alla poddälskare! Mötessammanfattningar med hjälp av Copilot är något många av oss vant oss vid, men nu har nästa nivå kommit. Med en M365 Copilot-licens kan du få dina mötes- och dokumentsammanfattningar upplästa som ett poddavsnitt, i den stil du själv föredrar. Perfekt att lyssna på ute på en promenad eller på vägen till och från kaffeautomaten.

5. Sammanfatta i chat:

Här kommer ett bonustips! Har du inte en M365 Copilot-licens så kan du ändå fixa en egen mötessammanfattning. Från en transkribering av mötet så kan du kopiera in texten i Copilot Chat (den version som inte kräver en egen licens men som ändå skyddar innehållet) och be om en sammanfattning, aktionspunkter och annat.

6. Berätta att du spelar in:

Öka den psykologiska tryggheten genom att informera mötesdeltagare när det är okej att starta Copilot, inspelning eller transkribering, vad det ska användas till och vilka som ska få ta del av det. Vissa möten behöver spelas in, andra möten mår bäst av att inte spelas in eller sammanfattas av Copilot. Först när alla är införstådda och trygga så blir det ett bra möte.

7. Optimera videon:

När du i ett möte vill dela ett videoklipp, kanske den nya utbildningsvideon du jobbat med eller något kul på YouTube – klicka på knappen “Optimize” så flyter videon mycket mera smooth för de andra deltagarna, utan hack.

8. Visa var du är:

Markera i kalendern om du är på kontoret eller någon annanstans. Superenkelt och smidigt för dina kolleger att se om du är “på plats” eller inte. Kräver inga extra licenser eller andra tillägg.

9. Testa ett stormöte!

Med en Teams Premium-licens så kan du hur enkelt som helst producera professionella stormöten, presentationer eller webinarier. Det mest slående är att du bestämmer vem eller vilka som ska synas i mötet, on the fly. Gå ihop några stycken och testa i liten skala, sen kommer ni imponera på hela organisationen! Det är bara den som bjuder in som behöver licensen.

10. Håll koll på notifieringen:

Tipset riktar sig till alla som jobbar i olika Teams-organisationer. Placeringen för notifieringar från andra organisationer har flyttat till nedre vänstra hörnet, men inte nog med det, det har tillkommit en rad nya funktioner också. Det liknar nu de vanliga notifieringarna och du kan direkt se och öppna både chattar och kanaler därifrån, utan att lämna den Teams-organisation som du för närvarande är aktiv i.

11. Ta vara på din tid.

Mitt sista tips får bli samma som ifjol. En påminnelse om att vara rädd om din tid och tacka nej till möten om det är det minsta oklart varför du ska vara med eller vad du kan bidra med. Be om ett förtydligande innan, eller mötesanteckningar efter, förutsatt att det fanns relevans.