66 Teams-tips för 2026 – Del 5/6

45. Uppmuntra interaktiva funktioner i möten:

Interaktiva funktioner i Teams-möten, till exempel att skicka ett hjärta eller ge tummen upp, väcker engagemang, ger direkt feedback till talaren och gör möten allmänt mer trevliga. I Microsoft Admin Center finns data som visar om dessa funktioner används i organisationen. Med Organizational Messages kan admins skicka tips direkt in i användargränssnittet i Teams. Nästa gång medarbetarna har ett möte i Teams kan de mötas av ett meddelande, kanske i den här stilen: ”Håller du med talaren? Klicka på ikonen ”Reagera” och ge tummen upp!”

46. Få uppmärksamhet med en spontan Poll:

Ibland vill man ställa en fråga till alla på mötet. Kanske behöver man svaret för att mötet ska fortsätta på rätt spår, eller kanske vill man bara väcka lite liv i mötet. Skapa en spontan Poll i ett Teams-möte genom att klicka på ikonen för Appar, sedan Polls. Välj en färdig mall, eller skapa en egen poll. Välj mellan flervalsfrågor, frågesport, ranking mm. Det är lätt, går fort, och skapar engagemang på mötet.

47. Använd ”Tags” för att nå rätt mottagargrupp:

Vi är vana vid att använda @mentions för att uppmärksamma mottagaren på ett meddelande i Teams. Med ”Tags” i ett team kan vi uppmärksamma flera personer samtidigt, utan att behöva skriva varje namn för sig. Låt säga att vi har ett team med 40 personer. Tio av dessa är Copilot-experter. Jag vill skriva ett inlägg i teamet, och särskilt uppmärksamma dessa tio personerna på det inlägget. Jag kan skapa en så kallad ”tag” som heter Copilot, och lägga in de tio namnen i den. Om jag då skriver ett inlägg med tag @Copilot får Copilot-experterna en personlig avisering i Teams, medan resterande teammedlemmarna inte får det. Teamägaren kan skapa taggar i teamets inställningar.

48. Ändra mötesinställningar efter att mötet startat:

Glömde jag ta bort lobbyn på Teams-mötet – igen? Ingen fara, man kan numera ändra på mötesinställningarna även efter att mötet startat, direkt i själva Teams-mötet. Klicka på ikonen ”Kontroller” så kommer du som mötesorganisatör åt inställningarna. Med bara två klick kan jag exempelvis ta bort lobbyn vilket jag glömde göra när jag skapade mötet…

49. Mejla iväg mötesanteckningarna direkt från Meeting Recap:

Copilot skapar mötesanteckningar på Teams-möten som man antingen transkriberar eller spelar in. Efter mötet skapas Meeting Recap automatiskt. Öppna Recap, och klicka på knappen Share, högst upp till höger i Recap-fönstret. Där gömmer sig en liten överraskning: Share to email. Den öppnar Outlook på webben, med ett helt färdigt mejl med anteckningarna, redo att skickas iväg. Mejlet har automatiskt mötesdeltagarna som mottagare, och det går självklart att justera både mottagarlistan och själva meddelandet.

50. Använd Engage för att skapa engagemang kring Copilot:

Copilot-adoption är inte ett it-projekt. Det är verksamheten med sina olika grupper, team, individer och arbetsuppgifter som bäst vet och kan lista ut hur Copilot kan vara till nytta för just dem. En dedikerad community i Engage är en utmärkt kommunikationsyta för tips, frågor, och nyheter om Copilot. I en öppen community kan alla bidra; ställ frågor, dela med dig av dina bästa tips, och ge tummen upp för andras intressanta inlägg! Det går att komma i gång riktigt snabbt med den färdiga community-mallen Copilot Early Adopters. Fäst Engage i navigeringen i Teams så era communities blir enkla för alla att upptäcka.

51. Lär dig mer om Copilot med Copilot Academy:

Alla M365 tenants, oavsett om man har Copilot-licenser eller inte, har tillgång till Microsoft Copilot Academy i Viva Learning. Där finns något för alla från nybörjare till it-administratörer. Den som redan är i gång med Copilot kan hoppa över de grundläggande sessionerna och dyka rakt in i sektionen Role-based learning. Där hittar man massor av innehåll för olika roller: admins, kommunikatörer, kundservice osv. Glöm inte att fästa Viva Learning i navigeringen i Teams så alla användare hittar dit.

52. Testa dina egna kunskaper på valfritt ämne med Copilot:

Jag skulle ta ett skriftligt prov och förberedde mig med Copilot. Innehållsområden på provet fanns på en publik webbplats som jag kunde ge till Copilot i chatten. Jag bad Copilot skapa 20 ”flashcards” med flervalsfrågor och dolt svar. När jag hade gått igenom dem, var det bara att be om 20 nya frågor, osv. Provet gick bra sen 😊

53. Ta Copilot till nästa nivå med Agent Mode i Word och Excel:

Äntligen är Agent Mode här! Med Agent Mode (agentläge på svenska) jobbar Copilot direkt i själva filen. Förut kunde Copilot inte redigera själva innehållet, inte ens till exempel textstorlek, typsnitt eller dylikt i Word. Med nya Agent Mode tillåter man direktredigering i filen. Utmana gärna Copilot i Excel! Det kan hända att du blir förvånad över allt Copilot numera kan göra om du väljer Agent Mode innan du skriver din prompt.

54. Krångla inte till det med agenter!

Ibland behöver man bygga en Copilot agent, men inte alltid, och inte för varenda process och behov. Man kommer förvånansvärt långt med ”bara” chatten i Microsoft 365 Copilot, och ännu längre med de agenter som Microsoft redan byggt åt oss. Bekanta er med dessa befintliga out-of-the-box – agenter innan ni bygger egna.

55. Copilot governance – tänk efter före:

Varje organisation behöver fundera på hur man ska hantera det nya arbetslivet med AI och allt det innebär. Vänta inte, men tänk efter. Har organisationen all kunskap och kompetens som behövs, både hos it och slutanvändarna? Om inte, utbilda, rekrytera, be om hjälp! Vilka beslut behöver man fatta gällande AI och Copilot? Har man redan en AI-policy eller behöver man ta fram en sådan? Utvecklingen går snabbt framåt. Hur rent konkret ser man till att organisationen håller sig uppdaterad på nyheter, både hos it och bland användarna? Det finns mycket att fatta beslut om, och besluten blir varken färre eller enklare om man väntar.