Majoriteten av it-projekten misslyckas: ”Bristande beställarkompetens”

– En del handlar, tror jag, om bristande beställarkompetens, där kravställningen ibland blir för otydlig. Du kanske vet vad du vill uppnå, men har inte tänkt igenom hur det hänger ihop med organisationens övergripande mål.

– Vi ser också att nya krav ofta dyker upp under projektens gång. Sådant man först tänkte inte var så viktigt, men som efter vidare analys visar sig vara avgörande.

Det viktigaste, enligt Sahlin, är dock relationen mellan leverantör och kund.

– I grunden finns ett avtal, och båda parter har incitament att det följs. Leverantören gör exakt som kunden säger, utan att ifrågasätta. Även om konsulten ser att ”det skulle gå att göra på ett bättre sätt”, så saknas ofta incitament att utmana kundens tankar.

Hur kan det förändras?

– Jag är väldigt entusiastisk över det vi kallar value based pricing. Det innebär att ge konsulterna incitament att göra det lilla extra. Blir ett projekt mycket lyckat, bör konsulterna också belönas extra.

– Man delar på risken, men investerar också tid och kunskap för att verkligen förstå kundens verkliga behov och nå de övergripande målen. Det är inte vanligt att man diskuterar på det sättet, men det ger goda resultat – särskilt i komplexa projekt.

Vad är orsakerna till att så många projekt överskrider både budget och tidsramar?

– Den vanligaste orsaken är bristen på tillgängliga nyckelpersoner hos kunden. Behovet av interna resurser underskattas. I planeringsfasen säger man att personerna finns tillgängliga – men när det väl gäller har de andra prioriteringar.

En annan utmaning uppstår när projektet påverkar flera olika processer och delar av organisationen.

– I tvärfunktionella projekt ökar komplexiteten dramatiskt. Du behöver hantera interna resurser från många olika avdelningar som kanske inte är synkade eller har samma målbild. Det leder i sin tur ofta till förseningar och kostnadsöverskridanden.

Tvärfunktionella projekt har blivit allt vanligare i takt med att företag vill konsolidera sina teknikplattformar. I stället för att ha separata HR-, affärs- och it-system, söker man nu bredare lösningar som täcker allt.

– Det kan låta bra och vara kostnadseffektivt, men det ställer högre krav på organisation och struktur.

Sahlin menar också att många företag har ett för ensidigt fokus på kostnadsbesparingar.

– Det är enkelt att räkna på kostnadsbesparingar, men många missar att beräkna värdet olika satsningar kan tillföra – och att ta hänsyn till alternativkostnaden.

– I alla projekt och investeringar behöver man väga både kostnad och värde. Vad är värdet du går miste om om du inte gör något, eller gör något halvhjärtat?

I takt med det senaste decenniets explosion av olika SaaS-lösningar har it-avdelningarnas roll förändrats.

– Tidigare köpte it in en lösning som verksamheten sedan använde. Nu kan det vara så att it inte ens är inblandad när en verksamhetsdel köper in ett system.

– Det leder till sämre överblick över licenser. Det finns också en risk att verksamheten missar viktiga krav kopplade till compliance och säkerhet mot molnleverantörer.

Tidigare talades det ofta om skugg-it – system som inte var sanktionerade av it-avdelningen men ändå användes. I dag finns en annan utmaning.

– Om bara en avdelning använder en del av en lösning som egentligen är tänkt att omfatta flera avdelningar, finns risken för suboptimering. Man fokuserar på enskilda behov och missar helhetsperspektivet.

På vilket sätt?

– Det kan till exempel handla om att man går miste om volymrabatter eller att gemensamma kostnader för implementering, utbildning och migrering inte utnyttjas effektivt. Dessutom glöms ofta koncerngemensamma krav, som säkerhet och compliance, bort.

– Det är svårt för enskilda verksamhetsdelar att överblicka inlåsningseffekter, framtida prishöjningar och liknande risker.

Hur bör detta hanteras?

– Att verksamheten får besluta om vilka system som köps in är i grunden positivt – men det kräver tydliga ramverk. Även om verksamheten gör inköpen, måste systemen granskas. Det handlar om compliance, men också om riskhantering kopplad till driftsäkerhet och cybersäkerhet.

Enligt rapporten används 22 procent av licenserna inte alls.

– En utmaning är att många leverantörers affärsmodeller bygger på trappsteg: du måste köpa 5 000 licenser, sen 10 000, sen 15 000 – vilket inte alltid matchar ditt faktiska behov.

– Då är det bättre att utforska andra affärsmodeller, där du betalar för faktiskt användning – exempelvis processorkraft. Försök ha en dialog med din leverantör om det.