Så ska Pensionsmyndigheten ersätta Skype: ”Ett verktyg som går att använda i alla lägen”

 – Det samarbetet har varit värdefullt och resulterade i en del gemensamma ställningstaganden , men landade mycket i att var och en av myndigheterna måste se till sin egen situation och göra en ordentlig behovsanalys. Det har vi verkligen gjort, säger Bengt Blomberg, it-chef på Pensionsmyndigheten.

Hur har den processen sett ut?

 – Vi la samman en mängd olika kriterier, där säkerheten var en väldigt central del. Vi ville ha ett robust verktyg som verkligen går att lita på. Dessutom vill vi ha ett och samma videoverktyg för alla situationer och inte behöva växla mellan verktyg beroende på om informationen är känslig eller ej.

 Myndigheten använde sedan tidigare textchat-tjänsten Mattermost och whiteboard-verktyget Collaboard. 

 – Och de verktygen kände vi ganska tidigt även skulle vara en del av vår framtida palett. Därefter byggde vi ihop ett par olika testpaket som vi lät användare pröva och efter det sammanställde vi våra upphandlingskriterier.

 Till slut föll valet på norska Pexips videomöteslösning som kommer att köras i lokala datacenter och inte som en molntjänst.

– Det finns en massa funktioner där som vi inte har idag i Skype. Vi jobbar väldigt tvärfunktionellt mellan avdelningar och i agila team. Där ser vi att Pexip ihop med Mattermost och Collaboard samspelar bra.

”Går att använda i alla lägen”

 – Och sen att vi inte behöver ha ett specialverktyg så fort vi hanterar känslig information vägde också tungt. Speciellt med det säkerhetsläget vi har idag, känns det bra att vi har ett verktyg som går att använda i alla lägen.

Pensionsmyndigheten är till skillnad från många stora myndigheter, inte it-driftsleverantör till några andra myndigheter.

–  Däremot samarbetar vi väldigt mycket med Försäkringskassan, där vi har it-drift.

 Myndigheten har precis inlett utrullningen av tjänsten.

 – Det är ett hundratal som testar det nu i en pilot, och sen siktar vi på att den stora dagen ska vara i maj. Vi vill lämna Skype innan sommaren.

Vad har varit den största utmaningen med det här projektet?

 – Många är väldigt vana med Skype och det är alltid svårt att byta ut någonting man använt väldigt länge. Sen är det också lite olika hur duktig man är på att använda de nuvarande verktygen och i samband med det här skiftet vill vi lyfta hela den generella nivån i organisationen också. 

”Många myndigheter har kört samma verktyg”

 – En utmaning som vi inte helt har löst till hundra procent än är hur verktyget ska samspela med de andra myndigheternas verktyg. Vi kommer från en tid där många myndigheter körde samma verktyg och så kommer det ju inte se ut framåt så att verkligen få tjänsterna att fungera tillsammans är så klart centralt.

 Vad tycker du om den förändringen?

– Det går ju att ha olika perspektiv på den frågan. Det är klart att det på ett sätt varit jätteenkelt att alla kör på samma plattform. Samtidigt tycker jag nog att samhället mår bra av en mångfald av verktyg och att det finns olika alternativ.

 – Jag tror att det är bättre att få olika verktyg att samverka, än att det blir någon slags monopol från en leverantör.

Lagstiftningsmässigt har läget förändrats lite sedan Esam kom med sin rapport i slutet av 2022. Inte minst i och med adekvansbeslutet från EU.

 – Vi har vetat hela tiden att det här kommer vara en rörlig marknad där leverantörerna men också juridiken utvecklas. Sen kan det förstås komma överklaganden som helt plötsligt skapar nya låsningar.

 – För oss har det varit viktigt att inte hamna i ett läge där vi har ett verktyg som vi precis har fått in och som vi kort därefter måste backa ur, samtidigt som vi så klart inte kan spekulera i hur lagstiftningen kan tänkas förändras. 

 Har ni haft dialog med andra myndigheter som använder Pexip?

 – Absolut, och vi har också haft mycket dialog med myndigheter som använder andra verktyg och framförallt med myndigheter som ännu inte har gjort sitt vägval än. De dialogerna kommer att fortsätta och vara väldigt viktiga.

 – Ska jag göra något medskick så är det alla måste se till sina egna förutsättningar och göra noggranna behovsanalyser.