Inga produkter i varukorgen.
Expertens fem tips för smartare hybridarbete
Mötesrum Före pandemin var kontoret självklarheten. Idag vill många medarbetare själva bestämma var de jobbar men hur gör man hybridarbete smidigt för alla? Vi har pratat med experten Annie Petersson som här delar med sig av sina bästa tips för att lyfta hybridarbete.
Annie Petersson, foto: Exobe.
När pandemirestriktionerna hävdes trodde många att arbetslivet snabbt skulle återgå till hur det var tidigare. Men så blev det inte. I stället etablerades hybridmodellen, där anställda kombinerar dagar hemma med dagar på kontoret, som något av ett nytt normalläge.
Nu, några år senare, börjar dock vinden vända. Under det senaste året har flera svenska storbolag, bland andra Handelsbanken, AB Volvo och Ericsson, valt att skärpa sina närvarokrav. Medarbetarna kallas tillbaka till kontoren, ofta med hänvisning till kultur, samarbete och produktivitet.
– Före pandemin var det en självklarhet att sitta på kontoret. Men under pandemin byggde många riktigt bra hemmakontor och trivdes där. När de kom tillbaka upplevde många att de fick mer gjort hemifrån, säger Annie Petersson, expert på digitala möten hos konsultbolaget Exobe.
Riskerar att tappa talanger
Företag som ställer krav på full närvaro stöter dock på problem, menar Petersson.
– Jag hör från många arbetsplatser att de riskerar att skrämma iväg sina bästa förmågor. De flesta vill varken jobba helt hemifrån eller helt från kontoret, utan ha en blandning. Statistik visar också att de mest framgångsrika företagen är de som erbjuder flexibilitet, säger hon.
Trenden bekräftas av flera undersökningar som pekar på att just valfrihet och balans är avgörande faktorer för att locka och behålla kompetens.
– I slutändan handlar det om att medarbetarna måste känna att de själva får ut något av att komma till kontoret. Det är då hybridmodellen fungerar, säger Petersson.
Just nu arbetar Annie Petersson mycket med Microsoft Places, en plattform som gör det möjligt för företag att planera kontorsnärvaro. Via systemet kan anställda boka arbetsplatser, se när kollegor planerar att vara på plats och hitta tider för gemensamma möten.
– Det är kanske inte en absolut förutsättning, men en stor hjälp på vägen för att få hybridarbetet att fungera, säger hon.
Mötesrummens fallgropar
Ett av de största problemen på flexibla arbetsplatser är enligt experten just osäkerheten kring vilka som är inne en viss dag.
– När jag går till kontoret vill jag att mina närmaste kollegor också är där, och att vi kan sitta nära varandra. För chefer blir det också betydligt enklare att planera möten när de vet när teamet är på plats.
Fakta
Annies fem tips för smartare hybridarbete.
1. Satsa på flexibilitet med struktur: Ge medarbetarna möjlighet att själva välja var de arbetar, men sätt tydliga ramar kring närvaro och deadlines. Flexibilitet fungerar bäst när det kombineras med en gemensam struktur som gör att teamet kan samarbeta effektivt.
2 .Var smart med möten: Planera möten utifrån när teammedlemmarna faktiskt är på plats och undvik onödiga digitala träffar. Prioritera korta, målmedvetna möten och använd hybridvänliga format som fungerar både på plats och online.
– Jag försöker ofta vara en ”gatekeeper” och fråga: behöver verkligen alla åtta vara med, eller räcker det med två? På vissa arbetsplatser ställer man till och med in möten om en person saknas. Det blir ineffektivt,
3. Bygg mötesrum som fungerar i praktiken : Fokusera på akustik, möblering och trivsel, inte bara teknik. Ett välplanerat mötesrum gör att både fysiska och digitala deltagare kan samarbeta smidigt och känna sig delaktiga.
4. Skapa bra digitala förutsättningar : Satsa på verktyg som gör det enkelt att boka arbetsplatser, planera närvaro och samarbeta på distans. När tekniken fungerar sömlöst minskar frustrationen och teamet kan fokusera på innehållet i arbetet.
5. Uppmuntra rörelse och närvaro : Motivera medarbetarna att komma in till kontoret för social interaktion, kreativa sessioner och spontana möten. En aktiv arbetsmiljö ökar engagemanget och stärker teamkänslan.
Behöver då ett företag vara stort för att det ska löna sig att investera i den typen av lösningar? Inte nödvändigtvis enligt Annie Petersson.
– Det är en fråga om return on investment. Hur mycket tid lägger man på att försöka få folk till kontoret? Hur lång tid tar det att hitta en plats när man väl är där? Om det kostar både tid och pengar är det värt investeringen, oavsett om man har 50 eller 500 anställda.
Många företag köper fortfarande in varje mötesrum bit för bit istället för att hålla sig till att hålla sig till ett enhetligt koncept. Ett strategiskt misstag enligt Annie Petersson.
– Väljer man ett enhetligt koncept för sina mötesrum sparar man både tid och pengar.
Det är också lätt hänt att man låter tekniken ta för stor plats i disskusionerna kring mötesrummens utformning enligt experten.
– IT-avdelningar stirrar sig ofta blinda på tekniska specifikationer: ska vi välja Logitech, Jabra eller Cisco? Men glömmer att tekniken bara är en liten del av helheten. Akustik, möblering och trivsel påverkar upplevelsen minst lika mycket, säger hon.
